Doku

Daten importieren und exportieren

Bewege Daten mit dem gemeinsamen Import-/Export-Ablauf in und aus Einblick — plus die spezialisierten Abläufe für Kontakte, Banktransaktionen und Buchhaltung.

datenimportexportcsvxlsxjson

Daten importieren und exportieren

Die meisten Listenansichten teilen sich einen Import-/Export-Ablauf. Export und Import bauen auf denselben Felddefinitionen pro Entität auf — Feldauswahl, übersetzte Bezeichnungen, automatische Spaltenzuordnung und Validierung greifen ineinander. Eine im Datenmodus exportierte Datei ist damit direkt wieder importierbar.

Zwei Bereiche haben stattdessen eigene Abläufe: Banktransaktionen (Bankdateien brauchen Kontoabgleich und Deduplizierung) und der Buchhaltungsexport (Übergabepakete entstehen aus Journalbuchungen, nicht aus Listenfeldern). Kontakte nutzen den gemeinsamen Import mit zusätzlichen Adressbuchquellen und Zielgruppen-Einstellungen.

Der Kreislauf aus Export und ImportEine Listenansicht mit ihren aktuellen Filtern speist das Export-Sheet, das eine CSV-, XLSX- oder JSON-Datei erzeugt. Diese Datei kann über den Import mit Spaltenzuordnung und Vorschau wieder zu Datensätzen auf der Listenansicht werden.

Listenansicht

aktuelle Filter

Export

Format · Modus · Felder

Datei

CSV · XLSX · JSON

Import

Zuordnung · Vorschau

deine Daten in EinblickExportImportdie Austauschdatei

Wo du den Ablauf findest

Export-Ablauf

  1. Öffne Exportieren auf einer unterstützten Listenansicht.
  2. Wähle das Format (CSV, XLSX oder JSON) und den Modus:
    • Lesbar — übersetzte Überschriften, formatierte Datumswerte, Anzeigenamen.
    • Daten — rohe Feldschlüssel, Rohwerte und Relations-IDs, gemacht für den Reimport.
  3. Passe Filter, Felder, Feldreihenfolge, verknüpfte Daten und Sortierung an.
  4. Starte den Export und lade die Datei herunter.

Das Export-Sheet übernimmt die aktuellen Tabellenfilter — du exportierst also genau das, was die Ansicht zeigt, oder weitest die Filter vorher aus. Archivierte Zeilen sind standardmäßig ausgeblendet; aktiviere den Archiv-Schalter in der Tabellen-Toolbar, wenn sie in die Datei sollen.

Formate im Überblick

FormatLesbarDatenHinweise
CSV✓—immer eine flache, einzelne Tabelle
XLSX✓✓verknüpfte Daten werden zu zusätzlichen Sheets
JSON✓✓verknüpfte Daten landen in einem relatedData-Objekt; im Datenmodus kommt ein _einblick-Umschlag dazu, an dem der Import die Datei erkennt

Verknüpfte Daten gibt es für Rechnungen, Angebote und Aufträge (ihre Positionen), Organisationen (verknüpfte Kontakte und Bankverbindungen) und Festivals (Festivaltage). Im Lesbar-Modus sind sie optional, im Datenmodus automatisch enthalten.

