Events

Events sind der operative Datensatz für Programmpunkte, Performances, Open-House-Termine und reservierungsbasierte Angebote.

Was in einem Event steckt

Event-Datensatz: Event-Typ, Titel, Slug, Status, Sichtbarkeit, Beschreibung, Titelbild und interne Notizen.
Kontext: optionale Verknüpfung zu Festival, Festivaltag, Gebäude, Künstlerkontakt und Adresse.
Zutritts- und Staffing-Regeln: Anmeldekapazität, Ticket-Kapazität, Warteliste, ein Event-eigenes Anmeldeformular, benötigte Volunteers, Trainings-Flags und Verkaufsfenster.
Slots: Zeitblöcke unter dem Event. Ein Slot kann das Gebäude des Events überschreiben, eine eigene Kapazität, Vortragende, interne Notizen und ein eigenes Verkaufsfenster tragen.
Teilnehmende: Einladungen, öffentliche Anmeldungen, direkte Ergänzungen und Ticket-Zulassungen, verknüpft mit dem Event und, wenn erforderlich, einem Slot.
Tickets: Eintrittsprodukte für das ganze Event, einen bestimmten Slot oder eine wiederholbare Slot-Rolle.

Checkout, Bestellungen und Nachweise für Käufer*innen gehören zum getrennten Ticketing-Ablauf. Ticketverkaufende Events sind über die Tabs Tickets, Gästeliste und Check-in damit verbunden.

Wo du mit Events arbeitest

Öffne Events für die Hauptliste.
Erstelle ein Event auf der Hauptseite, im Events-Tab eines Festivals oder im Events-Tab eines Gebäudes.
Ein Event hat immer den Tab Allgemein und je nach Typ zusätzlich Zeitplan, Teilnehmende, Anmeldeformular, Tickets, Gästeliste und Check-in.

Die Hauptliste unterstützt:

Tabellen- und Grid-Ansicht
Suche
Filter für Event-Typ, Status, Sichtbarkeit, Festival und Datumsbereich. Der Datumsfilter trifft ein Event, wenn sein Festivaltag im Bereich liegt oder sich mindestens ein Slot damit überschneidet.
Bulk-Löschen
Festival aus ausgewählten Events erzeugen, wenn das Festivals-Feature aktiv ist und du Festivals anlegen darfst

Exporte verwenden dieselben gefilterten Event-IDs, inklusive Festival- und Slot-Überschneidungsfilter. Dadurch entspricht die Datei genau dem sichtbaren Ergebnis.

Anlegen und Bearbeiten

Neue Events starten mit der Auswahl eines Event-Typs. Jede Karte zeigt Workspace-eigene Bezeichnung, Beschreibung, Icon, Farbe, definierende Beziehung und Admission. Fehlt ein benötigtes Workspace-Feature, ist der Typ deaktiviert.
Wird der Typ durch ein Gebäude oder eine Künstler*in definiert, wählst du diese Beziehung im nächsten Schritt. Die Vorschau zeigt Titel und Bild aus der jeweiligen Quelle. Für einen Entwurf darf die Beziehung noch fehlen, vor der Veröffentlichung muss sie aufgelöst sein.
Der Typ liefert direkt das Formularlayout, Beziehungen, Titel-, Bild- und Adressquelle, Slot-Regeln, Admission-Verhalten, Volunteer-Funktion und die Richtlinie für zusätzliche Slots.
Nach dem Anlegen kann der Event-Typ nicht mehr geändert werden.

Wichtiges Verhalten im Formular:

