Finanzen

Banktransaktionen und Abstimmung

Bankkonten verbinden, Bankdateien importieren, Transaktionen automatisch Rechnungen zuordnen und Finanzen abstimmen.

Banktransaktionen und Abstimmung

Einblick importiert Banktransaktionen von verbundenen Konten oder aus Bankexportdateien und ordnet sie intelligent Rechnungen und Eingangsrechnungen zu. Dies schafft ein vollständiges Finanzbild und stellt sicher, dass jede Ausgabe eine entsprechende Rechnung hat—wichtig für die Steuerkonformität.

Bankkonto verbinden

Navigieren Sie zu Systemeinstellungen → Integrationen.
Klicken Sie auf Bankkonto verbinden und wählen Sie Ihre Bank aus.
Autorisieren Sie die Verbindung über die sichere Authentifizierung Ihrer Bank.
Einblick erkennt Ihre Konten und beginnt mit dem Import von Transaktionen.

Unterstützte Banking-Anbieter sind Enable Banking und GoCardless und decken die meisten europäischen Banken ab.

Bank-Consent kann wegen PSD2-Vorgaben der Anbieter ablaufen. Systemeinstellungen → Integrationen warnt, wenn eine Verbindung abgelaufen ist oder innerhalb von sieben Tagen abläuft.
Nutze Consent erneuern auf der bestehenden Bankverbindung, um sie neu zu autorisieren. Einblick behält dieselbe Verbindung, verwendet passende Kontodatensätze weiter und hält importierte Transaktionen sowie bestehende Zuordnungen verknüpft. Konten, die der Anbieter nicht mehr zurückgibt, werden inaktiv gesetzt statt gelöscht.
Benachrichtigungen zu ablaufendem Consent und Synchronisationsfehlern öffnen die Integrationen-Seite und zeigen auf die betroffene Bankverbindung.

Transaktionen manuell synchronisieren

Öffnen Sie Banktransaktionen und nutzen Sie Synchronisieren, um die neuesten Umsätze aus verknüpften Provider-Bankverbindungen abzurufen.
Die Aktion meldet, wie viele neue Transaktionen importiert wurden. Wenn der Anbieter keine Transaktionen liefern kann, bleibt die Verbindung verknüpft, Einblick speichert den technischen Fehler an der Bankverbindung und sendet eine verständliche Synchronisationsfehler-Benachrichtigung an die Person, die die Verbindung erstellt hat, oder ersatzweise an den ersten Workspace-Admin.

Transaktionen aus einer Bankdatei importieren

Öffnen Sie Banktransaktionen und nutzen Sie Datei importieren, um einen OFX- oder CSV-Export Ihrer Bank hochzuladen.
Jede Datei darf aktuell Transaktionen für eine eigene IBAN enthalten. Pflichtfelder sind eigene IBAN, Buchungsdatum, Betrag und Währung. Optional sind Valutadatum, Kontoname, Gegenpartei und Gegenpartei-IBAN, Verwendungszweck, Bankreferenz, Transaktionsreferenz, Buchungscode und Zusatzinfos.
CSV-Importe ordnen gängige deutsche und englische Überschriften automatisch zu, wenn möglich. Fehlen Pflichtspalten, ordnen Sie die CSV-Spalten vor der Vorschau manuell zu.
Die Vorschau prüft die Datei vor dem Schreiben und zeigt neue, aktualisierte, doppelte und übersprungene Zeilen. Bankdatei-Importe akzeptieren aktuell Dateien bis 10 MB und bis zu 5.000 Zeilen.
Wenn die eigene IBAN bereits im Workspace existiert, verwendet Einblick dieses Bankkonto. Andernfalls wird eine manuelle Bankverbindung Manual import mit Bankkonto angelegt. Manuelle Verbindungen werden beim Provider-Sync übersprungen.
Ein erneuter Import derselben Datei ist sicher: Einblick dedupliziert zuerst über stabile Transaktionskennungen und vergleicht sonst Konto-IBAN, Buchungsdatum, Betrag, Währung, Gegenpartei, IBAN und Referenz.

Automatische Organisationszuordnung

Wenn Transaktionen importiert werden, ordnet Einblick sie automatisch Organisationen zu, indem IBANs (Internationale Bankkontonummern) verglichen werden:

Wenn die IBAN des Transaktionspartners mit der IBAN der Bankdaten einer Organisation übereinstimmt, wird die Transaktion automatisch dieser Organisation zugeordnet.
Dies geschieht sofort beim Import—keine manuelle Arbeit erforderlich.
Sie können sehen, zu welcher Organisation eine Transaktion gehört, in der Tabelle der Banktransaktionen.

