Events

Events sind der operative Datensatz für Programmpunkte, Performances, Open-House-Termine und reservierungsbasierte Angebote.

Verwandte Doku: Event- und Festival-Datenmodell, Festivals, Festivaltage, Gebäude, Kontakte, Meine Verbindungen, System-Integrationen

Was in einem Event steckt

• Event-Datensatz: Titel, Slug, Kategorie, Status, Sichtbarkeit, Beschreibung, Titelbild und interne Notizen.
• Kontext: optionale Verknüpfung zu Festival, Festivaltag, Gebäude, Künstlerkontakt und Adresse.
• Buchungs- und Staffing-Regeln: Reservierungs-Kapazität, Ticket-Kapazität, Warteliste, Slot-Pflicht, benötigte Volunteers, Trainings-Flags und Verkaufsfenster.
• Slots: Zeitblöcke unter dem Event. Ein Slot kann das Gebäude des Events überschreiben, eine eigene Kapazität, Vortragende, interne Notizen und ein eigenes Verkaufsfenster tragen.
• Reservierungen: separate Datensätze, verknüpft mit dem Event und optional mit einem Slot.

Das Backend-Schema enthält außerdem Tickettypen, Reservierungspositionen und Bestellungen. Diese Datensätze existieren, die aktuellen Event-Screens in apps/web verwalten sie aber nicht direkt.

Wo du mit Events arbeitest

• Öffne Events für die Hauptliste.
• Erstelle ein Event auf der Hauptseite, im Events-Tab eines Festivals oder im Events-Tab eines Gebäudes.
• Ein Event hat immer den Tab Allgemein und je nach Kategorie zusätzlich Zeitplan, Reservierungen und Anmeldeformular.

Die Hauptliste unterstützt:

• Tabellen- und Grid-Ansicht
• Suche
• Filter für Kategorie, Status und Sichtbarkeit
• Bulk-Löschen
• Festival aus ausgewählten Events erzeugen, wenn das Festivals-Feature aktiv ist und du Festivals anlegen darfst

Anlegen und Bearbeiten

1. Neue Events starten mit einer Kategorieauswahl.
2. Die gewählte Kategorie steuert, welche Felder und Tabs sichtbar sind.
3. Manche Kategorien erzwingen genau einen Slot. Andere erlauben mehrere.
4. Nach dem Anlegen kann die Kategorie nicht mehr geändert werden.

Wichtiges Verhalten im Formular:

• Ist der Titel leer, kann die Auswahl von Gebäude oder Künstler ihn vorbelegen.
• Der Slug wird aus dem Titel erzeugt, bis du ihn manuell überschreibst.
• Die Auswahl eines Festivaltags setzt automatisch das zugehörige Festival.
• Wenn du das Festival änderst, wird ein unpassender Festivaltag geleert.
• Wird das Event aus einem Festivaltag-Kontext geöffnet, übernimmt der erste Slot dieses Datum.
• Das Formular verlangt mindestens einen Slot.

Welche Kategorien verfügbar sind, hängt von der erlaubten Event-Kategorienliste des Workspaces ab. Admins können gezielt festlegen, welche Kategorien ein Workspace nutzen darf. Einen separaten Basic-/Full-Modus für Events gibt es nicht mehr. Festivalbezogene Spalten in der Liste und die Sammelaktion zum Erzeugen eines Festivals erscheinen nur, wenn das Festivals-Feature aktiv ist.

Felder und Regeln

Allgemein

• Titel ist erforderlich.
• Slug wird am Event gespeichert, der aktuelle öffentliche Link nutzt aber die Event-ID und nicht den Slug.
• Status nutzt den Standard-Lebenszyklus: draft, published, archived.
• Sichtbarkeit steuert die öffentliche Ausgabe:
  • public: auf der öffentlichen Event-Seite sichtbar, wenn das Event zusätzlich veröffentlicht ist
  • unlisted: auf der öffentlichen Event-Seite sichtbar, wenn das Event zusätzlich veröffentlicht ist, aber für direkte Link-Freigabe statt offene Auffindbarkeit gedacht
  • private: nur intern
• Titelbild wird auf Detailseite und öffentlicher Seite gezeigt.
• Interne Notizen speichern nur für das Team sichtbaren Kontext direkt am Event.
• Künstler verweist auf einen Kontakt.
• Gebäude ist der Standard-Ort des Events.
• Adresse ist eine manuelle Adress-Überschreibung, getrennt vom Gebäude gespeichert.
• Festival und Festivaltag ordnen das Event in ein größeres Programm ein. Festivaltage werden nach Datum ausgewählt.