Ein Event-Typ wählt Titel- und Bildquelle unabhängig voneinander; beide Werte können vom Event, Gebäude oder von der Künstler*in kommen. Erlaubt ein übernommener Wert eine Abweichung, kannst du unter Für dieses Event überschreiben einen eigenen Wert setzen. Ein leeres Feld oder Zurücksetzen aktiviert wieder die Übernahme. Sind Abweichungen deaktiviert, ist das entsprechende Event-Feld ausgeblendet und spätere Änderungen an der Quelle werden automatisch sichtbar.
Event-eigene Titel und Beschreibungen unterstützen Sprachvarianten. Neue Werte verwenden die Workspace-Inhaltssprache als Quelle. Ein geerbter Titel bleibt beim ausgewählten Gebäude oder Künstler, solange du keine erlaubte Event-Abweichung verwendest.
Der Slug wird aus dem Titel erzeugt, bis du ihn manuell überschreibst.
Eine Event-eigene Adresse beginnt als freie Textzeile. Mit In Felder aufteilen wechselst du bei Bedarf zu strukturierten Adressfeldern; Einblick speichert entweder die Zeile oder die strukturierte Form, nicht beides. Bei einem Typ mit Gebäudeadresse sind diese Felder ausgeblendet und es gilt immer die Adresse des verknüpften Gebäudes, ohne Event-spezifische Abweichung.
Die Auswahl eines Festivaltags setzt automatisch das zugehörige Festival. Slots auf einem anderen Programmtag werden auf den gewählten Tag verschoben; Uhrzeit und Dauer bleiben erhalten.
Wenn du das Festival änderst, wird ein unpassender Festivaltag geleert.
Wird das Event aus einem Festivaltag-Kontext geöffnet, übernimmt der erste Slot dieses Datum.
Slot-Änderungen halten die Tageszuordnung aktuell. Liegen alle datierten Slots auf demselben Programmtag, verwendet das Event den passenden Festivaltag; erstrecken sie sich über mehrere Programmtage, ist kein einzelner Tag ausgewählt.
Erforderliche benannte Slots werden automatisch aus dem Event-Typ angelegt. Jedes nicht archivierte Event hat mindestens einen aktiven Slot, weil alle Event-Termine auf Slots liegen; ein Typ ohne benannte Slot-Regeln erhält einen unbenannten Slot.
Ein kompakter Typ mit genau einem Slot zeigt Datum und Uhrzeit direkt unter dem Titel statt in einem eigenen Programmbereich.

Verfügbare Event-Typen werden unter Workspace-Einstellungen → Events verwaltet. Ein stillgelegter Typ verschwindet aus der Auswahl für neue Events, bleibt aber mit bestehenden Events verknüpft. Einen separaten Basic-/Full-Modus gibt es nicht mehr. Festivalbezogene Spalten in der Liste und die Sammelaktion zum Erzeugen eines Festivals erscheinen nur, wenn das Festivals-Feature aktiv ist.

Event-Typen und Slots

Ein Event-Typ ist eine eigenständige Workspace-Konfiguration. Sein stabiler Key dient Integrationen als Kennung; Bezeichnung, Beschreibung, Felder, Beziehungen, Darstellung und Zeitplanung bestimmen, was Benutzer*innen sehen.

Beziehungen zu Gebäuden, Künstler*innen, Festivals, Festivaltagen und Adressen können ausgeblendet, optional oder vor der Veröffentlichung verpflichtend sein. Liefert ein Gebäude oder eine Künstler*in Titel oder Bild, ist diese Beziehung immer vor der Veröffentlichung erforderlich. Liefert ein Gebäude die Adresse, ist auch diese Beziehung erforderlich und die separate Event-Adressbeziehung ausgeblendet.
Die Zeitplanung kann einen Slot, eine feste Gruppe benannter Slots oder freie Slots verwenden. Ein benannter Slot hat eine stabile Rolle und sichtbare Bezeichnung; er kann verpflichtend, mehrfach möglich, nur intern und mit einem Admission-Modus versehen sein. Er wählt außerdem eine Zeitform: eine Spanne mit Start und Ende oder einen Zeitpunkt mit einer Uhrzeit, etwa den letzten Einlass. Rollen-Slots zeigen ihre Bezeichnung und können keinen eigenen Titel tragen.
Erforderliche Slots lassen sich nicht vom Event entfernen. Weitere benannte Slots werden nur bis zur Höchstmenge angeboten; der Typ legt außerdem fest, ob unbenannte Slots erlaubt sind.
Slot-Regeln steuern zusätzlich Pflichtangaben für die Zeit vor der Veröffentlichung, Admission, Kapazitätsbereich, Buchungsverhalten, öffentliche Sichtbarkeit und ob ein Slot Volunteers braucht.
Bestehende Events verwenden die aktuelle Konfiguration ihres verknüpften Typs; es gibt keine pro Event gespeicherte Vertragsversion. Eine bereits von einem Event verwendete Slot-Regel lässt sich nicht entfernen.

Verantwortliche für Workspace-Einstellungen erstellen und bearbeiten Typen unter Workspace-Einstellungen → Events. Slot-Rollen werden direkt im Typ-Editor benannt oder wiederverwendet statt in einem getrennten Ablauf gepflegt.

