Rechnungen

Rechnungen sind ausgehende Rechnungen an Kund*innen. Jede Rechnung gehört zu einer Ausstellerorganisation, kann mit einer Kundenorganisation, Anfrage, einem Projekt, Angebot und Auftrag verknüpft werden und speichert eigene Positionen, Summen, PDF-Texte und Statuswerte.

Nutze diese Seite zusammen mit Organisationen, Workspace-Einstellungen, Kontakte, Arbeitszeiten, Aufträge, Angebote, Projekte und Abgleich von Banktransaktionen.

Vor dem Start

Lege mindestens eine Ausstellerorganisation in Organisationen an. Die Ausstellerorganisation liefert Logo, UID, Adresse, Kontakte, Bankdaten und optional eigene Rechnungsnummernlogik für das PDF.
Pflege Workspace-Standards unter Workspace-Einstellungen -> Allgemein und Workspace-Einstellungen -> Benennung. Neue Rechnungen übernehmen, falls vorhanden, Standardwährung und Standard-Ausstellerorganisation.
Lege Kontakte in Kontakte an und verknüpfe sie mit der Kundenorganisation. Kontakte mit receiveInvoice werden als E-Mail-Empfänger verwendet. Der Hauptkontakt wird auf PDFs bevorzugt angezeigt.
Wenn du nach Zeit abrechnest, müssen die relevanten Arbeitszeiten in Arbeitszeiten vorhanden sein. Im Rechnungsformular werden nur Arbeitszeiten angeboten, die draft oder approved sind, noch keiner anderen Rechnung zugeordnet sind und zum gewählten Projekt oder Auftrag passen.

Rechnung erstellen

Über Rechnungen mit Rechnung hinzufügen.
Aus der Projektansicht unter Projekte. Dabei werden das Projekt und, sofern sich genau eine Kundenorganisation eindeutig auflösen lässt, auch die Kundenorganisation vorausgefüllt.
Aus einer Anfrage, einem Angebot oder einem Auftrag. Einblick erstellt eine draft-Rechnung, kopiert nicht archivierte Quellpositionen, übernimmt die Quellverknüpfungen zur Nachverfolgung, verwendet die Quell- oder Workspace-Währung und öffnet die neue Rechnung zur Prüfung.
Anfragepositionen, die nicht angeboten werden sollen, werden übersprungen. Angebots- und Auftragspositionen behalten ihre Herkunftslinks, damit die Rechnung mit Vertriebs- und Ausführungskette verbunden bleibt.

Rechnungen duplizieren

Nutze Duplizieren in der Liste oder auf der Detailseite, um eine neue draft-Rechnung mit frischer Rechnungsnummer anzulegen.
Das Duplikat setzt date auf heute und dueDate auf heute plus 14 Tage zurück.
Außerdem werden Positionen, Aussteller- und Kundenorganisation, Anfrage-, Projekt-, Angebots- und Auftragsverknüpfungen, Abrechnungszeiträume, Reverse Charge und PDF-Texte übernommen.

Neue Rechnungen starten standardmäßig mit:

date: heute
dueDate: heute plus 14 Tage
status: draft
reverseCharge: aus
issuerOrganization: Standard-Ausstellerorganisation des Workspaces, falls gesetzt
currency: Standardwährung des Workspaces, falls gesetzt
pdfTitle, pdfTextTop und pdfTextBottom: Workspace-weite Rechnungs-PDF-Defaults, falls gesetzt

Tab Allgemein

Ausstellerorganisation: Beim Anlegen Pflichtfeld. Die Vorschau der nächsten Rechnungsnummer wird zuerst aus den Einstellungen der Organisation, danach aus den Workspace-Standards berechnet.
Kundenorganisation: Optional, aber nötig für Kundendaten im PDF und für E-Mail-Empfänger.
Status: draft, sent, paid, overdue, cancelled.
Währung: Wird standardmäßig aus den Workspace-Einstellungen übernommen.
Rechnungsdatum und Fälligkeitsdatum: Werden direkt auf der Rechnung gespeichert.
Reverse Charge: Bei Aktivierung wird Steuer als 0 ausgewiesen und brutto entspricht netto.
Anfrage, Projekt, Angebot, Auftrag: Optionale Verknüpfungen für Nachvollziehbarkeit.
Abrechnungszeitraum von/bis: Wird gespeichert, auch wenn die aktuelle Detailansicht vor allem Rechnungs- und Fälligkeitsdatum zeigt.

Tab Positionen

Hier kombinierst du eigene Positionen, Produktpositionen und aus Arbeitszeiten erzeugte Positionen.

