Arbeitsmanagement

Aufgaben

Erstelle, weise zu, organisiere, bespreche und erledige Aufgaben in Listen, Projekt-Tabs, Dashboard und Kalender.

Aufgaben

Aufgaben sind die kleinste Arbeitseinheit in Einblick. Eine Aufgabe hat einen Titel, einen Status, optional ein Fälligkeitsdatum, optional ein Projekt, optional eine Kategorie, eine oder mehrere verantwortliche Personen, eine Rich-Text-Beschreibung, Dateianhänge, optionalen Quell-E-Mail-Kontext und einen Kommentarverlauf auf der Detailseite.

Wo Aufgaben auftauchen

Öffne Aufgaben für den zentralen Aufgabenbereich.
Öffne den Projekt-Tab Projektaufgaben, um Aufgaben im Projektkontext zu bearbeiten. Siehe Projekt-Doku.
Öffne die Detailseite einer Aufgabe aus Tabelle, Grid oder Kanban.
Dir zugewiesene Aufgaben erscheinen auch im Dashboard-Widget Meine offenen Aufgaben. Siehe Dashboard-Doku.
Aufgaben mit Fälligkeitsdatum erscheinen auch im Kalender. Siehe Kalender-Doku.

Aufgaben anlegen

Aufgaben lassen sich an mehreren Stellen erstellen:

in Aufgaben
im Aufgaben-Tab eines Projekts; dort ist das Projekt vorausgefüllt und schreibgeschützt
aus dem Kalendermenü; das angeklickte Datum wird als Fälligkeit vorbelegt
aus einer Kanban-Spalte; dort wird entweder Status oder Kategorie vorbelegt

Der Dialog verwendet diese Felder:

Titel ist Pflicht.
Status ist standardmäßig open. Verfügbare Status sind draft, open, done und archived.
Fälligkeit ist optional.
Verantwortliche Personen unterstützt mehrere Zuweisungen. Neue Aufgaben werden standardmäßig dir selbst zugewiesen, wenn noch niemand gesetzt ist.
Projekt ist optional. Siehe Projekt-Doku.
Kategorie ist optional und kann direkt im Formular angelegt werden.
Beschreibung ist Rich Text.
Anhänge können schon beim Erstellen hochgeladen werden.

Jede Aufgabe erhält einen eigenen Anhangsordner in Dateien. Beim Erstellen hochgeladene Dateien werden automatisch in diesen Ordner verschoben. Siehe Dateien-Doku.

Aufgabendetail

Auf der Detailseite kannst du:

den Status direkt ändern
Fälligkeit, Zuständige und verknüpftes Projekt sehen
Anhänge im Aufgabenordner in der Seitenleiste hochladen, per Drag & Drop ergänzen, herunterladen oder löschen
die Rich-Text-Beschreibung bearbeiten
Kommentare im Aufgabenverlauf lesen und schreiben, inklusive Dateianhängen und @mentions
bei per E-Mail erzeugten Aufgaben Metadaten und Text der Quell-E-Mail prüfen, den E-Mail-Inhalt kopieren und erkannte Kontakte oder Organisationen aus derselben Nachricht sehen

Die Beschreibung wird als eingebettete Seite gespeichert und bei Bedarf automatisch erzeugt. Auch ältere Aufgaben ohne bestehende Beschreibungsseite lassen sich deshalb korrekt öffnen. Kommentare bleiben auf der Aufgabendetailseite erhalten. Erwähnte Personen erhalten direkte Erwähnungs-Benachrichtigungen, und zugewiesene Personen außer der Autorin oder dem Autor erhalten weiterhin eine Aufgaben-Kommentar-Benachrichtigung, wenn ein neuer Kommentar gepostet wird.

Ansichten und tägliche Arbeit

Der Aufgabenbereich hat drei Ansichten:

Tabelle für Suche, Filter, Sammelaktionen und Inline-Bearbeitung von Status und Kategorie
Grid für kartenbasierte Übersicht
Kanban für Drag-and-Drop-Planung
Tabellenzeilen, Grid-Karten und Kanban-Karten zeigen einen Kommentarindikator, wenn zu einer Aufgabe bereits Diskussionen existieren, und einen E-Mail-Indikator, wenn eine Quell-E-Mail verknüpft ist.

Die Tabelle unterstützt aktuell Filter für:

Status
Fälligkeit
Projekt
verantwortliche Personen

Kanban ist die Standardansicht. Du kannst:

Spalten nach Status oder Kategorie gruppieren
Spalten ausblenden
Spalten umsortieren
Aufgaben innerhalb einer Spalte verschieben, um die Reihenfolge zu ändern
Aufgaben zwischen Spalten verschieben, um Status oder Kategorie zu ändern

Im Projektkontext ist der Projektfilter ausgeblendet, weil das Projekt bereits feststeht.