Felder und Regeln

Allgemein

Titel ist erforderlich, außer die effektiven Darstellungsregeln übernehmen ihn vom Gebäude oder Künstler.
Slug wird am Event gespeichert, der aktuelle öffentliche Link nutzt aber die Event-ID und nicht den Slug.
Status nutzt den Standard-Lebenszyklus: draft, published, archived.
Sichtbarkeit steuert die öffentliche Ausgabe:
- public: auf der öffentlichen Event-Seite sichtbar, wenn das Event zusätzlich veröffentlicht ist
- unlisted: auf der öffentlichen Event-Seite sichtbar, wenn das Event zusätzlich veröffentlicht ist, aber für direkte Link-Freigabe statt offene Auffindbarkeit gedacht
- private: nur intern
Titelbild wird auf Detailseite und öffentlicher Seite gezeigt. Die effektiven Darstellungsregeln können es vom Gebäude oder Künstler erben.
Interne Notizen speichern nur für das Team sichtbaren Kontext direkt am Event.
Künstler verweist auf einen Kontakt.
Gebäude ist der Standard-Ort des Events.
Adresse folgt dem Event-Typ. Sie wird entweder als freie Zeile oder strukturierte Adresse am Event gespeichert oder kommt strikt vom ausgewählten Gebäude, ohne Event-spezifische Abweichung.
Festival und Festivaltag ordnen das Event in ein größeres Programm ein. Ein Festivaltag ist ein Programmdatum: Setzt das Festival eine Tagesgrenze, können frühmorgendliche Slots noch zum vorherigen Datum gehören.

Zeitplan

Slots sind die Programm- und Datumsdatensätze des Events. Der Event-Typ kann benannte Rollen für unterschiedliche Slot-Arten verwenden.

Ist ein Festivaltag gewählt, muss jeder datierte Slot innerhalb dieses Programmtags beginnen. Ein veröffentlichtes Event in einem Festival mit angelegten Tagen darf keinen datierten Slot außerhalb dieser Tage behalten. Entwürfe können während der Vorbereitung vorübergehend unvollständig sein.

Ein Slot als Zeitspanne hat Start und Ende; der Event-Typ kann eines oder beide Felder vor der Veröffentlichung verlangen. Sind beide gesetzt, muss das Ende nach dem Start liegen.
Ein Zeitpunkt-Slot hat eine Uhrzeit und bewusst kein Ende. Wird eine Rolle von Zeitspanne auf Zeitpunkt umgestellt, entfernt Einblick ein altes Ende. Manuell ergänzte Slots ohne benannte Zeitpunkt-Rolle bleiben Zeitspannen.
allDay blendet die Uhrzeit-Eingabe im Formular aus.
Ein Rollen-Slot verwendet die Rollenbezeichnung als sichtbaren Titel. Ein eigener Slot verwendet seinen eigenen Titel.
Ein Slot kann ein eigenes Gebäude setzen. Das überschreibt das Gebäude auf Event-Ebene für diesen Slot.
Ein Slot kann eine eigene Kapazität haben.
Ein Slot kann Vortragende und nur intern sichtbare Notizen speichern.
Ein Slot kann ein eigenes Verkaufsfenster haben.
Ein manuell ergänzter Slot übernimmt zunächst Tag und Uhrzeit des ersten datierten Slots. Ist diese Vorlage ganztägig, startet der neue Slot um 09:00 Uhr für eine Stunde; ohne datierten Slot liefert der gewählte Festivaltag das Datum.

Der Zeitplan-Tab dient vor allem der Kontrolle und dem Löschen. Slots bearbeitest du im Event-Formular.

Volunteers

Ein Event-Typ muss Volunteers aktivieren, bevor Mitglieder zugeteilt werden können. Danach verwendet er entweder einen gemeinsamen Pool für das ganze Event oder einen eigenen Dienstplan für jeden zu besetzenden Slot.