Diese direkte Organisationsverknüpfung ermöglicht es Ihnen, alle Finanzaktivitäten mit einem Unternehmen zu sehen, auch bevor Rechnungen erstellt oder verknüpft wurden.

Automatische Rechnungszuordnung

Einblick verwendet intelligente Zuordnung, um Transaktionen automatisch Rechnungen zuzuordnen:

Wie es funktioniert

Der Matcher bewertet mehrere Signale gemeinsam, statt sich nur auf den Betrag zu verlassen:

Betrag und Währung: Exakte Betragsübereinstimmungen zählen am stärksten, nahe Beträge werden bis 5,00 Differenz noch berücksichtigt, und Währungsabweichungen schwächen das Ergebnis. Bei Eingangsrechnungen in anderer Währung kann Einblick zusätzlich den gespeicherten umgerechneten Bruttobetrag verwenden, wenn er in der Währung der Banktransaktion vorliegt.
Rechnungsreferenzen: Rechnungsnummern und andere erkennbare Referenzen im Verwendungszweck, in Zusatzinformationen oder im Transaktionscode sind starke Signale.
Organisation und Absender: Zugeordnete Organisation, Namensüberschneidungen und IBAN helfen, den richtigen Geschäftspartner zu bestätigen.
Datumsnähe: Buchungsdatum und Rechnungsdatum werden in einem Fenster von 21 Tagen verglichen, wobei nähere Daten besser bewertet werden.

Aus diesen Signalen entsteht ein Konfidenzwert (0-100%). Daraus ergeben sich drei Zustände:

Automatisch zugeordnet: nur wenn der beste Kandidat einen exakten Betrag, starke Zusatzsignale, mindestens 68% Konfidenz und einen klaren Vorsprung vor dem nächstbesten Kandidaten hat.
Vorgeschlagen: wenn die Konfidenz mindestens 42% erreicht oder eine starke Teilübereinstimmung vorliegt, etwa Rechnungsnummer + Betrag oder Absender/Datum + Betrag.
Nicht zugeordnet: wenn die Belege noch nicht stark genug sind.

Automatisch zugeordnete Transaktionen

Transaktionen, die die Auto-Match-Regeln erfüllen, werden kurz nach dem Import durch einen Hintergrundlauf verknüpft und als "Automatisch zugeordnet" markiert. Sie bleiben aber in der Überprüfungswarteschlange, bis Sie sie bestätigen:

Gehen Sie zu Banktransaktionen → Überprüfung.
Finden Sie Transaktionen mit dem Badge "Automatisch zugeordnet".
Klicken Sie auf Bestätigen, um daraus eine normale zugeordnete Zahlung zu machen, oder auf Verknüpfung aufheben, wenn die Zuordnung falsch ist.

Vorgeschlagene Zuordnungen

Wenn das System eine mögliche Übereinstimmung findet, aber nicht sicher ist, erstellt es einen Vorschlag:

Gehen Sie zu Banktransaktionen → Überprüfung.
Überprüfen Sie vorgeschlagene Zuordnungen, die zeigen:
- Konfidenzprozentsatz
- Zuordnungsgründe (zum Beispiel exakter Betrag, IBAN, Referenztext oder Datumsnähe)
- Details der verknüpften Rechnung oder Eingangsrechnung
Klicken Sie auf Akzeptieren, um die Transaktion zu verknüpfen, oder Ablehnen, um den Vorschlag zu verwerfen.

Manuelle Verknüpfung

Sie können Transaktionen jederzeit manuell mit Rechnungen verknüpfen:

Öffnen Sie Banktransaktionen.
Finden Sie die Transaktion, die Sie verknüpfen möchten.
Klicken Sie auf das Aktionsmenü (drei Punkte) und wählen Sie Verknüpfen.
Wählen Sie, ob es eine eingehende Zahlung (Rechnung) oder ausgehende Zahlung (Eingangsrechnung) ist.
Suchen Sie nach und wählen Sie die passende Rechnung aus.

Der Verknüpfungsdialog sortiert Kandidaten mit demselben Matcher und zeigt Konfidenz sowie Signale wie Betrag, Rechnungsnummer, Absender, IBAN, Referenztext, Datum und Währungsabweichungen an.

Für ausgehende Transaktionen ohne vorhandene Eingangsrechnung bieten die Zeilenaktionen außerdem an, direkt aus Banktransaktionen eine neue Eingangsrechnung manuell anzulegen oder Dokumente hochzuladen. Nach dem Speichern wird der verknüpfte Beleg automatisch mit der Ursprungs-Transaktion verbunden.