Zuweisungen, Benachrichtigungen und Dashboard

Wenn du eine Person einer Aufgabe zuweist, wird eine Aufgaben-Benachrichtigung verschickt. Das gilt auch, wenn Zuweisungen im Bearbeitungsdialog geändert werden. Neue Aufgabenkommentare benachrichtigen zugewiesene Personen außer der Verfasserin oder dem Verfasser. Offene Aufgaben senden am Fälligkeitstag eine Fälligkeitserinnerung an die zugewiesenen Personen. Überfällige Aufgaben erscheinen stattdessen zusammengefasst im Daily Digest.

Aufgabenbezogene Benachrichtigungen sind aufgeteilt in:

persönliche Einstellungen unter Einstellungen → Benachrichtigungen
Workspace-Standards unter Systemeinstellungen → Benachrichtigungen

Siehe Benachrichtigungs-Doku, Einstellungs-Doku und Systemeinstellungs-Doku.

Das Dashboard-Widget Meine offenen Aufgaben zeigt nur Aufgaben, die dir zugewiesen sind und den Status open haben.

Fälligkeiten und Kalendersync

Wenn eine Aufgabe eine Fälligkeit hat:

erscheint sie im Kalender
kann sie direkt aus dem Kalender angelegt werden
kann sie als ganztägiger Eintrag mit Google Kalender synchronisiert werden
können zugewiesene Personen am Fälligkeitstag eine task.deadline-Benachrichtigung erhalten
können überfällige Aufgaben weiterhin im kontoübergreifenden Daily Digest erscheinen

Der Google-Kalendersync ist benutzerspezifisch. Dafür muss die Person in Einstellungen → Verbindungen ein Google-Konto verbinden und dort den Task-Sync aktivieren.

Wenn du die Fälligkeit entfernst, werden vorhandene Google-Kalender-Sync-Einträge gelöscht.

Siehe Kalender-Doku und Integrations-Doku.

E-Mail-zu-Aufgabe

Aufgaben können auch aus eingehenden E-Mails entstehen.

Ein E-Mail-Konto in Systemeinstellungen → Integrationen kann IMAP-Postfächer auf Aufgabenanfragen prüfen.
Wenn eine Nachricht als Aufgabe erkannt wird, erstellt Einblick eine open-Aufgabe mit Titel, optional extrahierter Fälligkeit, Aufgabenordner und gespeicherter Referenz auf die Quell-E-Mail.
Wenn die Nachricht eindeutig zu einem aktiven Projekt passt, verknüpft Einblick dieses Projekt automatisch. Bewertet werden Projekttitel im Text, Sender-Domains, verknüpfte Kontakte und Organisations-Treffer; mehrdeutige Treffer werden übersprungen.
Optionale KI-Analyse kann Titel und Fälligkeit nachträglich verbessern.
Die Aufgabendetailseite zeigt Felder und Text der Quell-E-Mail. Teilnehmerverknüpfungen aus dieser E-Mail können außerdem zugehörige Kontakte und Organisationen in der Seitenleiste anzeigen.

Per E-Mail erzeugte Aufgaben werden nicht automatisch Personen oder Kategorien zugeordnet. Projektverknüpfungen entstehen nur bei eindeutigen Treffern, deshalb sollten diese Aufgaben nach der Erstellung meist kurz geprüft werden.

Siehe Integrations-Doku.

Archivieren und löschen

Archivieren setzt den Status auf archived.
Löschen entfernt Aufgabe, Zuweisungen, Anhangsordner und alle vorhandenen Google-Kalender-Sync-Einträge.
Sammelaktionen in der Tabelle unterstützen Archivieren und Löschen.

Aktuelles Verhalten

Aufgaben sind flach. Es gibt im aktuellen Aufgabenmodul kein separates Unteraufgaben- oder Checklistenmodell.
Der Aufgabenbereich unterstützt Import und Export über die Header-Aktionen.
Im Import werden CSV, XLSX, XLS und JSON unterstützt, Spalten zugeordnet und die Daten vor dem Schreiben per Dry Run geprüft.
Exporte übernehmen die aktuellen Filter und lassen Format, Felder, Feldreihenfolge und verknüpfte Daten auswählen.
Für den gemeinsamen Ablauf über mehrere Features hinweg siehe Daten importieren und exportieren.