Der Typ legt die Standard-Anmelderichtlinie fest: nur durch Organisator*innen, offene Anmeldung mit sofortiger Bestätigung oder Anmeldung auf Anfrage. Ein zu besetzender Slot kann diese Richtlinie überschreiben und eine benötigte Personenzahl vorbelegen, die am Event angepasst werden kann.
Speichere ein neues Event, bevor du Personen zuteilst. Mit Aktualisierungszugriff auf Events kannst du nicht archivierte Workspace-Mitglieder hinzufügen, auch verwaltete Mitglieder ohne Anmeldekonto. Manuelle Zuteilungen sind bestätigt und können Self-Signup-Grenzen übergehen; Überschneidungen werden gewarnt, blockieren Organisator*innen aber nicht.
Mitglieder können sich anmelden, wenn die wirksame Richtlinie es erlaubt, und später zurückziehen. Anmeldungen mit Freigabe bleiben Angefragt, bis Organisator*innen sie bestätigen oder ablehnen.
Die Historie behält die Status Bestätigt, Angefragt, Abgelehnt und Zurückgezogen. Nur bestätigte Zuteilungen füllen den Bedarf, die Festival-Abdeckung und den Dienstplan-Export.
In einem Slot-Dienstplan kann dieselbe Person mehrere Aufgaben am selben Event übernehmen, wenn sie zu unterschiedlichen Slots gehören.
Änderungen an Zuteilungen werden sofort und unabhängig von ungespeicherten Änderungen im übrigen Event-Formular gespeichert.
Der Badge in der Events-Navigation zählt offene Anfragen nur für Events, die die angemeldete Person aktualisieren darf.

Zutritt

Diese Felder liegen auf dem Event:

Warteliste erlauben schaltet Wartelisten-Verhalten auf Event-Ebene frei.
Kapazität Reservierungen begrenzt die Anzahl der Reservierungen.
Kapazität Tickets begrenzt das Ticketvolumen.
Max. Tickets pro Anmeldung begrenzt die Menge pro Anmeldung.
Anmeldeformular wird im gleichnamigen Event-Tab angelegt und bearbeitet. Es verwendet dieselben Fragetypen und dasselbe Einsendungsmodell wie Formulare, gehört aber zum Event und nicht zur normalen Formularliste.
Zählt für die Pflichtschulung bleibt ein Planungsfeld am Event, wenn der Typ es anzeigt.

Der Event-Typ konfiguriert Admission für das ganze Event getrennt von den Slot-Rollen. registration für das ganze Event verlangt keine Slot-Auswahl; bei einer anmeldefähigen Slot-Rolle ist sie nötig. Öffentliche Regeln für Event oder Slots mit registration, tickets oder mixed aktivieren die passenden Steuerelemente, während none rein informativ bleibt.

Verkaufsstart und Verkaufsende können auf Event-Ebene gesetzt werden.
Wenn diese Felder am Event gesetzt sind, behandelt die UI sie als Override über den Verkaufsfenstern einzelner Slots.
Slots können trotzdem eigene Verkaufsfenster tragen, wenn feinere Steuerung nötig ist.

Das Bearbeitungsformular verwendet die Tabs Allgemein, Programm, Zulassung und Zusätzliche Informationen, wenn diese Bereiche zum gewählten Typ gehören. Die effektive Zulassung verbindet die Regel für das ganze Event mit den öffentlichen Slot-Rollen. registration, tickets oder mixed zeigt die passenden Steuerelemente, none hält das Event rein informativ. Hat ein bestehendes Event noch Werte außerhalb des aktuellen Modus, bleiben diese Felder mit einem Hinweis erreichbar, damit die Daten geprüft oder geleert werden können.

Jeder Programm-Slot fasst Zeit, effektive Kapazität, gebuchte und wartende Personen zusammen. Eine Slot-Kapazität überschreibt die Event-Kapazität. Ohne Slot-Override bilden Event-Kapazität und Zähler einen gemeinsamen Pool für die betreffenden Slots.

Detail-Tabs

Allgemein

Der Allgemein-Tab ist immer vorhanden. Er zeigt die Felder des gewählten Event-Typs und kann enthalten:

Titelbild
Titel
zusammengefasste Slot-Zeit
Status und Sichtbarkeit
Beschreibung
Reservierungs- und Ticket-Kapazitäten
Wartelistenverhalten
Verkaufsfenster
Gebäude, Adresse und Künstler
zugeteilte Volunteers, wenn der Typ Staffing aktiviert und Zuteilungen vorhanden sind
den Slot-Zeitplan, wenn der Event-Typ die Slot-Details hier zeigt

Zeitplan

Der Zeitplan-Tab erscheint nur bei Event-Typen mit eigener Slot-Ansicht. Typen mit einem fest vorgegebenen Slot zeigen die Zeit stattdessen im Tab Allgemein.