Eigene Position hinzufügen erstellt eine manuelle Zeile.
Produkt hinzufügen fügt ein veröffentlichtes Produkt ein, wenn das Produkte-Feature aktiv ist. Die Produktauswahl füllt Titel, Beschreibung, Einheit, Einzelpreis und Standard-Steuersatz vor.
Arbeitszeiten öffnet die Arbeitszeit-Auswahl im Tab Positionen. Verfügbare Aggregationen:
- individual
- per_user
- per_day
- per_project
- combined
Jede ausgewählte Arbeitszeit löst den Verrechnungssatz in dieser Reihenfolge auf: manuelle Lohn-Auswahl, Standard des Auftrags, Standard des Projekts, Lohn der verknüpften oder aktiven Beschäftigung und zuletzt der Workspace-Standardlohn. Gültigkeitsdaten und Abrechnungskategorie des Lohns müssen zum Arbeitsdatum passen.
Wenn für eine Arbeitszeit kein Satz auflösbar ist, warnt die Auswahl und überspringt sie beim Erzeugen von Positionen, bis du einen Lohn auswählst oder die Abrechnungseinstellungen korrigierst.
Generierte Arbeitszeitpositionen verwenden die Stundeneinheit, gerundete Stunden und einen Titel passend zur gewählten Aggregation. Aggregierte Auswahlen bleiben nach Verrechnungssatz getrennt, sodass eine Aggregation bei unterschiedlichen Sätzen mehrere Zeilen erzeugen kann.
Erneutes Generieren ersetzt frühere aus Arbeitszeiten erzeugte Positionen und behält manuelle oder produktbasierte Positionen.

Positionen und Summen

Positionen speichern Titel, Beschreibung, Menge, Einheit, Einzelpreis, Steuersatz, Nettobetrag, Steuerbetrag und Gesamtbetrag.
Wenn das Produkte-Feature aktiviert ist, können Rechnungspositionen ein veröffentlichtes Produkt als Katalogquelle nutzen. Einzelstücke erlauben keine Menge über 1.
Positionen können ein Erlöskonto für die Buchhaltung tragen. Die Auswahl eines Produkts oder Verrechnungssatzes kann dieses Konto aus dem Katalogdatensatz vorbelegen.
Solange Reverse Charge nicht aktiv ist, wird der Standard-Steuersatz in dieser Reihenfolge aufgelöst:
1. defaultTaxRate der Kundenorganisation
2. defaultTaxRate des Workspaces
3. 0
Rechnungssummen werden bei jeder Positionsänderung neu berechnet.
Reverse-Charge-Rechnungen setzen die Steuersätze der Positionen beim Bearbeiten auf 0 und erzwingen auch in der Rechnungssumme Steuer 0.
In der Detailansicht können Positionen hinzugefügt, bearbeitet und gelöscht werden, solange die Rechnung noch draft ist.
Sobald eine Rechnung draft verlassen hat, sind Positionen gesperrt. Wenn die Rechnung Teil einer Kette Anfrage -> Angebot -> Auftrag -> Rechnung ist, kann die Detailansicht Angebots- und Rechnungspositionen weiterhin als Referenz nebeneinander anzeigen.
Lagergeführte Produktpositionen erzeugen sale-Lagerbewegungen, wenn eine Rechnung erstmals sent, paid oder overdue erreicht. Wird eine finalisierte Rechnung storniert, entstehen passende return-Bewegungen.
Wenn eine bezahlte Rechnung Journalbuchungen erzeugt, nutzt Einblick zuerst das Erlöskonto der Position. Bei Positionen aus zugeordneten Arbeitszeiten kann der Erlös nach zugeordneten Stunden auf Arbeitszeit-, Auftrags-, Projekt- oder Verrechnungssatzkonten verteilt werden, bevor Einblick auf das Workspace-Erlöskonto zurückfällt.

PDF- und E-Mail-Einstellungen

PDF-Titel, Text über den Positionen und Text unter den Positionen werden pro Rechnung gespeichert. Neue Rechnungen werden aus den Workspace-weiten PDF-Defaults vorbelegt, wenn kein expliziter Wert übergeben wird.
Im PDF-Tab lassen sich Rechnungstexte auf die aktuellen Workspace-Defaults zurücksetzen und ausstellerspezifische PDF-Overrides öffnen, wenn die Ausstellerorganisation welche hat.
Jede Rechnung kann entweder die Workspace-Standardvorlage verwenden oder im PDF-Tab eine eigene PDF-Vorlage wählen.
Workspace-weite Defaults für PDF-Titel, Text oben, Text unten und PDF-Vorlage werden unter Workspace-Einstellungen -> Abrechnung gepflegt.
PDF-Text-Defaults unterstützen Platzhalter für Kund*in, Rechnungsnummer, Rechnungs- und Fälligkeitsdatum, Netto-/Steuer-/Bruttobetrag, Aussteller, Projekt und Leistungsbeschreibung.
Workspace-weite Vorlagen für Rechnungs-E-Mail-Texte liegen unter Workspace-Einstellungen -> Abrechnung. Pflege getrennte Texte für Englisch, Deutsch und Tschechisch; der Versanddialog nutzt die aktuelle Oberflächensprache und fällt bei einem leeren Feld auf den Standardtext dieser Sprache zurück.
Das generierte PDF verwendet:
- Daten der Ausstellerorganisation
- Bankdaten der Ausstellerorganisation, primäre zuerst
- Kontakte der Ausstellerorganisation, Hauptkontakt zuerst
- Daten und Kontakte der Kundenorganisation
- Rechnungspositionen und Summen
- Projekttitel, falls verknüpft
- Logo der Ausstellerorganisation, sonst Workspace-Logo als Fallback
Wenn die Ausstellerorganisation eine IBAN hat, enthält das PDF zusätzlich einen EPC-/SEPA-Zahlungs-QR-Code.