Import-Ablauf

  1. Öffne Importieren auf einer unterstützten Listenansicht.
  2. Lade eine CSV-, XLSX-, XLS- oder JSON-Datei hoch — bis 10 MB und 50.000 Zeilen. Bei mehreren Sheets wählst du eines aus.
  3. Prüfe die Spaltenzuordnung. Einblick matcht Spalten zuerst über Feldschlüssel, übersetzte Bezeichnungen und gängige Synonyme in allen unterstützten Sprachen, danach unscharf — solche Treffer sind markiert, damit du sie gegenprüfen kannst. Jede Spalte lässt sich umbelegen oder ignorieren, eine Vorschau zeigt die ersten Zeilen. Unter Standardwerte prüfst oder ergänzt du Werte für Felder ohne zugeordnete Spalte; eine zugeordnete Spalte hat immer Vorrang.
  4. Prüfe bei einem Kontakte-Import die kontaktbezogenen Bereiche, die deine Rechte freigeben. Unter Newsletter & Gruppen kannst du eine Einwilligungsregel auf die Datei anwenden, alle importierten Kontakte ausgewählten Gruppen oder Listen zuordnen oder unterschiedliche Werte aus Dateispalten auf bestehende oder neue Ziele abbilden. Wenn du eine Organisationsspalte zugeordnet hast, zeigt Organisationen, welche Werte eine bestehende Organisation verwenden oder eine neue anlegen; du kannst auch eine andere Organisation wählen oder einen Wert überspringen.
  5. Wechsle zur Vorschau. Sie zeigt, welche Zeilen erstellt, aktualisiert, übersprungen oder abgelehnt werden, einschließlich Standardwerten und Zielgruppenänderungen. Stimmen Zeilen mit bestehenden Datensätzen überein, wählst du, ob nur leere Felder ergänzt, Felder mit Importwert überschrieben, Treffer übersprungen oder als neue Datensätze importiert werden.
  6. Starte den Import. Er läuft paketweise im Hintergrund; du kannst den Fortschritt im Sheet verfolgen oder Schließen und weiter importieren wählen. Start und Ergebnis werden in der Workspace-Aktivität protokolliert. Import abbrechen stoppt die restlichen Pakete, bereits erstellte oder aktualisierte Datensätze behalten ihre Änderungen.

Gut zu wissen:

  • Generische Importe erstellen neue Datensätze und können erkannte Treffer aktualisieren. Fehlende Angaben ergänzen ist der sichere Standard und überschreibt keine gespeicherten Werte; die Vorschau bietet vor dem Schreiben die anderen Duplikatstrategien an. Nur die ersten 5.000 bestehenden Datensätze werden geprüft; die Vorschau weist darauf hin, wenn dieses Limit greift.
  • Der Duplikatabgleich berücksichtigt auch frühere Zeilen derselben Datei. Mit Fehlende Angaben ergänzen oder Überschreiben aktualisiert eine spätere passende Zeile den Datensatz der ersten Zeile, sodass ergänzende Felder und Verknüpfungen erhalten bleiben. Überspringen lässt spätere Treffer aus, Als neu importieren hält sie als getrennte Datensätze.
  • Standardwerte gelten nur für neu angelegte Datensätze und ändern keine bestehenden Treffer. Pflicht-Standardwerte lassen sich ändern, aber nicht entfernen. Leere Zeilen bleiben übersprungen, statt allein aus Standardwerten einen Datensatz zu erzeugen.
  • Jeder Import zielt auf eine Tabelle. Mehrere Sheets helfen bei der Auswahl, bauen aber keine Eltern-Kind-Strukturen in einem Schritt auf — importiere jedes Sheet über die passende Feature-Seite.
  • Zahlen werden nach der aktiven Oberflächensprache samt Tausender- und Dezimaltrennzeichen gelesen: zum Beispiel 1,234.56 auf Englisch, 1.234,56 auf Deutsch und 1 234,56 auf Tschechisch.
  • Systemfelder und berechnete Felder sind von der Zuordnung ausgenommen. Unterstützte Datei- und Bildfelder akzeptieren öffentliche HTTP(S)-Links: Nach deiner ausdrücklichen Bestätigung, dass du den Quellen vertraust, lädt Einblick unterstützte Bilder und gängige Dokumente mit bis zu 25 MB pro Datei in den Workspace. Ein fehlgeschlagener Download wird an der Zeile gemeldet, verwirft aber nicht den restlichen Datensatz.
  • Kontakte-Importe speichern Newsletter-Einwilligung direkt und versenden keine Bestätigungs-E-Mail. Nutze deshalb nur nachweisbare Einwilligungen. Eine frühere globale oder listenbezogene Abmeldung wird nie aufgehoben. Kontaktgruppen werden nur ergänzt, nie entfernt; eine Abo-Liste wird nur übernommen, wenn die Zeile zugleich Newsletter-Einwilligung hat.