Der Zeitplan-Tab listet Slots in einer Tabelle mit:

Titel
Start
Ende
Kapazität
Gebäude

Der Zeitplan-Tab fasst außerdem die Volunteer-Abdeckung für das ganze Event und besetzte Slots zusammen, inklusive offener Anfragen.

Hier kannst du Slots gesammelt löschen, solange die Mindestmengen des Event-Typs erfüllt bleiben und mindestens ein aktiver Slot übrig bleibt. Bei einem besetzten Slot warnt Einblick, bevor auch seine Zuteilungen entfernt werden. Das Löschen bricht Reminder ab und entfernt den Slot aus verbundenen Google-Kalendern.

Tickets

Der Tickets-Tab erscheint, wenn der Event-Typ Ticketverkauf unterstützt. Er zeigt Kapazität, verkauft, reserviert und verfügbar im Modus, den der Storefront aktuell verwendet.

Lege ein Ticket für das ganze Event, einen bestimmten Slot oder eine wiederholbare Slot-Rolle an. Konfiguriere Preis, Kapazität, verbrauchte Plätze pro Ticket, Höchstmenge pro Bestellung und optional einen übergeordneten Bestandspool. Der Tab zeigt außerdem geerbte Produkte aus Festival, Event-Typ oder Slot-Rolle. Sie sind hier schreibgeschützt und verlinken auf ihre Quelle zur Bearbeitung.

Pro Bestandspool lassen sich Plätze für Gästelisten- und Partnerkanäle reservieren und zu einem optionalen Zeitpunkt für den normalen Verkauf freigeben. Kostenlose Ausgaben verbrauchen zuerst ihren Kanalbestand; vor einem Rückgriff auf allgemeinen Bestand warnt Einblick.

Gästeliste

Ticketverkaufende Events verwenden die Gästeliste für kostenlose Zulassungen. Ergänze einen Namen mit optionaler E-Mail und Begleitpersonen und wähle zwischen einem reinen Türeintrag ohne Bestandsverbrauch und einem Ticket für ein Admission-Produkt. Ticketgäste erhalten scannbare Nachweise und nutzen zuerst das Gästelisten-Kontingent.

Vor dem Einlass können Mitarbeitende Einträge bearbeiten, Tickets erneut senden, einen Namenseintrag auf ein Ticket hochstufen oder entfernen. Die Gästeliste des Festivals verbindet Einträge aus allen Events; das Einlass-Team findet Gäste nach Name oder E-Mail. Ticketing erklärt Bestand und Scanner-Verhalten.

Teilnehmende

Der Tab Teilnehmende erscheint bei Event-Typen mit Anmeldeverhalten. Er führt alle Personen in einer Liste zusammen – aus E-Mail-Einladungen, öffentlichen Anmeldungen, direkten Ergänzungen durch das Team und Ticket-Zulassungen. Die Zusammenfassung zeigt angenommene Personen, ausstehende Antworten, Warteliste, Absagen und verbleibende Kapazität. Suche und Filter decken Status, Herkunft, Slot und Antwortdatum ab; ein QR-Symbol kennzeichnet Personen mit scannbarem Nachweis.

Mit Personen hinzufügen gibst du eine einmalige Person als freien Namen ein oder wählst Kontakte, Kontaktgruppen, Benutzer*innen oder Benutzergruppen. Wer uneingeschränkten Lesezugriff auf Mitglieder hat, kann außerdem alle aktiven Mitglieder auswählen. Mit der passenden Erstellen-Berechtigung legst du Kontakte, Kontaktgruppen oder Benutzergruppen direkt im Picker an; das neue Ziel wird sofort ausgewählt. Eine neue Benutzer*in öffnet dagegen den Workspace-Einladungsablauf und ist erst nach Annahme der Einladung auswählbar. Gruppen werden beim Absenden aufgelöst. Die Vorschau unterscheidet neue Personen, bereits vorhandene Teilnehmende und Einträge ohne E-Mail-Adresse. Wenn das Event einen Slot verlangt, wählst du ihn vorher aus.

Danach legst du den Ablauf fest:

Per E-Mail einladen sendet jeder berechtigten Person einen persönlichen RSVP-Link. Die Antwortfrist beträgt standardmäßig 14 Tage. Einblick überspringt doppelte Ziele, fehlende E-Mail-Adressen, bereits aktive Zulassungen und Empfänger*innen über dem Batch-Limit und fasst das Ergebnis zusammen.
Ohne E-Mail eintragen setzt Personen direkt mit dem gewählten Status auf die Liste: angenommen, eingeladen, abgelehnt oder – wenn erlaubt – Warteliste. Dabei entstehen weder RSVP-Link noch Einladung. Ein angenommener Eintrag erhält sofort einen scannbaren Nachweis, auch ohne E-Mail-Adresse; bei anderen Status entsteht er erst nach der Annahme.

