Kontakte

Kontakte sind Einzelpersonen – Kundinnen, Partnerinnen, Lieferant*innen oder andere Personen. Verknüpfe Kontakte mit Organisationen, lege Hauptkontakte für die Rechnungsstellung fest und pflege vollständige Beziehungsdaten.

Kontakt erstellen

1. Öffne Kontakte und klicke auf Kontakt hinzufügen.
2. Fülle das Formular in den Tabs aus:

Tab Persönlich

• Vorname, Nachname, zweiter Vorname
• Titel (z. B. Dr., Prof.) und Suffix
• Spitzname
• Geburtsdatum und Geschlecht

Tab Kontakt

• Primäre und sekundäre E-Mail
• Mobil-, Geschäfts- und Privattelefon
• Fax

Tab Adresse

• Straße, Hausnummer, PLZ, Stadt
• Zusätzliche Adressdetails (Stiege, Stock, Tür)
• Land und Geokoordinaten

Tab Beruf

• Berufsbezeichnung und Abteilung
• Verknüpfungen zu Organisationen

Tab Social

• Website-URL
• LinkedIn- und Twitter-Profile

Tab Zusätzlich

• Notizen für interne Zwecke
• Tags zur Kategorisierung
• Quelle (wie der Kontakt gefunden wurde)
• Priorität (niedrig, mittel, hoch, kritisch)
• Status (aktiv, inaktiv usw.)

Kontakte mit Organisationen verknüpfen

Ein Kontakt kann einer oder mehreren Organisationen zugeordnet werden. Jede Verknüpfung kann spezielle Markierungen haben:

• Hauptkontakt: Nur ein Kontakt pro Organisation kann als Hauptkontakt markiert werden. Dieser Kontakt erscheint auf Rechnungen und offiziellen Dokumenten.
• Rechnung empfangen: Kontakte markieren, die Rechnungskopien erhalten sollen.

Hauptkontakt festlegen

1. Detailseite der Organisation öffnen.
2. Im Tab Kontakte den gewünschten Kontakt finden.
3. Den Hauptkontakt-Schalter aktivieren oder die Verknüpfungseinstellungen bearbeiten.
4. Nur ein Kontakt kann Hauptkontakt sein – einen neuen setzen entfernt den vorherigen.

E-Mail und Telefon des Hauptkontakts erscheinen auf Rechnungs-PDFs für diese Kundenorganisation.

Kontakte aus einem Verzeichnis importieren

Nutze Importieren auf der Kontaktseite, um Personen aus einem Adressbuch oder einer Kontaktdatei zu übernehmen.

• Unterstützte Quellen sind der System-Kontaktpicker des Browsers, wenn verfügbar, sowie .vcf / .vcard, CSV, XLSX, XLS und JSON.
• Der Import erkennt gängige Felder für Name, E-Mail, Telefon, Firma, Berufsbezeichnung, Website, Notizen und Adresse.
• Vor dem Schreiben bereitet Einblick Zeilen als bereit, zu prüfen oder übersprungen vor. Bereite Zeilen können Kontakte und Organisationen erstellen, leere Felder bei exakten Kontakt- oder Organisationstreffern füllen und Kontakte mit Organisationen verknüpfen.
• Zeilen mit Konflikten zu vorhandenen Daten oder uneindeutigen Namen werden im aktuellen Schreibschritt nicht geschrieben.
• Der Hinzufügen-Button neben Kontakt- oder Organisationsfeldern in anderen Formularen kann ebenfalls einen Verzeichniseintrag importieren und den erstellten oder gefundenen Datensatz direkt auswählen.

E-Mail-Aktionen

Nutze E-Mail in der Seitenkopfzeile oder in den Aktionen für ausgewählte Zeilen, um primäre E-Mail-Adressen zu kopieren, Adressen mit Anzeigenamen zu kopieren oder einen mailto:-Entwurf zu öffnen.

• Kontakte ohne E-Mail-Adresse werden übersprungen.
• Doppelte E-Mail-Adressen werden einmal übernommen, unabhängig von Groß-/Kleinschreibung.
• Aktionen für ausgewählte Zeilen nutzen nur die ausgewählten Kontakte.

