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Daten importieren und exportieren

Bewege Daten mit dem gemeinsamen Import-/Export-Ablauf in und aus Einblick — plus die spezialisierten Abläufe für Kontakte, Banktransaktionen und Buchhaltung.

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Daten importieren und exportieren

Die meisten Listenansichten teilen sich einen Import-/Export-Ablauf. Export und Import bauen auf denselben Felddefinitionen pro Entität auf — Feldauswahl, übersetzte Bezeichnungen, automatische Spaltenzuordnung und Validierung greifen ineinander. Eine im Datenmodus exportierte Datei ist damit direkt wieder importierbar.

Drei Bereiche haben stattdessen eigene Abläufe: Kontakte (Adressbücher brauchen Matching, Organisationsverknüpfungen und vCard-Unterstützung), Banktransaktionen (Bankdateien brauchen Kontoabgleich und Deduplizierung) und der Buchhaltungsexport (Übergabepakete entstehen aus Journalbuchungen, nicht aus Listenfeldern).

Der Kreislauf aus Export und ImportEine Listenansicht mit ihren aktuellen Filtern speist das Export-Sheet, das eine CSV-, XLSX- oder JSON-Datei erzeugt. Diese Datei kann über den Import mit Spaltenzuordnung und Vorschau wieder zu Datensätzen auf der Listenansicht werden.

Listenansicht

aktuelle Filter

Export

Format · Modus · Felder

Datei

CSV · XLSX · JSON

Import

Zuordnung · Vorschau

deine Daten in EinblickExportImportdie Austauschdatei

Wo du den Ablauf findest

Export-Ablauf

  1. Öffne Exportieren auf einer unterstützten Listenansicht.
  2. Wähle das Format (CSV, XLSX oder JSON) und den Modus:
    • Lesbar — übersetzte Überschriften, formatierte Datumswerte, Anzeigenamen.
    • Daten — rohe Feldschlüssel, Rohwerte und Relations-IDs, gemacht für den Reimport.
  3. Passe Filter, Felder, Feldreihenfolge, verknüpfte Daten und Sortierung an.
  4. Starte den Export und lade die Datei herunter.

Das Export-Sheet übernimmt die aktuellen Tabellenfilter — du exportierst also genau das, was die Ansicht zeigt, oder weitest die Filter vorher aus. Archivierte Zeilen sind standardmäßig ausgeblendet; aktiviere den Archiv-Schalter in der Tabellen-Toolbar, wenn sie in die Datei sollen.

Formate im Überblick

FormatLesbarDatenHinweise
CSV✓—immer eine flache, einzelne Tabelle
XLSX✓✓verknüpfte Daten werden zu zusätzlichen Sheets
JSON✓✓verknüpfte Daten landen in einem relatedData-Objekt; im Datenmodus kommt ein _einblick-Umschlag dazu, an dem der Import die Datei erkennt

Verknüpfte Daten gibt es für Rechnungen, Angebote und Aufträge (ihre Positionen), Organisationen (verknüpfte Kontakte und Bankverbindungen) und Festivals (Festivaltage). Im Lesbar-Modus sind sie optional, im Datenmodus automatisch enthalten.

Import-Ablauf

  1. Öffne Importieren auf einer unterstützten Listenansicht.
  2. Lade eine CSV-, XLSX-, XLS- oder JSON-Datei hoch — bis 10 MB und 50.000 Zeilen. Bei mehreren Sheets wählst du eines aus.
  3. Prüfe die Spaltenzuordnung. Einblick matcht Spalten zuerst über Feldschlüssel, übersetzte Bezeichnungen und gängige Synonyme in allen unterstützten Sprachen, danach unscharf — solche Treffer sind markiert, damit du sie gegenprüfen kannst. Jede Spalte lässt sich umbelegen oder ignorieren, eine Vorschau zeigt die ersten Zeilen. Unter Standardwerte prüfst oder ergänzt du Werte für Felder ohne zugeordnete Spalte; eine zugeordnete Spalte hat immer Vorrang.
  4. Wechsle zur Vorschau. Sie zeigt, welche Zeilen erstellt, aktualisiert, übersprungen oder abgelehnt werden, einschließlich der Standardwerte. Stimmen Zeilen mit bestehenden Datensätzen überein, wählst du, ob nur leere Felder ergänzt, Felder mit Importwert überschrieben, Treffer übersprungen oder als neue Datensätze importiert werden.
  5. Starte den Import und verfolge den Fortschritt im selben Sheet. Zeilen werden in Paketen geschrieben; Import abbrechen stoppt die restlichen Pakete, bereits erstellte oder aktualisierte Datensätze behalten ihre Änderungen.