Zeitplan

Slots sind die eigentlichen Zeitblöcke.

• Jeder Slot hat Start und Ende.
• Ende muss nach dem Start liegen.
• allDay blendet die Uhrzeit-Eingabe im Formular aus.
• Ein Slot kann ein eigenes Gebäude setzen. Das überschreibt das Gebäude auf Event-Ebene für diesen Slot.
• Ein Slot kann eine eigene Kapazität haben.
• Ein Slot kann Vortragende und nur intern sichtbare Notizen speichern.
• Ein Slot kann ein eigenes Verkaufsfenster haben.

Der Zeitplan-Tab dient vor allem der Kontrolle und dem Löschen. Slots bearbeitest du im Event-Formular.

Buchung

Diese Felder liegen auf dem Event:

• Slot-Auswahl erforderlich erzwingt die Auswahl eines Slots bei der Reservierung.
• Warteliste erlauben schaltet Wartelisten-Verhalten auf Event-Ebene frei.
• Kapazität Reservierungen begrenzt die Anzahl der Reservierungen.
• Kapazität Tickets begrenzt das Ticketvolumen.
• Max. Tickets pro Anmeldung begrenzt die Menge pro Anmeldung.
• Manche Kategorien zeigen zusätzlich Benötigte Volunteers und Zählt für die Pflichtschulung für Staffing- und Trainingsplanung.

Das Schema enthält außerdem allowReservations, aber das aktuelle Event-Formular zeigt dieses Feld nicht an.

Verkauf

• Verkaufsstart und Verkaufsende können auf Event-Ebene gesetzt werden.
• Wenn diese Felder am Event gesetzt sind, behandelt die UI sie als Override über den Verkaufsfenstern einzelner Slots.
• Slots können trotzdem eigene Verkaufsfenster tragen, wenn feinere Steuerung nötig ist.

Detail-Tabs

Allgemein

Der Allgemein-Tab ist immer vorhanden. Er zeigt die Felder der gewählten Kategorie und kann enthalten:

• Titelbild
• Titel
• zusammengefasste Slot-Zeit
• Status und Sichtbarkeit
• Beschreibung
• Reservierungs- und Ticket-Kapazitäten
• Wartelisten- und Slot-Pflicht-Flags
• Verkaufsfenster
• Gebäude, Adresse und Künstler
• den Slot-Zeitplan, wenn die Kategorie die Slot-Details hier zeigt

Zeitplan

Der Zeitplan-Tab erscheint nur bei Kategorien mit eigener Slot-Ansicht. Kategorien mit genau einem Slot zeigen die Zeit stattdessen im Tab Allgemein.

Der Zeitplan-Tab listet Slots in einer Tabelle mit:

• Titel
• Start
• Ende
• Kapazität
• Gebäude

Hier kannst du Slots gesammelt löschen. Beim Löschen werden Reminder abgebrochen und der Slot aus verbundenen Google-Kalendern entfernt.

Reservierungen

Der Reservierungen-Tab erscheint nur bei Kategorien, die Reservierungsverhalten unterstützen.

Der Reservierungen-Tab kombiniert Dashboard und Admin-Workflow. Er zeigt:

• den für dieses Event geltenden Reservierungsablauf
• Summen für Reservierungen, angenommen, eingeladen, Warteliste und verbleibende Kapazität
• eine Slot-Zusammenfassung, wenn das Event Slots hat
• Bereiche für manuelle Prüfung, eingeladen, angenommen, Warteliste und abgesagt / storniert

Auf dieser Seite können Admins vorhandene aktive Workspace-Mitglieder aus allen Mitgliedern, ausgewählten Gruppen oder gezielt ausgewählten Personen zum Event hinzufügen. Wenn das Event einen Reservierungs-Slot verlangt, muss vor dem Hinzufügen ein Slot ausgewählt werden. Mit Event-Ablauf anwenden bleibt die Standardlogik des Events erhalten: einladungsbasierte Abläufe starten mit eingeladen, wartelistenfähige kapazitätsbasierte Abläufe nehmen erst an und setzen danach auf die Warteliste.

