Mitglieder

Das Mitgliederverzeichnis zeigt alle Personen, für die der aktuelle Workspace Arbeit verwaltet, ihre Rollen, ihren Kontostatus und offene Einladungen. Hier verwaltest du Zugriffe und betriebliche Datensätze, ohne andere Workspace-Mitgliedschaften derselben Person zu verändern.

Mitglieder durchsuchen

Öffne Mitglieder, um alle Mitglieder des aktuellen Workspace in einer durchsuchbaren Tabelle zu sehen.
Filtere nach Rolle, Status, Mitglied-seit-Datum, Konto-Erstellungsdatum, letzter Anmeldung oder Gruppe. Die Suche berücksichtigt Namen, Workspace-Kontaktadressen und verifizierte Konto-Adressen; Kontodaten bleiben bei Mitgliedern ohne Konto leer.
Bei Mitgliedern mit Konto zeigt die E-Mail-Spalte die gewählte Workspace-Adresse, die primäre Konto-Adresse und verifizierte Aliase. Bei Mitgliedern ohne Konto zeigt sie die optionale Workspace-Kontaktadresse.
Öffne ein Mitglied, um Workspace-spezifische Details wie Rolle, Gruppen, Profildaten, Arbeitszeiten und Abwesenheiten zu prüfen.

Mitglieder ohne Konto

Verwende Ohne Konto hinzufügen für Personen, deren Arbeit der Workspace planen, zuweisen oder auswerten soll, ohne ihnen App-Zugriff zu geben.

Gib mindestens einen Vor- oder Nachnamen ein, wähle eine Rolle außer Admin und hinterlege optional eine Kontakt-E-Mail. Einblick legt sofort ein aktives Mitglied an, sendet keine Einladung und erlaubt keine Anmeldung.
Mitglieder ohne Konto erscheinen in den normalen Mitglieder-Auswahlen. Sie können Aufgaben, Events, Dienstpläne, Abwesenheiten, Beschäftigungen, Arbeitszeiten und Stundenzettel erhalten sowie Gruppen angehören oder leiten.
Sie erscheinen nicht online, nehmen nicht an Chats teil und erhalten keine In-App-, Push-, Aufgaben- oder Schichtbenachrichtigungen. Ihre Kontakt-E-Mail ist eine unverifizierte, Workspace-interne Zustelladresse für direkte Dokumente wie Stundenzettel-PDFs; ohne Adresse werden diese Dokumente nicht an sie gesendet.
Eine spätere Einladung an dieselbe Kontaktadresse verbindet das angenommene Konto mit dem bestehenden Mitglied, statt ein Duplikat anzulegen. Zuweisungen, Beschäftigungen, Arbeitszeiten, Stundenzettel und Historie bleiben erhalten. Für die Annahme muss ein aktiver Konto-Platz frei sein.
Mitglieder ohne Konto belegen keinen aktiven Konto-Platz. Sie teilen ein eigenes Workspace-Limit mit inaktiven und archivierten Mitgliedschaften; ein volles Limit blockiert neue Einträge, nie das Entfernen eines Mitglieds.

Workspace-Präsenz

Der App-Header zeigt aktive Mitglieder, die im ausgewählten Workspace gerade online sind.
Im Präsenz-Popover siehst du Anzeigenamen und Avatare der Online-Mitglieder. Die Präsenz ist auf den aktuellen Workspace beschränkt und enthält nur Mitglieder mit gültigem Zugriff auf diesen Workspace.
Die Präsenz wird über die aktive Browser-Sitzung aktualisiert und verschwindet, wenn die Sitzung getrennt wird.

