Aufgaben

Aufgaben sind die kleinste Arbeitseinheit in Einblick. Eine Aufgabe hat einen Titel und einen Status und kann eine Frist, eine oder mehrere Verantwortliche, eine Zuordnung zu Projekt, Auftrag, Phase oder Meilenstein, eine Kategorie, eine Rich-Text-Beschreibung, Dateianhänge und einen Kommentarverlauf tragen. Aufgaben sind flach — es gibt keine Unteraufgaben oder Checklisten darunter.

Von Hand erstellt

Aufgaben · Projekt · Kalender

Aus E-Mails

erkannte Anfragen

Trello-Import

Board-JSON-Export

Aufgabe

Status · Frist · Verantwortliche

Kalender

Fristen-Einträge

Planer

Fristen-Marker

Dashboard

Meine offenen Aufgaben

Benachrichtigungen

Erinnerungen & Mentions

wie Aufgaben entstehendie Aufgabewo sie auftaucht

Wo Aufgaben auftauchen

Aufgaben ist der zentrale Workspace mit Tabellen-, Grid- und Kanban-Ansicht.
Jedes Projekt hat einen eigenen Aufgaben-Tab, der auf das Projekt eingegrenzt ist.
Aufgaben mit Zuordnung zu Projekt, Auftrag oder Phase können im Planer erscheinen — Aufgaben mit Frist als Fristen-Marker, nicht als verschiebbare Planungsblöcke.
Aufgaben mit Frist erscheinen im Kalender.
Dir zugewiesene Aufgaben erscheinen im Dashboard-Widget Meine offenen Aufgaben.

Aufgaben anlegen

Erstelle eine Aufgabe auf der Seite Aufgaben, im Aufgaben-Tab eines Projekts (das Projekt ist vorausgefüllt), über das Kontextmenü des Kalenders (das angeklickte Datum wird zur Frist) oder aus einer Kanban-Spalte (die Spalte belegt Status oder Kategorie vor).

Im Erstellen-Dialog:

Titel ist das einzige Pflichtfeld. Der Status startet mit Offen; verfügbar sind Entwurf, Offen, Erledigt und Archiviert.
Verantwortliche erlaubt mehrere Personen und fällt auf dich zurück, wenn niemand ausgewählt ist.
Frist kann nur ein Datum oder zusätzlich eine genaue Uhrzeit enthalten. Fristen ohne Uhrzeit bleiben Ganztageseinträge; mit Uhrzeit werden sie zu terminierten Kalendereinträgen.
Zuordnung verknüpft die Aufgabe über einen Picker mit Projekt, Auftrag, Phase oder Meilenstein; eine tiefere Auswahl hält Projekt und Auftrag automatisch konsistent. Ohne Auftrags-Zugriff siehst du stattdessen ein einfaches Projektfeld.
Kategorie ist optional und lässt sich direkt im Formular anlegen.
Beschreibung ist Rich Text, Anhänge kannst du schon beim Erstellen hochladen.

Jede Aufgabe bekommt einen eigenen Anhangsordner in Dateien; beim Erstellen hochgeladene Dateien wandern automatisch dorthin.

Aufgabendetail

Öffne eine Aufgabe für das ganze Bild:

Ändere den Status direkt; bearbeite Frist, Verantwortliche und Zuordnung.
Die Zuordnungskarte zeigt Projekt, Auftrag, Phase und Meilenstein mit Aufgabenfortschritt pro Ebene — jede Zeile führt zur gefilterten Aufgabenliste dieses Bereichs.
Verwalte Anhänge in der Seitenleiste: hochladen, hineinziehen, herunterladen oder löschen.
Diskutiere im Kommentarverlauf mit @Mentions und Dateianhängen. Erwähnte Mitglieder mit Konto erhalten eine Mention-Benachrichtigung, weitere Verantwortliche mit Konto eine Kommentar-Benachrichtigung.
Die Lifecycle-Karte zeigt, woher die Aufgabe stammt — von Hand erstellt, aus einer E-Mail erkannt oder aus Trello importiert.
Aus E-Mails erstellte Aufgaben zeigen zusätzlich die Quell-E-Mail (Absender, Betreff, Nachrichtentext, erkannte Kontakte und Organisationen) und listen spätere Nachrichten desselben Verlaufs unter Folge-E-Mails, jeweils mit Link zurück ins Mail-Modul.

Kategorien

Kategorien sind gemeinsame Labels mit Titel, Farbe und Sortierung. Lege sie im Aufgabenformular an und verwalte sie im Kategorie-Kanban: direkt umbenennen, Farben ändern, in den Kanban-Optionen sortieren. Beim Löschen einer Kategorie bleiben die Aufgaben erhalten — sie sind danach einfach nicht kategorisiert.