Transaktionsstatus

Transaktionen können verschiedene Zuordnungsstatus haben:

Nicht zugeordnet: Noch keine Verknüpfung zu einer Rechnung
Vorgeschlagen: System hat eine mögliche Übereinstimmung gefunden—in der Überprüfungswarteschlange prüfen
Automatisch zugeordnet: Automatisch mit hoher Konfidenz verknüpft—in der Überprüfungswarteschlange bestätigen
Zugeordnet: Bestätigte Verknüpfung zu einer Rechnung (manuell oder nach Bestätigung)
Abgelehnt: Vorschlag wurde abgelehnt

Rechnungsstatus-Updates

Wenn Sie eine Transaktion manuell verknüpfen, einen Vorschlag akzeptieren oder ein Auto-Match bestätigen, aktualisiert Einblick automatisch den Rechnungsstatus:

Rechnung (ausgehend): Status ändert sich zu "Bezahlt"
Eingangsrechnung (eingehend): Status ändert sich zu "Bezahlt"

Automatisch zugeordnete Transaktionen setzen die Rechnung erst nach Ihrer Bestätigung in der Überprüfungswarteschlange auf Bezahlt.

Transaktionen kategorisieren

Nicht alle Transaktionen werden mit Rechnungen verknüpft. Kategorisieren Sie andere für besseres Reporting und vollständige Journalabdeckung:

Öffnen Sie das Aktionsmenü einer Transaktion.
Wählen Sie Kategorisieren.
Wählen Sie eine Kategorie:
- Geschäftseinnahmen: Einnahmen nicht mit Rechnung verknüpft
- Geschäftsausgaben: Ausgaben nicht mit Eingangsrechnung verknüpft
- Überweisung: Interne Überweisungen zwischen Konten
- Privat: Persönliche Transaktionen
- Steuer: Steuerbezogene Transaktionen (Umsatzsteuer, Lohnsteuer, etc.)
- Nicht kategorisiert: Noch nicht kategorisiert

Kategorisierte Transaktionen erscheinen in Finanzberichten und Diagrammen.

Die Banktransaktionstabelle enthält außerdem eine bearbeitbare Spalte für das Buchhaltungskonto. Verwenden Sie sie, wenn die Kategoriezuordnung für eine nicht verknüpfte Transaktion nicht genau genug ist. Ein ausgewähltes Konto überschreibt die Kategoriezuordnung für die erzeugte Journalbuchung und kann aus Organisation, Gegenpartei oder Kategorie für ähnliche zukünftige Transaktionen gelernt werden.

Abstimmungswarnungen

Das Dashboard zeigt Abstimmungswarnungen, um Ihnen zu helfen, die Finanzkonformität aufrechtzuerhalten:

Warnungstypen

Nicht zugeordnete Ausgaben ohne Rechnung: Ausgehende Geschäftsausgaben ohne verknüpfte Eingangsrechnung (kritisch für Steuerkonformität)
Bezahlte Rechnungen ohne Transaktion: Rechnungen als "Bezahlt" markiert, aber keine Banktransaktion verknüpft
Betragsabweichungen: Verknüpfte Transaktionsbetrag weicht vom Rechnungsbetrag ab
Überfällige Rechnungen ohne Zahlung: Rechnungen nach Fälligkeitsdatum ohne erhaltene Zahlung
Doppelte Zahlungen: Mehrere Transaktionen, die derselben Rechnung entsprechen
Nicht kategorisierte Transaktionen: Transaktionen ohne zugewiesene Kategorie

Klicken Sie auf eine Warnung, um die passende Ansicht in Banktransaktionen oder Rechnungen mit bereits gesetztem Filter-Preset zu öffnen. Über den URL-Filter-Chip können Sie dieses temporäre Preset wieder entfernen oder als Standard-Tabellenfilter speichern.

Abstimmungsprüfungen mit dem Assistenten

Der Assistent kann Finanzabdeckung direkt in der App prüfen:

Fragen Sie nach einer Prüfung der Belege eines bestimmten Lieferanten gegen Banktransaktionen. Der Assistent liefert eine Tabelle mit aktuellen Verknüpfungen, vorgeschlagenen Transaktionen, Konfidenzsignalen und Link-/Unlink-Vorschlägen. Er setzt diese Änderungen erst nach Ihrer ausdrücklichen Bestätigung um.
Fragen Sie, ob die Buchhaltung für einen konkreten Zeitraum wie Jahr oder Quartal vollständig wirkt. Diese Prüfung ist nur lesend und berücksichtigt, sofern Bankdaten verfügbar sind, unverknüpfte Banktransaktionen, Lücken oder Duplikate bei Rechnungen und Belegen, Prüfstatus, fehlende Journalabdeckung, Betrags-/Link-Abweichungen sowie wiederkehrende Lieferanten- oder Finanzbuchungslücken.
Wenn Benutzerrechte für einen Finanzbereich fehlen oder keine Bankdaten verfügbar sind, nennt der Assistent diese Einschränkung, statt den Zeitraum als vollständig abgedeckt zu behandeln.