Newsletter-Opt-in

Wenn das Newsletter-Feature im Workspace aktiviert ist, zeigt die Kontaktdetailseite den Newsletter-Status der primären E-Mail-Adresse.

• Ein Kontakt kann Angemeldet, Abgemeldet oder ohne Opt-in sein.
• API-Anmeldungen mit erforderlicher E-Mail-Bestätigung bleiben ausstehend, bis die Empfänger*in den Bestätigungslink öffnet.
• Benutzer*innen mit Newsletter-Bearbeitungsrecht können den Kontakt direkt auf der Detailseite an- oder abmelden.
• Listenaktionen können ausgewählte Kontakte mit primärer E-Mail-Adresse an- oder abmelden.
• Newsletter-Kampagnen senden nur an gültige angemeldete Adressen; fehlende Opt-ins, Abmeldungen, ungültige E-Mails und Duplikate werden nicht in die Versandwarteschlange übernommen.

Newsletter-Kontaktgruppen

Wenn das Newsletter-Feature im Workspace aktiviert ist, können ausgewählte Kontakte direkt aus der Kontaktliste in Newsletter-Kontaktgruppen übernommen werden.

• Ausgewählte aktive Kontakte zu einer bestehenden Gruppe hinzufügen.
• Aus der aktuellen Auswahl eine neue Kontaktgruppe erstellen.
• Wenn du Newsletter lesen darfst, erscheinen Kontaktgruppen als Spalte und Filter in der Kontaktliste und im Kontakte-Tab einer Organisation.
• Mitgliedschaften später unter Kontaktgruppen verwalten.

Status und Priorität

Status und Priorität zur Verwaltung der Beziehungen nutzen:

Status	Anwendung
Aktiv	Aktuell in Kontakt
Inaktiv	Kein aktiver Kontakt, aber für Dokumentation behalten
Interessent	Potenzielle zukünftige Beziehung

Priorität	Anwendung
Niedrig	Gelegentlicher Kontakt
Mittel	Regelmäßige Interaktion
Hoch	Wichtige Beziehung
Kritisch	Wesentlicher Entscheidungsträgerin

Kontakte nach Status oder Priorität filtern, um sich auf das Wichtige zu konzentrieren.

Kontakte in anderen Funktionen nutzen

• Rechnungen: Hauptkontakt der Kundenorganisation erscheint auf Rechnungs-PDFs.
• Projekte: Kontakte als Stakeholder oder Ansprechpersonen zuweisen.
• Anfragen / Angebote: Kontakte als anfragende oder empfangende Partei verknüpfen.
• Newsletter: Kontakte in Newsletter-Kontaktgruppen aufnehmen und den Anmeldestatus pro E-Mail verwalten.
• Chats: Kontakte in Gesprächen für Kontext referenzieren.
• Aufgaben: Kontakte erwähnen, wenn Aufgaben externe Parteien betreffen.

Suchen und filtern

• Suchleiste nutzen, um Kontakte nach Name, E-Mail oder Telefon zu finden.
• Nach Organisation, Status, Priorität, Tags und, wenn Newsletter für deine Rolle aktiviert sind, Kontaktgruppe filtern.
• Nach Name, Erstellungsdatum oder letzter Aktualisierung sortieren.
• Zwischen Tabellen- und Rasteransicht wechseln. Karten zeigen Status, Rolle, verknüpfte Organisationen und wichtige Kontaktdaten direkt an.

Best Practices

• Kontakte anlegen, sobald die Zusammenarbeit beginnt.
• Für jede Kundenorganisation einen Hauptkontakt festlegen, damit Rechnungen korrekt adressiert sind.
• E-Mail-Adressen und Telefonnummern aktuell halten.
• Tags nutzen, um Kontakte nach Rolle, Region oder Projekt zu kategorisieren.
• Inaktive Kontakte regelmäßig prüfen und bei Bedarf archivieren oder löschen.