Events

Events sind der operative Datensatz für Programmpunkte, Performances, Open-House-Termine und reservierungsbasierte Angebote.

Was in einem Event steckt

Event-Datensatz: Event-Typ, Titel, Slug, Status, Sichtbarkeit, Beschreibung, Titelbild und interne Notizen.
Kontext: optionale Verknüpfung zu Festival, Festivaltag, Gebäude, Künstlerkontakt und Adresse.
Zutritts- und Staffing-Regeln: Anmeldekapazität, Ticket-Kapazität, Warteliste, optional verknüpftes Anmeldeformular, benötigte Volunteers, Trainings-Flags und Verkaufsfenster.
Slots: Zeitblöcke unter dem Event. Ein Slot kann das Gebäude des Events überschreiben, eine eigene Kapazität, Vortragende, interne Notizen und ein eigenes Verkaufsfenster tragen.
Reservierungen: separate Datensätze, verknüpft mit dem Event und optional mit einem Slot.

Das Backend-Schema enthält außerdem Tickettypen, Reservierungspositionen und Bestellungen. Diese Datensätze existieren, die aktuellen Event-Screens in apps/web verwalten sie aber nicht direkt.

Wo du mit Events arbeitest

Öffne Events für die Hauptliste.
Erstelle ein Event auf der Hauptseite, im Events-Tab eines Festivals oder im Events-Tab eines Gebäudes.
Ein Event hat immer den Tab Allgemein und je nach Typ zusätzlich Zeitplan, Reservierungen und Anmeldeformular.

Die Hauptliste unterstützt:

Tabellen- und Grid-Ansicht
Suche
Filter für Event-Typ, Status, Sichtbarkeit, Festival und Datumsbereich. Der Datumsfilter trifft ein Event, wenn sein Festivaltag im Bereich liegt oder sich mindestens ein Slot damit überschneidet.
Bulk-Löschen
Festival aus ausgewählten Events erzeugen, wenn das Festivals-Feature aktiv ist und du Festivals anlegen darfst

Exporte verwenden dieselben gefilterten Event-IDs, inklusive Festival- und Slot-Überschneidungsfilter. Dadurch entspricht die Datei genau dem sichtbaren Ergebnis.

Anlegen und Bearbeiten

Neue Events starten mit der Auswahl eines Event-Typs. Die Typen sind in Varianten mit Programm und Einzeleinträge gruppiert; jede Karte zeigt Icon, Farbe, definierende Beziehung und Admission. Fehlt ein benötigtes Workspace-Feature, ist der Typ deaktiviert.
Wird der Typ durch ein Gebäude oder einen Künstler definiert, wählst du diese Beziehung im nächsten Schritt. Die Vorschau zeigt den geerbten Titel und das Bild. Für einen Entwurf darf die Beziehung noch fehlen, vor der Veröffentlichung muss sie aufgelöst sein.
Der Typ liefert das gespeicherte Formularlayout und die Basis-Kategorie. Der aktive Kategorievertrag dieser Basis-Kategorie liefert die versionierten Slot-, Zulassungs- und Darstellungsregeln, die am Event gespeichert werden.
Nach dem Anlegen kann der Event-Typ nicht mehr geändert werden.

Wichtiges Verhalten im Formular:

Ein Event-Typ kann Titel und Titelbild vom gewählten Gebäude oder Künstler übernehmen. Erlaubt der Typ eine Abweichung, kannst du unter Mehr / Darstellungsüberschreibungen einen eigenen Event-Titel oder ein eigenes Bild setzen.
Event-eigene Titel und Beschreibungen unterstützen Sprachvarianten. Neue Werte verwenden die Workspace-Inhaltssprache als Quelle. Ein geerbter Titel bleibt beim ausgewählten Gebäude oder Künstler, solange du keine erlaubte Event-Abweichung verwendest.
Der Slug wird aus dem Titel erzeugt, bis du ihn manuell überschreibst.
Die Auswahl eines Festivaltags setzt automatisch das zugehörige Festival.
Wenn du das Festival änderst, wird ein unpassender Festivaltag geleert.
Wird das Event aus einem Festivaltag-Kontext geöffnet, übernimmt der erste Slot dieses Datum.
Erforderliche Rollen-Slots werden automatisch aus dem aktiven Kategorievertrag angelegt. Typen ohne Programm-Slots verlangen keinen.

Verfügbare Event-Typen werden unter Workspace-Einstellungen → Events verwaltet. Ein stillgelegter Typ verschwindet aus der Auswahl für neue Events, bleibt aber mit bestehenden Events verknüpft. Einen separaten Basic-/Full-Modus gibt es nicht mehr. Festivalbezogene Spalten in der Liste und die Sammelaktion zum Erzeugen eines Festivals erscheinen nur, wenn das Festivals-Feature aktiv ist.