Kontakte importieren

Die Kontaktseite verwendet dieselbe Zuordnung, Vorschau, Duplikatstrategie und Fortschrittsanzeige wie andere Listenimporte und ergänzt einige kontaktbezogene Funktionen:

  • Quellen: die System-Kontaktauswahl des Browsers (wo verfügbar), .vcf/.vcard, CSV, XLSX, XLS und JSON.
  • Gängige Überschriften, vCard-Eigenschaften und Browser-Kontaktfelder werden in die Kontaktfeld-Zuordnung übernommen. Eine Zeile braucht irgendeine Identität — Name, Spitzname, E-Mail oder Telefonnummer; Vor- und Nachname sind nicht einzeln Pflicht.
  • Newsletter & Gruppen kann Einwilligung aus allen Zeilen, der Zuordnung zu einer Liste oder einer Spaltenregel wie Ja/Nein, leer/nicht leer, ist gleich oder enthält ableiten. Bei Mitgliedschaftsspalten ordnest du die unterschiedlichen Werte jeweils einer oder mehreren Kontaktgruppen oder Abo-Listen zu.
  • Benutzer*innen mit Erstellrecht können fehlende Gruppen oder Listen direkt in der Zuordnung anlegen. Ein aktives Ziel mit demselben Titel wird wiederverwendet statt dupliziert.
  • Ordne eine Dateispalte dem Feld Organisation zu, um importierte Kontakte mit Organisationen zu verknüpfen. Einblick verwendet eine Organisation mit gleichem Titel; andernfalls wird sie mit passender Berechtigung angelegt. Jeden unterschiedlichen Wert kannst du auf eine andere bestehende Organisation umleiten oder überspringen. Die Vorschau zeigt, wie viele Kontakte verknüpft und wie viele Organisationen verwendet oder neu angelegt werden.
  • Das Verknüpfen erfordert Bearbeitungsrecht für Kontakte sowie Lese- und Bearbeitungsrecht für Organisationen. Fehlende Organisationen anzulegen erfordert zusätzlich Erstellrecht für Organisationen. Eine Zelle gilt als ein Organisationsname; für mehrere nutzt du ein JSON-String-Array wie ["BluePeak", "Productly"]. Ein Import darf höchstens 200 unterschiedliche Organisationswerte enthalten und eine Zeile höchstens 50 Organisationen verknüpfen.
  • Der Hinzufügen-Button neben einem Kontaktfeld in einem anderen Formular kann diesen Import öffnen und danach den ersten erstellten oder gefundenen Kontakt direkt auswählen.

Buchhaltungsexport

Der Buchhaltungsexport erzeugt Übergabepakete aus Journaldaten statt aus Listenfeldern.

  • Provider, Kontenrahmen, Steuercode-Mappings, Dokumentbeilagen und Partnernummern konfigurierst du in Workspace-Einstellungen → Accounting.
  • Im Buchhaltungsexport wählst du einen Monat und prüfst Zeilenanzahl, Warnungen, blockierende Probleme und Beispielbuchungen, bevor du ein Paket erzeugst. Blockierende Probleme müssen vorher gelöst werden — ihre Aktionen springen direkt zu Steuermappings, Partnernummern oder dem Quelldatensatz.
  • Buchungen können aus bezahlten Ausgangsrechnungen, bezahlten Eingangsrechnungen, aktiven Finanzbuchungen, kategorisierten Banktransaktionen, synchronisierten Stripe-Transaktionen oder -Payouts, Anlagenabschreibungen oder -abgängen und Lagerbewegungen stammen.
  • Das erzeugte BMD-ZIP enthält Buchungen, Quelldokumente (wenn aktiviert), manifest.json, README.txt, optionale Kontenstammdaten und einen anlagenspiegel_<period>.csv. Jeder Export behält Laufnummer, Zeitraum, Downloads und eine Als versendet markieren-Aktion.
  • Provider-Einstellungen lassen sich für mehrere Provider vorbereiten, die Paketgenerierung unterstützt derzeit BMD.

Bestes Format für den Reimport

  • Nutze den Daten-Modus, um Daten zwischen Workspaces zu bewegen, Rohdaten zu archivieren oder einen späteren Reimport vorzubereiten — Feldschlüssel matchen dann sprachunabhängig direkt.
  • XLSX und JSON sind verlustfrei; CSV eignet sich für flache Dateien zur manuellen Durchsicht oder Tabellenkalkulation.

Verwandte Artikel