Mitglieder einladen

Klicke auf Mitglied einladen.
Gib eine oder mehrere E-Mail-Adressen ein und wähle die Rolle für den Workspace. Trenne Adressen mit Zeilenumbrüchen oder Semikolons. Die Rolle startet mit dem Workspace-Standard aus Workspace-Einstellungen -> Allgemein, kann vor dem Senden aber geändert werden. Die Auswahl enthält die geschützte Admin-Rolle und benutzerdefinierte Rollen.
Wenn du Gruppen verwalten darfst, kannst du optional eine Gruppe für die Einladung wählen. Bei der Annahme fügt Einblick das neue Mitglied dieser Gruppe hinzu.
Einblick sendet eine Einladung pro eindeutiger gültiger E-Mail-Adresse. Erfolgreiche Einladungen bleiben in der Liste der ausstehenden Einladungen, bis sie angenommen, storniert oder abgelaufen sind.
Falls die E-Mail bereits zu einem bestehenden Einblick-Konto gehört, wird trotzdem nur eine Workspace-Einladung erstellt und kein doppeltes Konto angelegt.
Bestehende Benutzer*innen können Einladungen annehmen, die an ihre primäre E-Mail oder eine andere verifizierte Adresse desselben Kontos gesendet wurden. Wenn das angemeldete Konto die eingeladene Adresse noch nicht verifiziert hat, fordert die Einladungsseite zuerst zur Verifizierung auf.
Gehört die Adresse zu einem Mitglied ohne Konto, ergänzt die Annahme dieses bestehende Mitglied um das Konto und erhält die bereits verknüpfte Workspace-Historie.
Das Annehmen einer Einladung oder Reaktivieren eines Mitglieds mit Konto ist blockiert, wenn das Aktiv-Mitgliederlimit des Workspace erreicht ist. Erhöhe zuerst das Limit oder gib einen Platz frei.

Ausstehende Einladungen

Workspace-Admins sehen offene Einladungen oben auf der Mitgliederseite.
Offene Einladungen sind nach neuestem Versand sortiert. Die Seite zeigt zuerst einige Einträge und kann bei vielen offenen Einladungen erweitert werden.
Jeder Eintrag zeigt E-Mail-Adresse, zugewiesene Rolle und Versandzeitpunkt.
Offene Einladungen können kopiert, erneut gesendet oder storniert werden, bevor die Person beitritt. Kopieren liefert denselben Einladungslink, der per E-Mail verschickt wurde.
Der Einladungsabgleich nutzt jede verifizierte Adresse des Empfängerkontos, nicht nur die primäre Anmelde-E-Mail.

Mitgliedschaften verwalten

Rolle und Mitgliedschaftsstatus auf der Detailseite eines Mitglieds anpassen.
Das Anlegen eines Mitglieds ohne Konto, Rollen- und Statusänderungen sowie das Entfernen eines Mitglieds werden in der Workspace-Aktivität protokolliert. Die Einträge erfassen auch Mitglieder ohne Konto und benennen sie mit ihrem Workspace-Vor- und Nachnamen.
Workspace-spezifische Vor- und Nachnamen, Jobtitel, Telefonnummer, Geburtsdatum, Sozialversicherungsnummer, Bankdaten, Gruppen und importierte Profildaten pflegen. Ein Workspace-Name überschreibt den Kontonamen nur hier; leere ihn, um wieder den Kontonamen zu verwenden. Die Workspace-Aktivität protokolliert die geänderten Identitätsfelder, nicht ihre Werte.
Bei Mitgliedern mit Konto eine bevorzugte Workspace-E-Mail aus den verifizierten Adressen wählen; ohne Auswahl gilt die primäre Konto-E-Mail. Bei Mitgliedern ohne Konto pflegst du stattdessen die getrennte, unverifizierte Kontakt-E-Mail.
Bankdaten können Kontoinhaber*in, Bankname, IBAN und BIC/SWIFT enthalten. Sie gehören zur aktuellen Workspace-Mitgliedschaft, nicht zum globalen Konto der Person.
Geburtsdatum, Sozialversicherungsnummer, Bankdaten und Workspace-bezogene Telefonnummer gehören zur aktuellen Workspace-Mitgliedschaft. Sie ändern weder das Konto der Person noch ihre Mitgliedschaften in anderen Workspaces.
Admins können dort zusätzlich Beschäftigungseinträge mit Arbeitgeberorganisation, Start, Ende, erwarteten Wochenstunden, Arbeitszeitmodell, Urlaubsanspruch und optionaler Vergütung pflegen. Die Vergütung kann internen Stundenlohn und Verrechnungssatz für Gehaltsexporte und Gehaltskosten-Auswertungen enthalten.
Beschäftigungen steuern die Soll-Stunden und die Beschäftigungszeilen in monatlichen Stundenzetteln. Aus ausgewählten Mitgliederzeilen können Admins mit Aktualisieren-Zugriff dieselbe Beschäftigung für mehrere Mitglieder gleichzeitig anlegen.
Beschäftigungszeiträume desselben Mitglieds dürfen sich beim selben Arbeitgeber nicht überschneiden, und neue oder geänderte Zeiträume dürfen keinen bereits abgeschlossenen Stundenzettel berühren. Wenn abgeschlossene Lohnunterlagen eine Beschäftigung sperren, sind Bearbeiten und Archivieren deaktiviert; beende die Beschäftigung und lege für künftige Änderungen eine neue an.
Wenn eine neu angelegte Beschäftigung in der Vergangenheit beginnt, bietet Einblick an, bestehende nicht zugeordnete Arbeitszeiten im Beschäftigungszeitraum zuzuweisen. Gesperrte, archivierte und bereits zugeordnete Arbeitszeiten werden übersprungen.
Personen können zu mehreren Workspaces gehören. Änderungen auf dieser Seite gelten nur für den aktuellen Workspace.