Event-Typen, Kategorieverträge und Slot-Rollen

Ein Event-Typ gibt einem gespeicherten Formularlayout einen Workspace-eigenen Namen und stabilen Key. Mehrere Typen können dieselbe Basis-Kategorie verwenden und teilen dann deren aktiven Kategorievertrag.

Jede konfigurierte Slot-Rolle hat einen stabilen Key und eine sichtbare Bezeichnung. Rollen-Slots zeigen diese Bezeichnung und können keinen eigenen Titel tragen.
Regeln des Kategorievertrags bestimmen Mindest- und optionale Höchstmengen pro Rolle. Erforderliche Slots lassen sich nicht entfernen; weitere Rollen-Slots bietet das Formular nur bis zur Höchstmenge an.
Ein Vertrag kann eigene, nicht typisierte Slots erlauben oder verbieten. Eigene Slots brauchen einen Titel.
Start und Ende können erst für die Veröffentlichung Pflicht sein. Dadurch darf ein Entwurf schon vor dem finalen Zeitplan bestehen.
Der gespeicherte Vertrag trägt außerdem Darstellungsquellen, Beziehungsanforderungen, Buchungsverhalten sowie Regeln für Admission, Kapazität und öffentliche Sichtbarkeit je Rolle.

Jedes Event speichert die bei seiner Erstellung aktive Vertragsversion. Die Aktivierung eines späteren Entwurfs gilt für neue Events; bestehende Events behalten beim Bearbeiten ihre gespeicherte Version.

Verantwortliche für Workspace-Einstellungen pflegen Event-Typen, Verträge und Slot-Rollen unter Workspace-Einstellungen → Events.

Felder und Regeln

Allgemein

Titel ist erforderlich, außer die effektiven Darstellungsregeln übernehmen ihn vom Gebäude oder Künstler.
Slug wird am Event gespeichert, der aktuelle öffentliche Link nutzt aber die Event-ID und nicht den Slug.
Status nutzt den Standard-Lebenszyklus: draft, published, archived.
Sichtbarkeit steuert die öffentliche Ausgabe:
- public: auf der öffentlichen Event-Seite sichtbar, wenn das Event zusätzlich veröffentlicht ist
- unlisted: auf der öffentlichen Event-Seite sichtbar, wenn das Event zusätzlich veröffentlicht ist, aber für direkte Link-Freigabe statt offene Auffindbarkeit gedacht
- private: nur intern
Titelbild wird auf Detailseite und öffentlicher Seite gezeigt. Die effektiven Darstellungsregeln können es vom Gebäude oder Künstler erben.
Interne Notizen speichern nur für das Team sichtbaren Kontext direkt am Event.
Künstler verweist auf einen Kontakt.
Gebäude ist der Standard-Ort des Events.
Adresse ist eine manuelle Adress-Überschreibung, getrennt vom Gebäude gespeichert.
Festival und Festivaltag ordnen das Event in ein größeres Programm ein. Festivaltage werden nach Datum ausgewählt.

Zeitplan

Slots sind die Programm-Datensätze des Events. Ein gespeicherter Kategorievertrag kann benannte Rollen für unterschiedliche Slot-Arten verwenden.

Start und Ende stehen auf Programm-Slots zur Verfügung; der gespeicherte Vertrag kann eines oder beide Felder vor der Veröffentlichung verlangen.
Sind beide gesetzt, muss das Ende nach dem Start liegen.
allDay blendet die Uhrzeit-Eingabe im Formular aus.
Ein Rollen-Slot verwendet die Rollenbezeichnung als sichtbaren Titel. Ein eigener Slot verwendet seinen eigenen Titel.
Ein Slot kann ein eigenes Gebäude setzen. Das überschreibt das Gebäude auf Event-Ebene für diesen Slot.
Ein Slot kann eine eigene Kapazität haben.
Ein Slot kann Vortragende und nur intern sichtbare Notizen speichern.
Ein Slot kann ein eigenes Verkaufsfenster haben.

Der Zeitplan-Tab dient vor allem der Kontrolle und dem Löschen. Slots bearbeitest du im Event-Formular.

Zutritt

Diese Felder liegen auf dem Event:

Warteliste erlauben schaltet Wartelisten-Verhalten auf Event-Ebene frei.
Kapazität Reservierungen begrenzt die Anzahl der Reservierungen.
Kapazität Tickets begrenzt das Ticketvolumen.
Max. Tickets pro Anmeldung begrenzt die Menge pro Anmeldung.
Reservierungsformular kann ein veröffentlichtes Formular aus Formulare für zusätzliche öffentliche Reservierungsfragen verknüpfen. Das Anhängen eines Formulars erfordert Leserechte für Formulare.
Manche Event-Typen zeigen zusätzlich Benötigte Volunteers und Zählt für die Pflichtschulung für Staffing- und Trainingsplanung.

