Mitglieder

Das Mitgliederverzeichnis zeigt, wer zum aktuellen Workspace gehört, welche Rolle jede Person hat und welche Einladungen noch offen sind. Hier verwaltest du den Zugriff auf den aktuellen Workspace, ohne andere Workspace-Mitgliedschaften derselben Person zu verändern.

Mitglieder durchsuchen

• Öffne Mitglieder, um alle Mitglieder des aktuellen Workspace in einer durchsuchbaren Tabelle zu sehen.
• Filtere nach Rolle oder Status und suche nach Name oder E-Mail-Adresse.
• Öffne ein Mitglied, um workspace-spezifische Details wie Rolle, Gruppen, Profildaten, Arbeitszeiten und Abwesenheiten zu prüfen.

Mitglieder einladen

1. Klicke auf Mitglied einladen.
2. Gib eine oder mehrere E-Mail-Adressen ein und wähle die Rolle für den Workspace. Trenne Adressen mit Zeilenumbrüchen oder Semikolons. Die Rolle startet mit dem Workspace-Standard aus Workspace-Einstellungen -> Allgemein, kann vor dem Senden aber geändert werden. Die Auswahl enthält die geschützte Admin-Rolle und benutzerdefinierte Rollen.
3. Einblick sendet eine Einladung pro eindeutiger gültiger E-Mail-Adresse. Erfolgreiche Einladungen bleiben in der Liste der ausstehenden Einladungen, bis sie angenommen, storniert oder abgelaufen sind.
4. Falls die E-Mail bereits zu einem bestehenden Einblick-Konto gehört, wird trotzdem nur eine Workspace-Einladung erstellt und kein doppeltes Konto angelegt.
5. Das Annehmen einer Einladung oder Reaktivieren eines Mitglieds ist blockiert, wenn das Aktiv-Mitgliederlimit des Workspace erreicht ist. Erhöhe zuerst das Limit oder gib einen Platz frei.

Ausstehende Einladungen

• Workspace-Admins sehen offene Einladungen oben auf der Mitgliederseite.
• Jeder Eintrag zeigt E-Mail-Adresse, zugewiesene Rolle und Versandzeitpunkt.
• Offene Einladungen können erneut gesendet oder storniert werden, bevor die Person beitritt.

Mitgliedschaften verwalten

• Rolle und Mitgliedschaftsstatus auf der Detailseite eines Mitglieds anpassen.
• Mitgliedschaftsspezifische Felder wie Jobtitel, workspace-bezogene Telefonnummer, Geburtsdatum, Sozialversicherungsnummer, Bankdaten, Gruppen und importierte Profildaten pflegen.
• Bankdaten können Kontoinhaber*in, Bankname, IBAN und BIC/SWIFT enthalten. Sie gehören zur aktuellen Workspace-Mitgliedschaft, nicht zum globalen Konto der Person.
• Geburtsdatum, Sozialversicherungsnummer, Bankdaten und workspace-bezogene Telefonnummer gehören zur aktuellen Workspace-Mitgliedschaft. Sie ändern weder das Konto der Person noch ihre Mitgliedschaften in anderen Workspaces.
• Admins können dort zusätzlich Beschäftigungseinträge mit Start, Ende und erwarteten Wochenstunden pflegen. Diese Einträge steuern die Soll-Stunden in monatlichen Stundenzetteln.
• Personen können zu mehreren Workspaces gehören. Änderungen auf dieser Seite gelten nur für den aktuellen Workspace.

Mitglieder aus dem Workspace entfernen

• Aus Workspace entfernen löscht nur die Mitgliedschaft im aktuellen Workspace.
• Das Einblick-Konto der Person und ihre Zugriffe auf andere Workspaces bleiben erhalten.
• Der letzte aktive Admin eines Workspace kann erst entfernt werden, wenn eine andere Person Admin-Rechte hat.

Rollen und Status

• Rollen bestimmen, welche Funktionen ein Mitglied im aktuellen Workspace nutzen darf.
• Benutzerdefinierte Rollen verwaltest du unter Workspace-Einstellungen -> Rollen. Wenn eine benutzerdefinierte Rolle umbenannt wird, ändert sich die Anzeige für bestehende Mitglieder und offene Einladungen, weil Mitgliedschaften den Rollendatensatz speichern.
• Benutzerdefinierte Rollen können nicht gelöscht werden, solange sie einem Mitglied zugewiesen sind.
• Aktive Mitglieder können den Workspace normal verwenden.
• Inaktive Mitglieder bleiben als Datensatz erhalten, sollen aber nicht als aktive Teilnehmer*innen behandelt werden.
• Das Reaktivieren eines inaktiven Mitglieds zählt gegen das Aktiv-Mitgliederlimit des Workspace.

Best Practices

• Offene Einladungen regelmäßig prüfen, damit keine veralteten Zugriffsanfragen liegen bleiben.
• Rollen an die aktuellen Verantwortlichkeiten anpassen.
• Mitgliedschaften zügig deaktivieren oder entfernen, wenn jemand keinen Zugriff mehr braucht.
• Gruppen nutzen, um Mitglieder für Kommunikation und gemeinsame Abläufe zu organisieren.