Kontakte

Kontakte sind Einzelpersonen – Kundinnen, Partnerinnen, Lieferant*innen oder andere Personen. Verknüpfe Kontakte mit Organisationen, lege Hauptkontakte für die Rechnungsstellung fest und pflege vollständige Beziehungsdaten.

Kontakt erstellen

Öffne Kontakte und klicke auf Kontakt hinzufügen.
Fülle das Formular in den Tabs aus:

Tab Persönlich

Vorname, Nachname, zweiter Vorname
Titel (z. B. Dr., Prof.) und Suffix
Spitzname
Geburtsdatum und Geschlecht

Tab Kontakt

Primäre und sekundäre E-Mail
Mobil-, Geschäfts- und Privattelefon
Fax

Ein Kontakt braucht nicht zwingend Vor- und Nachname, aber mindestens ein Identitätsfeld: Namensteil, Spitzname, E-Mail-Adresse oder Telefonnummer. Wenn kein vollständiger Name vorhanden ist, nutzt Einblick Spitzname, E-Mail oder Telefonnummer als Kontaktlabel in Listen, Aktivitäten und verknüpften Datensätzen.

Tab Adresse

Straße, Hausnummer, PLZ, Stadt
Zusätzliche Adressdetails (Stiege, Stock, Tür)
Land und Geokoordinaten

Tab Beruf

Berufsbezeichnung und Abteilung
Verknüpfungen zu Organisationen

Website-URL
LinkedIn- und Twitter-/X-Profile
Spotify-, Bandcamp-, SoundCloud-, Instagram-, Facebook- und YouTube-Profile

Tab Zusätzlich

Notizen für interne Zwecke
Tags zur Kategorisierung
Quelle (wie der Kontakt gefunden wurde)
Priorität (niedrig, mittel, hoch, kritisch)
Status (aktiv, inaktiv usw.)

Kontakte mit Organisationen verknüpfen

Ein Kontakt kann einer oder mehreren Organisationen zugeordnet werden. Jede Verknüpfung kann spezielle Markierungen haben:

Ein Kontakt kann insgesamt höchstens 50 Verknüpfungen zu Organisationen und Kontaktgruppen haben. Ist die Grenze erreicht, entferne zuerst eine nicht mehr benötigte Verknüpfung. Bei einem bestehenden Kontakt, der bereits darüber liegt, müssen vor dem Löschen ebenfalls genügend Verknüpfungen entfernt werden.

Hauptkontakt: Nur ein Kontakt pro Organisation kann als Hauptkontakt markiert werden. Dieser Kontakt erscheint auf Rechnungen und offiziellen Dokumenten.
Rechnung empfangen: Kontakte markieren, die Rechnungskopien erhalten sollen.

Hauptkontakt festlegen

Detailseite der Organisation öffnen.
Im Tab Kontakte den gewünschten Kontakt finden.
Den Hauptkontakt-Schalter aktivieren oder die Verknüpfungseinstellungen bearbeiten.
Nur ein Kontakt kann Hauptkontakt sein – einen neuen setzen entfernt den vorherigen.

E-Mail und Telefon des Hauptkontakts erscheinen auf Rechnungs-PDFs für diese Kundenorganisation.

Kontakte importieren

Nutze Importieren auf der Kontaktseite, um Personen aus einem Adressbuch oder einer Datendatei zu übernehmen.