Ob Reservierungen möglich sind, wird aus den effektiven Admission-Regeln der Slot-Rollen abgeleitet. Öffentliche Rollen mit registration, tickets oder mixed sind buchbar; none bleibt rein informativ.

Verkaufsstart und Verkaufsende können auf Event-Ebene gesetzt werden.
Wenn diese Felder am Event gesetzt sind, behandelt die UI sie als Override über den Verkaufsfenstern einzelner Slots.
Slots können trotzdem eigene Verkaufsfenster tragen, wenn feinere Steuerung nötig ist.

Das Bearbeitungsformular verwendet die Tabs Allgemein, Programm, Zulassung und Zusätzliche Informationen, wenn diese Bereiche zum gewählten Typ gehören. Die Zulassung leitet sich aus den öffentlichen Slot-Rollen ab: registration, tickets oder mixed zeigt die passenden Steuerelemente, none hält das Event rein informativ. Hat ein bestehendes Event noch Werte außerhalb des aktuellen Modus, bleiben diese Felder mit einem Hinweis erreichbar, damit die Daten geprüft oder geleert werden können.

Jeder Programm-Slot fasst Zeit, effektive Kapazität, gebuchte und wartende Personen zusammen. Eine Slot-Kapazität überschreibt die Event-Kapazität. Ohne Slot-Override bilden Event-Kapazität und Zähler einen gemeinsamen Pool für die betreffenden Slots.

Detail-Tabs

Allgemein

Der Allgemein-Tab ist immer vorhanden. Er zeigt die Felder des gewählten Event-Typs und kann enthalten:

Titelbild
Titel
zusammengefasste Slot-Zeit
Status und Sichtbarkeit
Beschreibung
Reservierungs- und Ticket-Kapazitäten
Wartelistenverhalten
Verkaufsfenster
Gebäude, Adresse und Künstler
den Slot-Zeitplan, wenn der Event-Typ die Slot-Details hier zeigt

Zeitplan

Der Zeitplan-Tab erscheint nur bei Event-Typen mit eigener Slot-Ansicht. Typen mit einem fest vorgegebenen Slot zeigen die Zeit stattdessen im Tab Allgemein.

Der Zeitplan-Tab listet Slots in einer Tabelle mit:

Titel
Start
Ende
Kapazität
Gebäude

Hier kannst du Slots gesammelt löschen, solange die Mindestmengen des gespeicherten Vertrags erfüllt bleiben. Beim Löschen werden Reminder abgebrochen und der Slot aus verbundenen Google-Kalendern entfernt.

Reservierungen

Der Reservierungen-Tab erscheint nur bei Event-Typen mit Anmeldeverhalten.

Der Reservierungen-Tab kombiniert Dashboard und Admin-Workflow. Er zeigt:

den für dieses Event geltenden Reservierungsablauf
Summen für Reservierungen, angenommen, eingeladen, Warteliste und verbleibende Kapazität
eine Slot-Zusammenfassung, wenn das Event Slots hat
Bereiche für manuelle Prüfung, eingeladen, angenommen, Warteliste und abgesagt / storniert

Auf dieser Seite können Admins vorhandene aktive Workspace-Mitglieder aus allen Mitgliedern, ausgewählten Gruppen oder gezielt ausgewählten Personen zum Event hinzufügen. Wenn das Event einen Reservierungs-Slot verlangt, muss vor dem Hinzufügen ein Slot ausgewählt werden. Mit Event-Ablauf anwenden bleibt die Standardlogik des Events erhalten: einladungsbasierte Abläufe starten mit eingeladen, wartelistenfähige kapazitätsbasierte Abläufe nehmen erst an und setzen danach auf die Warteliste.

Statuswechsel und das Entfernen von Reservierungen passieren direkt in diesen Bereichen. Wenn ein angenommener Platz frei wird, rückt automatisch der nächste Wartelisten-Eintrag nach, falls nötig slotbezogen. Bei Sneak-Preview-Abläufen werden Favoriten zuerst nachgezogen, sonst der älteste Wartelisten-Eintrag.

Diese Admin-Aktionen aktualisieren nur Reservierungsdaten. Sie verschicken keine Einladungs- oder Bestätigungs-E-Mails und sind getrennt vom besucherorientierten Formular auf öffentlichen Links.

Die Zeilenaktionen einer Reservierung enthalten den E-Mail-Verlauf für Verifizierungs-, Bestätigungs-, Wartelisten- und ältere Reservierungs-E-Mails. Jeder Eintrag zeigt Absender, Reply-To-Adresse, Zeitpunkt, Zustellstatus und Fehler. Event-Bearbeiter*innen ohne Mail-Berechtigung können Annahme unklar dort trotzdem klären, indem sie den Versand bestätigen, die exakte E-Mail erneut senden oder die Zustellung verwerfen.