Mitglieder aus dem Workspace entfernen

Aus Workspace entfernen entzieht den Zugriff, indem die aktuelle Workspace-Mitgliedschaft archiviert wird. Das ehemalige Mitglied verschwindet aus Mitgliederlisten und Auswahlen.
Das Einblick-Konto der Person und ihre Zugriffe auf andere Workspaces bleiben unverändert. Arbeitszeiten, Beschäftigungen, Stundenzettel und andere historische Workspace-Datensätze bleiben mit der archivierten Mitgliedschaft verknüpft.
Um den Zugriff wiederherzustellen, sende eine neue Einladung. Beim Annehmen wird dieselbe Mitgliedschaft mit der in der Einladung gewählten Rolle reaktiviert, statt ein Duplikat anzulegen.
Der letzte aktive Admin eines Workspace kann erst entfernt werden, wenn eine andere Person Admin-Rechte hat.

Rollen und Status

Rollen bestimmen, welche Funktionen ein Mitglied im aktuellen Workspace nutzen darf.
Benutzerdefinierte Rollen verwaltest du unter Workspace-Einstellungen -> Rollen. Wenn eine benutzerdefinierte Rolle umbenannt wird, ändert sich die Anzeige für bestehende Mitglieder und offene Einladungen, weil Mitgliedschaften den Rollendatensatz speichern.
Benutzerdefinierte Rollen können nicht gelöscht werden, solange sie einem aktiven oder inaktiven Mitglied zugewiesen sind. Archivierte ehemalige Mitglieder blockieren das Löschen einer Rolle nicht.
Aktive Mitglieder mit Konto können den Workspace normal verwenden. Aktive Mitglieder ohne Konto bleiben für Zuweisungen und Datensätze verfügbar, können sich aber nicht anmelden und nie die Admin-Rolle halten.
Inaktive Mitglieder bleiben als Datensatz erhalten, sollen aber nicht als aktive Teilnehmer*innen behandelt werden.
Das Reaktivieren eines inaktiven Mitglieds mit Konto zählt gegen das Aktiv-Mitgliederlimit des Workspace.

Best Practices

Offene Einladungen regelmäßig prüfen, damit keine veralteten Zugriffsanfragen liegen bleiben.
Rollen an die aktuellen Verantwortlichkeiten anpassen.
Mitgliedschaften zügig deaktivieren oder entfernen, wenn jemand keinen Zugriff mehr braucht.
Personen mit benötigtem App-Zugriff einladen; Ohne Konto hinzufügen nur verwenden, wenn der Workspace Datensätze ohne Anmeldung führen soll.
Gruppen nutzen, um Mitglieder für Kommunikation und gemeinsame Abläufe zu organisieren.