Organisations-Finanzansicht

Beim Anzeigen einer Organisation können Sie deren vollständige Finanzbeziehung sehen:

Einnahmen: Bezahlte Rechnungen, bei denen die Organisation der Kunde ist
Ausgaben: Bezahlte Eingangsrechnungen von der Organisation
Direkte Transaktionen: Alle Banktransaktionen, die der Organisation zugeordnet sind (auch ohne Rechnungen)

Dies gibt Ihnen ein vollständiges Bild des Geldflusses mit jeder Organisation.

Best Practices

Bankkonten früh verbinden: Je mehr Transaktionshistorie Sie importieren, desto besser wird die Zuordnung. Wenn Provider-Historie fehlt, importieren Sie Bankexportdateien für den fehlenden Zeitraum.
Automatische Zuordnungen regelmäßig prüfen: Überprüfen Sie die Überprüfungswarteschlange wöchentlich, um automatisch zugeordnete Transaktionen zu bestätigen.
Warnungen schnell lösen: Beheben Sie Abstimmungswarnungen, um genaue Finanzaufzeichnungen zu führen.
Alles kategorisieren: Weisen Sie allen Transaktionen Kategorien zu für besseres Reporting.
Buchhaltungskonten bei Bedarf setzen: Verwenden Sie manuelle Kontoüberschreibungen für Transaktionen, die nicht auf die Kategoriezuordnung fallen sollen.
Organisations-Bankdaten aktuell halten: Stellen Sie sicher, dass Organisationen korrekte IBANs haben für bessere automatische Zuordnung.
Bei Bedarf manuell verknüpfen: Zögern Sie nicht, Transaktionen manuell zu verknüpfen, wenn die automatische Zuordnung sie verpasst hat.

Fehlerbehebung

Transaktion wird nicht automatisch zugeordnet

Überprüfen Sie, dass die Organisation Bankdaten mit IBAN konfiguriert hat (IBAN-Übereinstimmung ist ein starkes Signal)
Stellen Sie sicher, dass der Rechnungsbetrag dem Transaktionsbetrag genau entspricht oder dass bei einer Eingangsrechnung in Fremdwährung ein umgerechneter Bruttobetrag nahe am Bankbetrag liegt (exakte Betragsübereinstimmung bleibt das stärkste Auto-Match-Signal)
Stellen Sie sicher, dass die Transaktionsreferenz die Rechnungsnummer oder andere erkennbare Referenzen enthält (Referenztreffer erhöhen die Konfidenz erheblich)
Für ausgehende Rechnungen werden nur Status wie "Gesendet" oder "Überfällig" berücksichtigt. Eingangsrechnungen mit Bar oder Externes Konto sind vom Firmenbank-Abgleich ausgeschlossen.
Bei Eingangsrechnungen in Fremdwährung müssen Währung und Bruttobetrag gepflegt sein, damit Einblick einen umgerechneten Bruttobetrag berechnen kann.
Überprüfen Sie, dass das Transaktionsdatum innerhalb von 21 Tagen nach dem Rechnungsdatum liegt (Datumsnähe hilft, ist aber nicht erforderlich)
Überprüfen Sie, dass der Partnername dem Organisationsnamen entspricht (hilft bei der Konfidenzbewertung)
Neu importierte Transaktionen können kurz Nicht zugeordnet bleiben, bis der geplante Matcher fertig ist.

Bankdatei-Import schlägt fehl

Prüfen Sie, dass die Datei genau eine eigene IBAN enthält und Buchungsdatum, Betrag und Währung vorhanden sind.
Ordnen Sie bei CSV-Dateien die Pflichtspalten zu und verwenden Sie ISO-Daten (YYYY-MM-DD) oder deutsche Daten (DD.MM.YYYY).
Stellen Sie sicher, dass die Währung im Workspace angelegt ist und die Datei innerhalb der Limits von 10 MB und 5.000 Zeilen bleibt.

Falsche automatische Zuordnung

Gehen Sie zur Überprüfungswarteschlange und klicken Sie auf Verknüpfung aufheben bei der falschen Zuordnung
Sie können manuell mit der richtigen Rechnung verknüpfen

Fehlende Organisationszuordnung

Fügen Sie Bankdaten (IBAN) zur Organisation in Organisationen hinzu
Führen Sie bei Bedarf eine Nachfüllung durch (Kontaktieren Sie den Support)
Zukünftige Transaktionen werden automatisch zugeordnet