Unterstützte Quellen sind der System-Kontaktpicker des Browsers, wenn verfügbar, sowie .vcf / .vcard, CSV, XLSX, XLS und JSON.
Ordne gängige Kontaktfelder zu, prüfe Validierung und Duplikat-Treffer und entscheide dann, ob passende Zeilen nur leere Felder ergänzen, Importwerte überschreiben, übersprungen oder als neue Kontakte angelegt werden. Eine Zeile braucht Name, Spitzname, E-Mail oder Telefon als Identität.
Ordne eine Spalte dem Feld Organisation zu, um importierte Kontakte zu verknüpfen. Vorhandene Organisationen mit gleichem Titel werden verwendet; mit der nötigen Berechtigung legt Einblick fehlende an. Einzelne Werte kannst du vor der Vorschau umleiten oder überspringen.
Unter Newsletter & Gruppen kannst du allen Zeilen eine Newsletter-Einwilligung geben, sie aus einer Spalte ableiten oder beim Beitritt zu einer zugeordneten Abo-Liste setzen. Außerdem kannst du alle Zeilen ausgewählten Kontaktgruppen oder Listen hinzufügen oder Dateispalten aufteilen und deren Werte auf bestehende oder neue Ziele abbilden.
Die Vorschau zeigt, wie viele Kontakte sich anmelden oder jedem Ziel beitreten. Zielgruppenänderungen gelten auch für passende bestehende Kontakte, die aktualisiert werden.
Der Import speichert Einwilligung ohne Bestätigungs-E-Mail. Nutze nur nachweisbare Einwilligungen: Frühere globale oder listenbezogene Abmeldungen bleiben bestehen, Gruppen werden nur ergänzt und Listenmitgliedschaft setzt ein globales Opt-in voraus.
Der Hinzufügen-Button neben einem Kontaktfeld in einem anderen Formular kann den Import öffnen und danach den ersten erstellten oder gefundenen Kontakt auswählen.

E-Mail-Aktionen

Nutze E-Mail in der Tabellenleiste oder in den Aktionen für ausgewählte Zeilen, um primäre E-Mail-Adressen zu kopieren, Adressen mit Anzeigenamen zu kopieren oder einen mailto:-Entwurf zu öffnen.

Kontakte ohne E-Mail-Adresse werden übersprungen.
Doppelte E-Mail-Adressen werden einmal übernommen, unabhängig von Groß-/Kleinschreibung.
Aktionen für ausgewählte Zeilen nutzen nur die ausgewählten Kontakte.
Große Verzeichnisse verwenden eine serverseitig geladene Seitennavigation. Die Aktion E-Mail in der Tabellenleiste ist deshalb ausgeblendet, wenn nicht das gesamte Ergebnis geladen ist. Wähle stattdessen Kontakte auf einer Seite aus und nutze die Auswahlaktion.

Wenn das Newsletter-Feature im Workspace aktiviert ist, zeigt die Kontaktdetailseite den Newsletter-Status der primären E-Mail-Adresse.

Ein Kontakt kann Angemeldet, Abgemeldet oder ohne Opt-in sein.
API-Anmeldungen mit erforderlicher E-Mail-Bestätigung bleiben ausstehend, bis die Empfänger*in den Bestätigungslink öffnet.
Benutzer*innen mit Newsletter-Bearbeitungsrecht können den Kontakt direkt auf der Detailseite an- oder abmelden.
Die Detailseite zeigt außerdem alle aktiven Abo-Listen. Eine einzelne Liste lässt sich nur aktivieren, solange für die primäre E-Mail das globale Opt-in besteht.
Listenaktionen können ausgewählte Kontakte mit primärer E-Mail-Adresse an- oder abmelden.
Eine globale Abmeldung entfernt auch alle Listen-Abos. Eine spätere globale Anmeldung stellt frühere Listen-Abos nicht automatisch wieder her.
Newsletter-Kampagnen senden nur an gültige angemeldete Adressen; eine Kampagne mit Abo-Liste verlangt zusätzlich ein aktives Abo dieser Liste. Fehlende Opt-ins oder Listen-Abos, Abmeldungen, ungültige E-Mails und Duplikate werden nicht in die Versandwarteschlange übernommen.

Kontakt-Lebenszyklus

Die Lebenszyklus-Karte auf der Kontaktdetailseite verbindet Datensatzänderungen mit Import- und Newsletter-Verlauf.

Sie zeigt, wann der Kontakt erstellt oder importiert wurde, und protokolliert spätere Änderungen und Statuswechsel.
Mit Newsletter-Lesezugriff erscheinen zusätzlich globale und listenbezogene An- und Abmeldungen sowie zugestellte und unzustellbare Kampagnen, die über Kontakt oder primäre E-Mail-Adresse zugeordnet wurden.
Zustellzeilen und die Zusammenfassung empfangener Newsletter verwenden die neuesten 200 passenden Empfänger-Datensätze.

Kontaktgruppen

Kontaktgruppen gehören zum Bereich Kontakte und bleiben auch ohne Newsletter-Feature verfügbar. Sie strukturieren die tägliche Kontaktarbeit und können zusätzlich eine Newsletter-Zielgruppe festlegen.