Ansichten und Filter

Kanban (Standard) gruppiert Spalten nach Status oder Kategorie. Blende Spalten aus, ordne sie neu, ziehe Aufgaben innerhalb einer Spalte zum Sortieren und über Spalten hinweg, um Status oder Kategorie zu ändern.
Tabelle bietet Suche, Filter, Massenaktionen und Inline-Bearbeitung von Status und Kategorie. Gefiltert wird nach Status, Frist, Projekt, Auftrag, Phase und Verantwortlichen; im Projekt-Tab entfällt der Projektfilter, weil das Projekt feststeht.
Grid zeigt dieselben Aufgaben als Karten.

Zeilen und Karten zeigen einen Kommentar-Indikator, sobald diskutiert wurde, und einen Mail-Indikator, wenn die Aufgabe aus einer E-Mail stammt.

Automationen

Workspace-weite Regeln können Aufgaben und andere im aktuellen Katalog registrierte Collections verwenden. Öffne Automationen, um sie zu erstellen und zu verwalten. Unter Automationen findest du Trigger, Aktionen, Veröffentlichung, Laufhistorie und Berechtigungsverhalten.

Fristen, Erinnerungen und Kalender-Sync

Verantwortliche mit Konto erhalten beim Zuweisen eine Benachrichtigung und am Fristtag eine Erinnerung. Überfällige Aufgaben werden in ihrer täglichen Zusammenfassung gebündelt, statt jeden Morgen einzeln zu erinnern. Mitglieder ohne Konto bleiben gültige Verantwortliche, erhalten aber keine Aufgabenbenachrichtigungen oder Zusammenfassung.
Steuere, was du erhältst, in Einstellungen → Benachrichtigungen; die Workspace-Standards liegen in Workspace-Einstellungen → Benachrichtigungen.
Fristen ohne Uhrzeit erscheinen in Einblick und Google Kalender als Ganztageseinträge. Eine Frist mit Uhrzeit erscheint als 30-minütiger Kalenderblock und synchronisiert in der Zeitzone des Workspace. Verbinde dazu ein Google-Konto in Einstellungen → Verbindungen und aktiviere dort den Aufgaben-Sync — die Synchronisierung ist persönlich, pro Konto. Entfernst du die Frist, verschwindet auch der synchronisierte Eintrag.

Aufgaben aus E-Mails

Ein E-Mail-Konto in Workspace-Einstellungen → E-Mail kann eingehende Mails nach Aufgaben durchsuchen.

Erkannt werden persönliche Anfragen und Service-Hinweise, die eine konkrete Handlung verlangen. Marketing-Mails, Newsletter, Bestätigungscodes, Eingangsbestätigungen und Termin-Routinen werden ignoriert.
Aus einer erkannten Nachricht entsteht eine offene Aufgabe mit Titel, einer erkannten Frist (falls vorhanden) und der Quell-E-Mail als Kontext.
Gehört die Nachricht eindeutig zu einem aktiven Projekt, wird es automatisch verknüpft; unklare Fälle bleiben dir überlassen.
Antworten und Folgemails im selben Verlauf werden der bestehenden Aufgabe zugeordnet, statt Duplikate zu erzeugen — außer eine Antwort ist selbst eine eigenständige, konkrete Anfrage.

Aus E-Mails erstellte Aufgaben bekommen nie automatisch Verantwortliche oder Kategorien — plane also einen kurzen Check nach der Erstellung ein.

Import und Export

Import über die Kopfzeile akzeptiert CSV, XLSX, XLS und JSON, führt dich durch die Spaltenzuordnung und prüft alles in einem Probelauf, bevor Aufgaben geschrieben werden. Siehe Daten importieren und exportieren.
Trello-Import nimmt einen Board-JSON-Export: Ordne jede Liste einem Status und optional einer Zuordnung zu, verknüpfe Trello-Mitglieder mit Einblick-Konten, mache Labels zu Kategorien und entscheide, ob archivierte Karten mitkommen. Jede Karte wird vor dem Import zur Prüfung angezeigt; bereits importierte Karten werden übersprungen. Beschreibungen, Kommentare, Checklisten und Board-Metadaten landen in der Aufgabenbeschreibung.
Export respektiert die aktuellen Filter und lässt dich Format, Felder, Feldreihenfolge und verknüpfte Daten wählen.

Archivieren und löschen

Archivieren setzt den Status auf Archiviert — die Aufgabe bleibt erhalten.
Löschen entfernt die Aufgabe samt Zuweisungen, Anhangsordner und synchronisierten Google-Kalender-Einträgen.
Beides gibt es auch als Massenaktion in der Tabelle. Eine Massenlöschung kann höchstens 25 Aufgaben enthalten.