Solange der Link gültig ist, kann eine eingeladene Person annehmen, ablehnen oder eine frühere Antwort ändern. Bei Annahme wird bei freier Kapazität ein scannbarer QR-Nachweis ausgestellt, sonst folgt die Warteliste; eine Ablehnung widerruft einen aktiven Nachweis. In der Zeilenaktion kannst du eine noch offene Einladung erneut senden oder die Person entfernen. Wird eine angenommene Reservierung entfernt, rückt gegebenenfalls der nächste geeignete Wartelisten-Eintrag nach.

Bleiben viele Einladungen unbeantwortet, nutzt du Erinnerung senden in der Tab-Kopfzeile oder neben der Zahl der noch offenen Antworten in der Zusammenfassung. Alle noch eingeladenen Personen erhalten die Einladung noch einmal – als Erinnerung formuliert und in der Sprache, in der sie eingeladen wurden; ihr bisheriger Link bleibt gültig. Das Formular ist aus der E-Mail-Vorlage Einladungserinnerung in den Systemeinstellungen → Events vorausgefüllt (oder aus der letzten Erinnerung zu diesem Event). Du kannst Betreff und Text nur für diesen Versand anpassen, ein eigenes Titelbild nur für die Erinnerung wählen und abgelaufene Einladungen einbeziehen – standardmäßig aktiv; ihre Antwortfrist verschiebt sich dann auf das Ende des Events oder auf eine von dir gewählte Anzahl Tage. Keine Frist wird verkürzt. Die Zusammenfassung zeigt, wann die letzte Erinnerung von wem an wie viele Personen ging; das Formular warnt, wenn das weniger als 48 Stunden her ist. Eine Erinnerung, die nicht vollständig gesendet werden konnte, wird als solche angezeigt – mit der Zahl der verschickten E-Mails –, damit du sie erneut senden kannst; innerhalb von zwei Tagen erreicht der erneute Versand nur die Personen, die der erste Versuch nicht erreicht hat. Im E-Mail-Verlauf jeder Person erscheinen Erinnerungen getrennt von der ursprünglichen Einladung.

Standardmäßig lässt die Erinnerung an alle kürzlich angeschriebene Personen aus: alle, die in den letzten drei Tagen die Einladung, einen erneuten Versand oder eine Erinnerung bekommen haben – etwa Gäste, die du heute Morgen eingeladen oder gestern einzeln erinnert hast. Das Formular zeigt, wie viele dadurch ausgelassen werden; du kannst den Zeitraum in Stunden oder Tagen ändern oder die Regel ausschalten, um alle zu erreichen, die noch nicht geantwortet haben.

Um nur bestimmte Personen zu erinnern, nutzt du Erinnerung senden im Menü einer Zeile oder wählst mehrere Zeilen aus und klickst in der Auswahlleiste darauf. Beides öffnet dasselbe Formular mit fest vorgegebenen Empfänger*innen – gesendet wird erst, wenn du dort bestätigst. So kannst du eine Erinnerung zuerst an deine eigene Adresse schicken, bevor sie an alle geht. Personen in der Auswahl, die bereits geantwortet haben, entfernt wurden oder nicht per E-Mail eingeladen waren, werden übersprungen; das Formular nennt ihre Zahl. Eine Erinnerung an ausgewählte Personen zählt in der Zusammenfassung nicht als letzte Erinnerung des Events, ihr Text wird aber ins nächste Formular übernommen.

