Arbeitsabläufe

Geschäftsablauf

Verstehe, wie Projekte, Anfragen, Angebote, Aufträge, Rechnungen, Arbeitszeiten und Zahlungen zusammenpassen, ohne eine starre Pipeline zu erzwingen.

Geschäftsablauf

Einblick unterstützt einen normalen Ablauf von Vertrieb zu Ausführung und Abrechnung, erzwingt ihn aber nicht. Lege den Datensatz an, den du gerade brauchst, verknüpfe ihn bei Bedarf mit einem Projekt und überspringe Schritte, wenn der Ablauf schon klar ist.

GeschaeftsablaufEin Projekt kann Anfragen, Angebote, Auftraege und Rechnungen buendeln. Jeder Beleg kann aber auch direkt angelegt und eigenstaendig genutzt werden.ProjektOptionaler Container1AnfrageAnfrageUmfangPositionen2AngebotKalkulationPreiseKonditionen3AuftragAusfuehrungPhasenArbeitszeiten4RechnungEntwurfSendenBezahlt5ZahlungBankabgleichAbstimmenMahnungen

Der Grundgedanke

  • Ein Projekt ist ein optionaler Container. Nutze es, wenn mehrere Datensätze zu derselben Kundenarbeit, Initiative, Veranstaltung oder Lieferung gehören.
  • Anfragen, Angebote, Aufträge und Rechnungen können alle eigenständig existieren.
  • Verknüpfungen geben dir Nachvollziehbarkeit, Projekt-Tabs, Auswertungen und sinnvolle Vorbelegungen. Sie sind keine Voraussetzung, um weiterzuarbeiten.
  • Eine direkte Rechnung ist ein gültiger Ablauf. Wenn der Kunde bereits bestellt hat und du nur abrechnen musst, legst du die Rechnung an, sendest sie und stimmst die Zahlung ab.

Typische Übergaben

Nutze den vollständigen Pfad, wenn die Arbeit von jeder Stufe profitiert:

  1. Erfasse die Kundenanfrage als Anfrage.
  2. Erstelle aus der Anfrage ein Angebot, wenn du einen formalen Vorschlag brauchst. Anfragepositionen werden ins Angebot kopiert, außer Positionen, die als nicht angeboten markiert sind.
  3. Erstelle aus einem angenommenen Angebot einen Auftrag, wenn der Umfang in die Ausführung geht. Angebotspositionen können in den Auftrag kopiert werden.
  4. Erstelle eine Rechnung aus Anfrage, Angebot oder Auftrag, wenn abgerechnet werden soll. Die Rechnung behält die Quellverknüpfungen und kopiert aktive Quellpositionen in Rechnungspositionen.
  5. Verknüpfe die gesendete Rechnung mit einer Banktransaktion oder markiere sie als bezahlt, wenn die Zahlung eingeht.

Abkürzungen sind vorgesehen

  • Erstelle ein Angebot direkt aus der Angebotsliste oder aus einem Projekt, wenn die Anfrage bereits qualifiziert ist.
  • Erstelle einen Auftrag direkt, wenn es Ausführungsarbeit gibt, aber keinen Angebotsablauf.
  • Erstelle eine Rechnung direkt, wenn keine Anfrage, kein Angebot und kein Auftrag nötig sind.
  • Erstelle eine Rechnung aus Anfrage oder Angebot, ohne vorher einen Auftrag anzulegen, wenn sofort abgerechnet werden soll.
  • Lasse einen Auftrag ohne Projekt, wenn er ein eigenständiges Arbeitspaket ist.

Was Projekte ergänzen

Projekte bündeln verknüpfte Datensätze in einem gemeinsamen Arbeitsbereich. Ein Projekt kann Anfragen, Angebote, Aufträge, Rechnungen, Aufgaben, Arbeitszeiten, Dateien und Planerdaten zeigen. Wenn ein Projekt genau eine Kundenorganisation hat, können neue Anfragen, Angebote und Rechnungen innerhalb dieses Projekts diesen Kunden automatisch vorbelegen.

Projekte sammeln außerdem abgeleiteten Kundenkontext aus verknüpften Anfragen, Angeboten und Rechnungen. Dadurch siehst du Kundenbeziehungen auch dann, wenn noch nicht jede Organisation offiziell im Projekt hinterlegt wurde.

Operative Arbeit

Aufträge sind die zentralen Ausführungspakete. Sie können Planer-Phasen und Meilensteine, Berichte, Arbeitszeiten und kopierte Positionen enthalten. Arbeitszeiten können einem Projekt oder Auftrag zugeordnet und später als Rechnungspositionen verwendet werden, wenn du nach Zeit abrechnest.

Wenn sich das Projekt eines Auftrags ändert, werden verknüpfte Arbeitszeiten ebenfalls auf das neue Projekt ausgerichtet. So bleiben Projektauswertungen konsistent.

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