Anmeldeformular

Der Tab Anmeldeformular erscheint bei Event-Typen mit Anmeldeverhalten.

Er steuert zusätzliche Felder auf der öffentlichen Reservierungsseite dieses Events.
Unterstützte Feldtypen sind Text, langer Text, Zahl und Auswahl.
Felder können als Pflichtfelder markiert und neu sortiert werden.
Eingereichte Antworten werden mit der Reservierung gespeichert und im Tab Reservierungen wieder angezeigt.
Ein Event kann zusätzlich ein veröffentlichtes Forms-Formular verknüpfen. Diese Fragen erscheinen auf der öffentlichen Reservierungsseite; die Formularantwort wird separat mit Quelle event und Link zur Reservierung gespeichert.

Öffentliche Event-Seite

Im Header der Event-Detailseite kann ein öffentlicher Link kopiert werden.

Die öffentliche Seite liegt unter /ev/:eventId und zeigt nur Events, die gleichzeitig:

published
public oder unlisted

sind.

Die öffentliche Seite kann zeigen:

Workspace-Branding
Titel
Beschreibung
Titelbild
veröffentlichte Slots
Slot-Kapazität und verbleibende Plätze
Gebäudename des Slots
bei reservierungsfähigen Events ein Reservierungsformular für Besucher*innen

Wichtiges Verhalten auf der öffentlichen Seite:

Events mit mehreren Slots verlangen zuerst die Slot-Auswahl. Bei genau einem Slot wird dieser automatisch vorbelegt.
Das Reservierungsformular enthält immer Name und E-Mail. Workspace-weite Defaults können zusätzlich Telefon verpflichtend machen, Notizen einblenden und einen Datenschutz-Link anzeigen.
Jedes Event kann eigene Formularfelder ergänzen.
Wenn das Event ein veröffentlichtes Forms-Formular verknüpft, erscheinen dessen Fragen nach den Event-Feldern. Dateiupload-Fragen müssen fertig hochgeladen sein, bevor die Reservierung gesendet werden kann.
Verknüpfte Forms-Fragen erscheinen nur, wenn die öffentliche Besucherin oder der Besucher auch die Sichtbarkeits-, Anmelde- und Workspace-Mitgliedschaftsregeln dieses Formulars erfüllt.
Ist das Event voll, blockiert die Seite neue Reservierungen oder bietet die Warteliste an, abhängig von den Event-Einstellungen.
Wenn E-Mail-Bestätigung aktiv ist, hält die eingereichte Reservierung sofort Kapazität und wird erst über den zugesandten Link bestätigt.
Verifizierungs-, Bestätigungs- und Wartelisten-E-Mails verwenden die exakte aktive Identität aus System Settings → Events. Sie kann aus einer verifizierten Versanddomain, Google Workspace oder SMTP stammen oder den verwalteten Einblick-Fallback nutzen; der Fallback ist erst mit konfigurierter Reply-To-Adresse verfügbar.
Sobald eine Reservierung bestätigt ist oder keine Verifizierung mehr annimmt, bricht Einblick noch eingereihte Verifizierungs-E-Mails ab, damit keine veralteten Links versendet werden.

Diese Route deckt jetzt Reservierung und Bestätigungsfluss ab, zeigt aber weiterhin keinen Ticket-Checkout und keine Bestellverwaltung.

Sync- und Reminder-Nebenwirkungen

Das Speichern von Slots macht mehr als nur Daten zu schreiben:

Neue nicht-ganztägige Slots aus dem Hauptformular planen standardmäßig eine Erinnerung 15 Minuten vor Start, wenn der Termin in der Zukunft liegt.
Slot-Create, -Update und -Delete stoßen Google-Kalender-Sync an, wenn eine Startzeit vorhanden ist.
Nach Slot-Änderungen wird außerdem der Kalender-Sync mobiler Geräte ausgelöst.
Beim Löschen eines Events werden seine Slots entfernt, zugehörige Reminder abgebrochen und synchronisierte Google-Kalender-Kopien dieser Slots gelöscht.

Damit das funktioniert, konfigurieren Benutzer ihre eigenen Google-Konten, Zielkalender, erlaubten Workspaces und den Geräte-Sync unter Meine Verbindungen.

Archivieren und Löschen

Ein Statuswechsel auf archived behält den Datensatz.
Beim Löschen werden Event und Slots entfernt.
Bulk-Löschen ist in der Hauptliste verfügbar.
Öffentliche Seiten funktionieren nicht mehr, sobald ein Event nicht mehr published ist oder seine Sichtbarkeit weder public noch unlisted ist.