Sendungsverfolgung

Die Sendungsverfolgung verfolgt physische Sendungen aus eingehenden Mails und manuell hinzugefügten Versanddienst-Links, damit interne Käufe nicht im Postfach oder in Versandportalen gesucht werden müssen.

Wie Datensätze entstehen

Öffne Sendungsverfolgung, um verfolgte Sendungen zu prüfen.
Die Erkennung läuft über IMAP-fähige Workspace-E-Mail-Konten, wenn unter Workspace → E-Mail Kaufverfolgung scannen aktiv ist.
Optionale KI-Kaufanalyse kann genauere Details extrahieren, zum Beispiel Anbieter, Artikel, Bestellsumme, Lieferdaten, Versanddienst, Tracking-Code und Lieferstatus. Ohne KI nutzt Einblick weiterhin Bestell- und Tracking-Heuristiken.
Mit Tracking hinzufügen erstellst oder aktualisierst du eine Sendung aus einem öffentlichen Versanddienst-Link oder aus Versanddienst plus Tracking-Code. Einblick kann häufige Versanddienste aus Link oder Code ableiten, Tracking-Links für bekannte Versanddienste normalisieren, DPD-Sendungsstatus direkt lesen und aus zugänglichen Versanddienst-Seiten nach Möglichkeit einen Status ableiten. Wenn kein Live-Status lesbar ist, wird der Tracking-Datensatz trotzdem gespeichert.
Die Sendungsverfolgung ist für Dinge gedacht, die dein Unternehmen gekauft hat. Kundenbestellungen, bei denen dein Unternehmen verkauft, allgemeines Marketing, Warenkorb-Erinnerungen und Verifizierungs-E-Mails werden ignoriert.
Quell-E-Mails bleiben in E-Mail sichtbar und zeigen ein Sendungsverfolgungs-Badge, das zurück in diesen Bereich führt.

Was ein Datensatz enthält

Anbieterinformationen aus einer verknüpften Organisation, wenn möglich, sonst Anbietername und E-Mail-Adresse aus der Nachricht.
Bestellnummer, Bestelldatum, erwartetes Lieferdatum, Lieferdatum, Gesamtbetrag und Währung, soweit verfügbar.
Tracking-Code, Tracking-URL, Versanddienst und den letzten Lieferstatus-Text.
Bis zu 25 extrahierte Artikelzeilen mit Name, Menge, Einzelpreis, Gesamtpreis und Währung.
Quell-E-Mail, zuletzt erkannte E-Mail, erste Erkennung, letzte Erkennung und Anzahl erkannter E-Mails.

Wenn eine verfolgte Sendung mit einer Eingangsrechnung verknüpft ist, kann Einblick die Rechnungspositionen aus den erkannten Sendungsartikeln vorbefüllen. Manuelle oder bereits zugeordnete Rechnungspositionen werden dabei nicht überschrieben.

Die Tabelle zeigt Anbieter, Bestellnummer, Artikelzusammenfassung, Tracking, Versanddienst, Erfüllungsstatus, Prüfstatus, erwartete Lieferung, letzte Erkennung und Gesamtbetrag. Die Suche umfasst Anbieter, Organisation, Bestellnummer, Tracking-Code, Versanddienst und Artikelzusammenfassung. Filter gibt es für letzte Erkennung, Prüfstatus und Erfüllungsstatus.

Matching und Statusverhalten

Neue Kauf-E-Mails aktualisieren einen bestehenden Datensatz, wenn dieselbe Quell-E-Mail bereits verknüpft ist, der Tracking-Code passt, die Bestellnummer passt oder ein kürzlich offener Kauf desselben Anbieters sein erstes Tracking-Update erhält. Manuell hinzugefügte Tracking-Links aktualisieren bestehende Datensätze ebenfalls, wenn der normalisierte Tracking-Link oder ein gleichwertiger Tracking-Code passt. Neue Informationen füllen fehlende Felder, und eingehende Lieferzustände können den Sendungsstatus weiterführen.

Neue manuelle Datensätze werden sofort bestätigt. Wenn ein manueller Tracking-Link zu einem to_confirm-Datensatz passt, wird dieser Datensatz auf confirmed gesetzt.

Prüfstatus sind to_confirm, confirmed, ignored und archived. Sendungsstatus sind unknown, ordered, processing, shipped, in_transit, out_for_delivery, delivered, delayed, cancelled und returned.

Erkannte Sendungen, manuelle Datensätze sowie spätere Änderungen am Prüf- oder Sendungsstatus werden in der Workspace-Aktivität protokolliert.

Das Dashboard-Widget Sendungsverfolgung erscheint, wenn das Feature aktiv ist und deine Rolle es lesen darf. Es zeigt offene Sendungen, Sendungen mit Lieferung in den letzten sieben Tagen und bis zu acht offene oder kürzlich gelieferte Datensätze mit Anbieter- oder manueller Sendungsbezeichnung, Versanddienst, Tracking-Code, Sendungsstatus, Fortschritt, Lieferstatus-Text und dem relevantesten Bestell- oder Lieferdatum. Ignorierte und archivierte Datensätze sind im Widget ausgeblendet.

Best Practices

Aktiviere KI-Analyse für Postfächer, die gemischte Händler-, Versanddienst- und Marktplatznachrichten erhalten.
Füge Tracking manuell hinzu, wenn Sendungen nicht über ein synchronisiertes Postfach kommen oder du nur einen Versanddienst-Link oder Code hast.
Prüfe Zeilen mit to_confirm, bevor du dich auf Summen, Artikelnamen oder Versanddienst-Details verlässt.
Nutze die Prüf- und Sendungsstatusfilter, um neue Erkennungen, ignorierte oder archivierte Zeilen, offene Sendungen und gelieferte Käufe zu trennen.