Gut zu wissen:

  • Generische Importe erstellen neue Datensätze und können erkannte Treffer aktualisieren. Fehlende Angaben ergänzen ist der sichere Standard und überschreibt keine gespeicherten Werte; die Vorschau bietet vor dem Schreiben die anderen Duplikatstrategien an. Nur die ersten 5.000 bestehenden Datensätze werden geprüft; die Vorschau weist darauf hin, wenn dieses Limit greift.
  • Standardwerte gelten nur für neu angelegte Datensätze und ändern keine bestehenden Treffer. Pflicht-Standardwerte lassen sich ändern, aber nicht entfernen. Leere Zeilen bleiben übersprungen, statt allein aus Standardwerten einen Datensatz zu erzeugen.
  • Jeder Import zielt auf eine Tabelle. Mehrere Sheets helfen bei der Auswahl, bauen aber keine Eltern-Kind-Strukturen in einem Schritt auf — importiere jedes Sheet über die passende Feature-Seite.
  • Zahlen werden nach der aktiven Oberflächensprache samt Tausender- und Dezimaltrennzeichen gelesen: zum Beispiel 1,234.56 auf Englisch, 1.234,56 auf Deutsch und 1 234,56 auf Tschechisch.
  • Systemfelder und berechnete Felder sind von der Zuordnung ausgenommen. Unterstützte Datei- und Bildfelder akzeptieren öffentliche HTTP(S)-Links: Nach deiner ausdrücklichen Bestätigung, dass du den Quellen vertraust, lädt Einblick unterstützte Bilder und gängige Dokumente mit bis zu 25 MB pro Datei in den Workspace. Ein fehlgeschlagener Download wird an der Zeile gemeldet, verwirft aber nicht den restlichen Datensatz.

Kontakt-Verzeichnisimport

Der Kontakte-Import ist für Adressbücher gebaut, nicht für Tabellen-Reimport:

  • Quellen: die System-Kontaktauswahl des Browsers (wo verfügbar), .vcf/.vcard, CSV, XLSX, XLS und JSON.
  • Gängige Kontaktspalten, vCard-Felder und Browser-Kontaktfelder werden zu Kontakt- und Organisationsdaten normalisiert. Eine Zeile braucht nur irgendeine Identität — Name, Spitzname, E-Mail oder Telefonnummer; Vor- und Nachname sind nicht einzeln Pflicht.
  • Zeilen werden vorab als bereit, prüfen oder übersprungen eingestuft. Bereite Zeilen können Kontakte oder Organisationen anlegen, leere Felder bei exakten Treffern füllen und Kontakt-Organisations-Verknüpfungen erstellen; mehrdeutige Zeilen bleiben unangetastet.
  • Das Ergebnis meldet erstellte, aktualisierte, verknüpfte, übersprungene und fehlgeschlagene Zeilen sowie Warnungen getrennt.

Buchhaltungsexport

Der Buchhaltungsexport erzeugt Übergabepakete aus Journaldaten statt aus Listenfeldern.

  • Provider, Kontenrahmen, Steuercode-Mappings, Dokumentbeilagen und Partnernummern konfigurierst du in Workspace-Einstellungen → Accounting.
  • Im Buchhaltungsexport wählst du einen Monat und prüfst Zeilenanzahl, Warnungen, blockierende Probleme und Beispielbuchungen, bevor du ein Paket erzeugst. Blockierende Probleme müssen vorher gelöst werden — ihre Aktionen springen direkt zu Steuermappings, Partnernummern oder dem Quelldatensatz.
  • Buchungen können aus bezahlten Ausgangsrechnungen, bezahlten Eingangsrechnungen, aktiven Finanzbuchungen, kategorisierten Banktransaktionen, synchronisierten Stripe-Transaktionen oder -Payouts, Anlagenabschreibungen oder -abgängen und Lagerbewegungen stammen.
  • Das erzeugte BMD-ZIP enthält Buchungen, Quelldokumente (wenn aktiviert), manifest.json, README.txt, optionale Kontenstammdaten und einen anlagenspiegel_<period>.csv. Jeder Export behält Laufnummer, Zeitraum, Downloads und eine Als versendet markieren-Aktion.
  • Provider-Einstellungen lassen sich für mehrere Provider vorbereiten, die Paketgenerierung unterstützt derzeit BMD.

Bestes Format für den Reimport

  • Nutze den Daten-Modus, um Daten zwischen Workspaces zu bewegen, Rohdaten zu archivieren oder einen späteren Reimport vorzubereiten — Feldschlüssel matchen dann sprachunabhängig direkt.
  • XLSX und JSON sind verlustfrei; CSV eignet sich für flache Dateien zur manuellen Durchsicht oder Tabellenkalkulation.

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