Statuswechsel und das Entfernen von Reservierungen passieren direkt in diesen Bereichen. Wenn ein angenommener Platz frei wird, rückt automatisch der nächste Wartelisten-Eintrag nach, falls nötig slotbezogen. Bei Sneak-Preview-Abläufen werden Favoriten zuerst nachgezogen, sonst der älteste Wartelisten-Eintrag.

Diese Admin-Aktionen aktualisieren nur Reservierungsdaten. Sie verschicken keine Einladungs- oder Bestätigungs-E-Mails und sind getrennt vom besucherorientierten Formular auf öffentlichen Links.

Anmeldeformular

Der Tab Anmeldeformular erscheint bei Kategorien mit Reservierungsverhalten.

• Er steuert zusätzliche Felder auf der öffentlichen Reservierungsseite dieses Events.
• Unterstützte Feldtypen sind Text, langer Text, Zahl und Auswahl.
• Felder können als Pflichtfelder markiert und neu sortiert werden.
• Eingereichte Antworten werden mit der Reservierung gespeichert und im Tab Reservierungen wieder angezeigt.

Öffentliche Event-Seite

Im Header der Event-Detailseite kann ein öffentlicher Link kopiert werden.

Die öffentliche Seite liegt unter /ev/:eventId und zeigt nur Events, die gleichzeitig:

• published
• public oder unlisted

sind.

Die öffentliche Seite kann zeigen:

• Workspace-Branding
• Titel
• Beschreibung
• Titelbild
• veröffentlichte Slots
• Slot-Kapazität und verbleibende Plätze
• Gebäudename des Slots
• bei reservierungsfähigen Events ein Reservierungsformular für Besucher*innen

Wichtiges Verhalten auf der öffentlichen Seite:

• Events mit mehreren Slots verlangen zuerst die Slot-Auswahl. Bei genau einem Slot wird dieser automatisch vorbelegt.
• Das Reservierungsformular enthält immer Name und E-Mail. Workspace-weite Defaults können zusätzlich Telefon verpflichtend machen, Notizen einblenden und einen Datenschutz-Link anzeigen.
• Jedes Event kann eigene Formularfelder ergänzen.
• Ist das Event voll, blockiert die Seite neue Reservierungen oder bietet die Warteliste an, abhängig von den Event-Einstellungen.
• Wenn E-Mail-Bestätigung aktiv ist, hält die eingereichte Reservierung sofort Kapazität und wird erst über den zugesandten Link bestätigt.
• Verifizierungs-, Bestätigungs- und Wartelisten-E-Mails verwenden das Absenderkonto und die Vorlagen aus System Settings → Events.

Diese Route deckt jetzt Reservierung und Bestätigungsfluss ab, zeigt aber weiterhin keinen Ticket-Checkout und keine Bestellverwaltung.

Sync- und Reminder-Nebenwirkungen

Das Speichern von Slots macht mehr als nur Daten zu schreiben:

• Neue nicht-ganztägige Slots aus dem Hauptformular planen standardmäßig eine Erinnerung 15 Minuten vor Start, wenn der Termin in der Zukunft liegt.
• Slot-Create, -Update und -Delete stoßen Google-Kalender-Sync an, wenn eine Startzeit vorhanden ist.
• Nach Slot-Änderungen wird außerdem der Kalender-Sync mobiler Geräte ausgelöst.
• Beim Löschen eines Events werden seine Slots entfernt, zugehörige Reminder abgebrochen und synchronisierte Google-Kalender-Kopien dieser Slots gelöscht.

Damit das praktisch funktioniert, brauchen Benutzer ihre eigene Google-/Geräte-Konfiguration in Meine Verbindungen. Workspace-weite Provider liegen in System-Integrationen.

Archivieren und Löschen

• Ein Statuswechsel auf archived behält den Datensatz.
• Beim Löschen werden Event und Slots entfernt.
• Bulk-Löschen ist in der Hauptliste verfügbar.
• Öffentliche Seiten funktionieren nicht mehr, sobald ein Event nicht mehr gleichzeitig published und public ist.