Antwortet ein Gast auf anderem Weg – am Telefon, oder die Assistenz schreibt, dass er kommt –, trägst du die Antwort für ihn ein: mit Zusage eintragen oder Absage eintragen im Menü einer Zeile oder für mehrere ausgewählte Zeilen in der Auswahlleiste. Ein Dialog nennt zuerst, was das auslöst; es passiert nichts, bevor du bestätigst. Eine eingetragene Zusage bewirkt genau dasselbe wie der Klick des Gastes auf den Link in der Einladung: Er bekommt einen Platz oder kommt auf die Warteliste, wenn das Event voll ist, und erhält per E-Mail sein Ticket mit QR-Code bzw. bei Events ohne Ticket die Bestätigung. Keine E-Mail wird gesendet, wenn die E-Mail zur angenommenen Einladung in den Systemeinstellungen → Events ausgeschaltet ist, und ebenso bei einer Absage. Bei einem einzelnen Gast kannst du außerdem eintragen, wie viele Personen er mitbringt, sofern das Event Begleitpersonen erlaubt. Eine Zusage lässt sich für unbeantwortete, abgelaufene und abgesagte Einladungen eintragen; eine abgelaufene wird dafür bis zum Ende des Events wieder geöffnet. Eine Absage lässt sich über alles außer einer Absage eintragen und nimmt einem Gast, der zugesagt hatte, das Ticket wieder ab, sodass die Warteliste nachrückt. In den Details der Person steht, wer die Antwort eingetragen hat; antwortet der Gast später selbst über seinen Link, ersetzt seine Antwort den Eintrag.

Bei reservierungsbasierten Zeilen zeigt E-Mail-Verlauf Verifizierungs-, Bestätigungs-, Wartelisten- und ältere Reservierungs-E-Mails. Jeder Eintrag enthält Absender, Reply-To-Adresse, Zeitpunkt, Zustellstatus und Fehler. Event-Bearbeiter*innen ohne Mail-Berechtigung können Annahme unklar dort trotzdem klären, indem sie den Versand bestätigen, die exakte E-Mail erneut senden oder die Zustellung verwerfen.

Check-in

Der Check-in-Tab erscheint bei Event-Typen mit Anmeldung oder Ticketverkauf. Er verwaltet die Eingänge des Events und die mobilen Geräte, die dort scannen dürfen.

Lege einen Eingang mit Anzeigename und Code an. Den Anzeigenamen kannst du später ändern, ohne den Code zu verändern.
Das Löschen entfernt den Eingang aus der aktiven Konfiguration, erhält aber historische Scans und Scanner-Sitzungen. Sein bisheriger Code kann danach für einen neuen Eingang verwendet werden.
Genehmige ein ausstehendes Scanner-Gerät oder widerrufe ein registriertes Gerät. Ein Widerruf beendet den aktiven Scanner-Zugriff sofort.
Scans verwenden eine zeitlich begrenzte Sitzung für ein Gerät, eine Bedienperson, einen Eingang und ein Event. Offline-Scans werden später synchronisiert; Konflikte bleiben zur Prüfung sichtbar.

Die Verwaltung von Eingängen und Geräten folgt den Admission-Berechtigungen. Ticketing erklärt Nachweise, Rückerstattungen und Scan-Verhalten.

Anmeldeformular

Der Tab Anmeldeformular erscheint bei Event-Typen mit Anmeldeverhalten.

Die erste Frage erzeugt ein veröffentlichtes, nicht gelistetes Formular, das dem Event gehört. Es bleibt aus der normalen Formularliste ausgeblendet und wird in diesem Tab gepflegt.
Der vollständige Formular-Builder steht zur Verfügung – neben Text und Zahl auch Auswahl, Datum und Uhrzeit, Bewertung, Zustimmung, Hinweis, Trenner und Dateiupload.
Fragen können verpflichtend sein und neu sortiert werden. Dasselbe Formular erscheint bei der öffentlichen Anmeldung und auf der RSVP-Seite eingeladener Personen.
Pflichtfragen werden beim Annehmen einer Einladung geprüft; zum Ablehnen sind keine Antworten nötig. Dateiuploads müssen abgeschlossen sein, bevor Anmeldung oder Annahme abgesendet werden können.
Antworten werden als normale Formulareinsendungen mit Quelle event gespeichert und mit der öffentlichen Reservierung oder Einladungszulassung verknüpft.

Öffentliche Event-Seite

Im Header der Event-Detailseite kann ein öffentlicher Link kopiert werden.

Die öffentliche Seite liegt unter /ev/:eventId und zeigt nur Events, die gleichzeitig:

published
public oder unlisted

sind.

