Eingangsrechnungen

Eingangsrechnungen bilden Lieferantendokumente wie Rechnungen, Gutschriften und Nachbelastungen zusammen mit ihrem Zahlungsweg ab. Datensätze können manuell entstehen, aus eingehenden E-Mails erzeugt werden oder aus gescannten beziehungsweise hochgeladenen Dateien kommen.

Eingangsrechnungen erstellen und importieren

• Öffne Eingangsrechnungen und nutze Rechnung hinzufügen für manuelle Einträge.
• Mit Dokumente hochladen fügst du PDF- oder Bilddateien hinzu. Jede Datei läuft zuerst durch den Dokumenteingang, wo Einblick das Dokument klassifizieren und strukturierte Daten extrahieren kann.
• Wenn KI aktiviert ist, können klare Lieferantenbelege automatisch als Eingangsrechnung angelegt werden. Unsichere oder mehrdeutige Dateien bleiben in der Prüfung, wo du den Beleg manuell anlegen oder stattdessen als Finanzbuchung routen kannst.
• KI-erzeugte Upload-Rechnungen werden nur automatisch auf Bezahlt gesetzt, wenn die Erkennung sicher ist, Betrag und Lieferant klar sind, die Ausgabenkategorie spezifisch ist und der Lieferant bereits frühere Rechnungen hat. Andernfalls bleiben sie Zu prüfen.
• Wenn für den Workspace keine KI aktiviert ist, bleiben hochgeladene Dokumente in der Prüfung, bis du über die Zuordnung entscheidest.
• Für eine ausgehende Position in Banktransaktionen, zu der noch keine Eingangsrechnung existiert, kannst du direkt dort in den Zeilenaktionen eine Eingangsrechnung manuell anlegen oder Dokumente hochladen. Nach dem Speichern wird sie automatisch mit dieser Banktransaktion verknüpft.
• Wenn die E-Mail-Verarbeitung für Rechnungen eingerichtet ist, können Lieferanten-E-Mails automatisch Eingangsrechnungen erzeugen und die Quell-E-Mail am Datensatz verknüpfen.
• Wenn eine eingehende E-Mail oder ein Upload eine neue Rechnung erzeugt, benachrichtigt Einblick den ersten aktiven Admin des Workspace zur Prüfung.
• Wenn eine neue E-Mail oder ein neuer Upload eindeutig zu einer bestehenden aktiven Rechnungsreferenz passt, nutzt Einblick diese Eingangsrechnung weiter und verknüpft die neue Quell-E-Mail oder den neuen Beleg damit, statt einen zweiten aktiven Datensatz anzulegen.

Rechnungsdetails prüfen

• Pflege Dokumenttyp, Betreff, Rechnungsnummer, Absender, Rechnungsdatum, Ausstellerorganisation, Währung sowie Netto-, Steuer- und Bruttobeträge.
• Wenn die Rechnungswährung von der Workspace-Währung abweicht und beide konfiguriert sind, speichert Einblick zusätzlich den umgerechneten Bruttobetrag und den verwendeten Wechselkurs. Die Detailseite zeigt beide Werte, und die Liste blendet sie im Betrags-Tooltip ein.
• Die Liste lässt sich nach Rechnungsdatum, Status, Lieferantenorganisation, Erstellungsquelle und Dokumenttyp filtern.
• Dokument-Uploads können Intake- und KI-Verarbeitungszustände zeigen, solange Klassifizierung oder Routing noch laufen. Der Upload-Dialog kann während der Hintergrundanalyse geschlossen werden.
• Wenn die KI einen Datensatz als keinen Lieferantenbeleg erkennt, bietet die Detailseite In Buchung umwandeln an. Dadurch entsteht eine Finanzbuchung aus dem Dokument und der Beleg wird auf Abgelehnt gesetzt.
• Verfügbare Status sind Zu prüfen, Bezahlt und Abgelehnt.

Zahlungsmethode und Abgleich

• Hinterlege für jede Lieferantenrechnung eine Ausgabenkategorie, optional ein Buchhaltungskonto und eine Zahlungsmethode.
• Das Buchhaltungskonto muss ein Aufwandskonto sein. Einblick kann es automatisch aus Lernregeln oder Kategorie-Defaults setzen. Eine manuelle Kontoauswahl überschreibt dieses Ergebnis für erzeugte Journalbuchungen und kann aus Lieferant, Gegenpartei-Text oder Ausgabenkategorie gelernt werden.
• Nutze Gutschrift für Lieferantenrückerstattungen oder Minderungen und Nachbelastung für spätere Erhöhungen oder Korrekturen.
• Nutze Firmenkarte zusammen mit den letzten vier Ziffern, wenn eine Kartenzahlung nachvollziehbar bleiben soll.
• Zahlungen über Firmenbank und Firmenkarte können mit ausgehenden Banktransaktionen verknüpft werden.
• Lieferantenrechnungen in Fremdwährung können trotzdem gematcht werden, wenn Einblick einen umgerechneten Bruttobetrag in der Währung der Firmenbanktransaktion berechnen konnte.
• Wenn eine Lieferanten-Gutschrift auf Bezahlt steht, reduziert sie den Ausgabenfluss statt eine weitere Verbindlichkeit zu erzeugen.
• Bar und Externes Konto bedeuten, dass die Zahlung außerhalb des Firmenbankflusses erfolgte. Dafür wird kein Firmenbank-Abgleich erwartet.

Dateien und Nachverfolgung

• Halte den Originalbeleg an der Rechnung und lade bei Bedarf später weitere Dateien auf der Detailseite hoch.
• Nutze Dateien exportieren in der Eingangsrechnungsübersicht, um passende Anhänge als ZIP-Archiv herunterzuladen. Das Export-Sheet kann Dateien nach Jahr, Quartal oder eigenem Rechnungsdatumsbereich eingrenzen und die Dateien jedes Belegs optional in einem eigenen Ordner gruppieren.
• Nach zusätzlichen Datei-Uploads kannst du über Erneut analysieren die KI-Extraktion neu starten, sofern KI-Analyse für den Workspace verfügbar ist.
• Notizen bleiben zusammen mit Lieferant, Zahlungsbezug und Quell-E-Mail auf der Detailansicht erhalten.

Best Practices

• Prüfe importierte Beträge, Lieferantenangaben und Zahlungsmethode, bevor du die Rechnung abschließt.
• Nutze Abgelehnt für Duplikate, irrelevante Lieferantenbelege oder Dokumente, die in Finanzbuchungen umgewandelt wurden, statt sie in Zu prüfen liegen zu lassen.
• Pflege die richtige Zahlungsmethode frühzeitig, damit der Zahlungsabgleich korrekt funktioniert.