Ausgewählte aktive Kontakte zu einer bestehenden Gruppe hinzufügen.
Aus der aktuellen Auswahl eine neue Kontaktgruppe erstellen.
Wer Kontakte lesen darf, sieht Gruppenmitgliedschaften als Spalte und Filter in der Kontaktliste und im Kontakte-Tab einer Organisation. Für das Bearbeiten oder Anlegen gelten die entsprechenden Kontakte-Berechtigungen.
Mitgliedschaften später unter Kontaktgruppen verwalten.
Über Statusfilter oder Archiv-Schalter werden archivierte Gruppen dort sichtbar und können wiederhergestellt werden. Beim Archivieren bleiben Gruppe und Mitgliedschaften erhalten; dauerhaftes Löschen entfernt beides, aber nie die Kontakte selbst. Gespeicherte Kampagnen- oder Event-Zielgruppen lösen eine gelöschte Gruppe nicht mehr auf. Archivieren und Löschen sind auch als Sammelaktionen verfügbar.

Kontaktgruppen wählen die zu berücksichtigende Zielgruppe, Abo-Listen speichern optionale Newsletter-Interessen und das globale Opt-in die Einwilligung. Ein über eine Gruppe ausgewählter Kontakt benötigt weiterhin das passende Opt-in.

Status und Priorität

Status und Priorität zur Verwaltung der Beziehungen nutzen:

Status	Anwendung
Aktiv	Aktuell in Kontakt
Inaktiv	Kein aktiver Kontakt, aber für Dokumentation behalten
Interessent	Potenzielle zukünftige Beziehung

Priorität	Anwendung
Niedrig	Gelegentlicher Kontakt
Mittel	Regelmäßige Interaktion
Hoch	Wichtige Beziehung
Kritisch	Wesentlicher Entscheidungsträgerin

Kontakte nach Status oder Priorität filtern, um sich auf das Wichtige zu konzentrieren.

Kontakte in anderen Funktionen nutzen

Rechnungen: Hauptkontakt der Kundenorganisation erscheint auf Rechnungs-PDFs.
Projekte: Kontakte als Stakeholder oder Ansprechpersonen zuweisen.
Anfragen / Angebote: Kontakte als anfragende oder empfangende Partei verknüpfen.
Newsletter: Kontakte in Kampagnen-Zielgruppen aufnehmen und globalen sowie listenbezogenen Anmeldestatus verwalten.
Chats: Kontakte in Gesprächen für Kontext referenzieren.
Aufgaben: Kontakte erwähnen, wenn Aufgaben externe Parteien betreffen.

Suchen und filtern

Suchleiste nutzen, um Kontakte nach Name, E-Mail, Spitzname oder Telefon zu finden.
Nach Organisation, Status, Priorität, Tags und Kontaktgruppe filtern. In einem großen, seitenweise geladenen Verzeichnis ist der Tag-Filter nicht verfügbar, weil seine Werte aus vollständig geladenen Zeilen entstehen; die anderen servergestützten Filter bleiben verfügbar.
Nach Name, Erstellungsdatum oder letzter Aktualisierung sortieren. Kontakte ohne vollständigen Namen werden nach ihrem Fallback-Label einsortiert.
Zwischen Tabellen- und Rasteransicht wechseln. Karten zeigen Status, Rolle, verknüpfte Organisationen und wichtige Kontaktdaten direkt an.
Während Einblick für ein großes oder gefiltertes Verzeichnis die genaue Gesamtzahl berechnet, zeigt der Footer die bisherige Untergrenze mit + und Elemente werden gezählt. Die Zahl aktualisiert sich nach Abschluss automatisch.

Best Practices

Kontakte anlegen, sobald die Zusammenarbeit beginnt.
Für jede Kundenorganisation einen Hauptkontakt festlegen, damit Rechnungen korrekt adressiert sind.
E-Mail-Adressen und Telefonnummern aktuell halten.
Tags nutzen, um Kontakte nach Rolle, Region oder Projekt zu kategorisieren.
Inaktive Kontakte regelmäßig prüfen und bei Bedarf archivieren oder löschen.