Die öffentliche Seite kann zeigen:

Workspace-Branding
Titel
Beschreibung
Titelbild
veröffentlichte Slots
Slot-Kapazität und verbleibende Plätze
Gebäudename des Slots
bei reservierungsfähigen Events ein Reservierungsformular für Besucher*innen

Wichtiges Verhalten auf der öffentlichen Seite:

Events mit mehreren Slots verlangen zuerst die Slot-Auswahl. Bei genau einem Slot wird dieser automatisch vorbelegt.
Das Reservierungsformular enthält immer Name und E-Mail. Workspace-weite Defaults können zusätzlich Telefon verpflichtend machen, Notizen einblenden und einen Datenschutz-Link anzeigen.
Die Fragen aus dem Anmeldeformular des Events erscheinen nach den Standardfeldern. Dateiuploads müssen abgeschlossen sein, bevor die Reservierung gesendet werden kann.
Ist das Event voll, blockiert die Seite neue Reservierungen oder bietet die Warteliste an, abhängig von den Event-Einstellungen.
Wenn E-Mail-Bestätigung aktiv ist, hält die eingereichte Reservierung sofort Kapazität und wird erst über den zugesandten Link bestätigt.
Verifizierungs-, Bestätigungs- und Wartelisten-E-Mails verwenden die exakte aktive Identität aus System Settings → Events. Sie kann aus einer verifizierten Versanddomain, Google Workspace oder SMTP stammen oder den verwalteten Einblick-Fallback nutzen; der Fallback ist erst mit konfigurierter Reply-To-Adresse verfügbar.
Sobald eine Reservierung bestätigt ist oder keine Verifizierung mehr annimmt, bricht Einblick noch eingereihte Verifizierungs-E-Mails ab, damit keine veralteten Links versendet werden.

Diese Route deckt Reservierung und Bestätigungsfluss ab. Ticket-Checkout und Bestellzugriff für Käufer*innen verwenden die getrennten gehosteten Routen unter /tickets/:storefrontSlug, beschrieben in Ticketing.

Eine persönliche Einladung öffnet /ev/rsvp/:token. Der Bearer-Link zeigt die Anmeldefragen des Events und den aktuellen Einladungsstatus sowie nach der Annahme den QR-Nachweis. Nach Ablauf nimmt er keine Änderungen mehr an. Standardmäßig steht das effektive Event-Titelbild über Einladungs-, Zusage-Ticket- und Freikarten-E-Mails sowie der RSVP-Seite; eine Workspace-Einstellung schaltet es aus, und Events ohne Bild bleiben textbasiert. Wenn es in den Workspace-Einstellungen aktiviert ist, folgt nach der Annahme außerdem eine eigene Ticket-E-Mail mit QR-Code und optionalem PDF-Anhang.

Sync- und Reminder-Nebenwirkungen

Das Speichern von Slots macht mehr als nur Daten zu schreiben:

Neue nicht-ganztägige Slots aus dem Hauptformular planen standardmäßig eine Erinnerung 15 Minuten vor Start, wenn der Termin in der Zukunft liegt.
Slot-Create, -Update und -Delete stoßen Google-Kalender-Sync an, wenn eine Startzeit vorhanden ist. Google Sync exportiert lesbare Event-Slots nach der Workspace-Auswahl jeder Verbindung.
Google Calendar verlangt eine Endzeit. Deshalb erscheint ein Zeitpunkt-Slot dort als 30-minütiger Block; in Einblick bleibt er ein Zeitpunkt ohne Ende.
Native Geräte-Kalender erhalten nur bestätigte Zuteilungen der angemeldeten Person für veröffentlichte Events. Angefragte, abgelehnte, zurückgezogene und nur lesbare, aber nicht zugeteilte Slots werden nicht exportiert.
Eine bestätigte Slot-Zuteilung plant einen Dienst-Reminder, wenn Reminder für diesen Slot aktiv sind. Ohne eigenen Vorlauf gilt 30 Minuten vor dem Dienst. Zeit- oder Statusänderungen und ein Zurückziehen brechen veraltete Reminder-Aufträge ab.
Beim Löschen eines Events werden seine Slots entfernt, zugehörige Reminder abgebrochen und synchronisierte Google-Kalender-Kopien dieser Slots gelöscht.

Damit das funktioniert, konfigurieren Benutzer ihre eigenen Google-Konten, Zielkalender, erlaubten Workspaces und den Geräte-Sync unter Meine Verbindungen.

Archivieren und Löschen

Ein Statuswechsel auf archived behält den Datensatz.
Beim Löschen werden Event und Slots entfernt.
Bulk-Löschen ist in der Hauptliste verfügbar.
Öffentliche Seiten funktionieren nicht mehr, sobald ein Event nicht mehr published ist oder seine Sichtbarkeit weder public noch unlisted ist.