Rechnung versenden

Die Detailseite zeigt Rechnung per E-Mail senden, wenn die Rechnung noch draft ist und die Kundenorganisation mindestens einen verknüpften Kontakt mit receiveInvoice = true hat. Bei Nicht-Entwurfsrechnungen erscheint die Senden-Aktion erneut, sobald ein korrigiertes PDF bereitsteht und Empfänger vorhanden sind.
Verfügbare Absender sind:
- Absenderidentitäten aus verifizierten Workspace-Versanddomains
- aktive Google-Workspace- und SMTP-Absenderidentitäten
- der verwaltete Einblick-Fallback, wenn er verfügbar ist; Empfänger*innen sehen eine Workspace-spezifische @send.einblick.xyz-Adresse, Antworten gehen an die konfigurierte Reply-To-Adresse
Der Betreff startet mit dem Rechnungsnamen, kann vor dem Versand aber angepasst werden.
Der E-Mail-Text startet mit der Workspace-Vorlage und kann vor dem Versand bearbeitet werden. Beim Wechsel des Absenders lädt Einblick dessen Signatur, falls eine hinterlegt ist, andernfalls die für die Rechnung aufgelöste Organisations- oder Workspace-Signatur. Die Signatur kann im Dialog weiter bearbeitet werden.
BCC an mich sendet eine Kopie an die Google-Workspace- oder SMTP-Absenderadresse. Verwaltete und verifizierte Domain-Identitäten verwenden ihre konfigurierte Reply-To-Adresse, wenn vorhanden.
Beim Einreihen speichert Einblick eine unveränderliche E-Mail- und PDF-Zustellung unter E-Mail → Gesendet. Die Rechnung oder bereite Korrektur bleibt gesperrt, solange das Provider-Ergebnis ungeklärt ist, damit sich das kundensichtbare Dokument nach dem Einreihen nicht mehr ändert.
Erst die Annahme durch den Provider speichert das exakte PDF als Rechnungssnapshot und setzt eine Entwurfsrechnung auf sent; bei einer Korrektur wird der bereite Korrektur-Snapshot als gesendet markiert. Ein dauerhafter Fehler oder Zustellung verwerfen löst die Sperre, ohne diesen Übergang auszuführen. Annahme unklar lässt sich in der Detailansicht der gesendeten Nachricht bestätigen, mit derselben unveränderlichen E-Mail erneut versuchen oder verwerfen.
Eine spätere Zurückweisung oder Spam-Beschwerde bleibt an der ausgehenden E-Mail sichtbar, setzt die Rechnung aber nicht auf draft zurück, weil der Provider den Sendeauftrag bereits angenommen hatte.
Wenn du nicht direkt senden willst, bietet der Dialog auch den manuellen Fallback: PDF herunterladen und einen mailto:-Entwurf mit dem aktuellen Betreff öffnen.

Zahlungserinnerungen

Gesendete oder überfällige Rechnungen können drei aufeinanderfolgende Erinnerungsstufen durchlaufen. Konfiguriere je Stufe Abstand, neues Fälligkeitsdatum, Mahngebühr, E-Mail-Vorlage und optionalen automatischen Versand unter Workspace-Einstellungen -> Abrechnung. Spätere Abstände beginnen mit der zuletzt angenommenen Erinnerung.
Öffne auf der Rechnungsdetailseite das Erinnerungs-Sheet, um einen nutzbaren Absender und Empfänger*innen zu wählen, Gebühr, Fälligkeit, Nachricht und Signatur zu bearbeiten, die Originalrechnung anzuhängen, BCC zu setzen oder einen manuellen Versand zu protokollieren.
Automatische Erinnerungen verwenden den konfigurierten nutzbaren Standardabsender und überspringen den Lauf, wenn keiner verfügbar ist. Pro Stufe lassen sich außerdem Originalanhang, BCC und Workspace-Benachrichtigung steuern.
Eine Erinnerung zählt erst nach Annahme durch den Provider als gesendet. Bis dahin bleibt die Rechnung für diese Erinnerung gesperrt; ein dauerhafter Fehler kann erneut versucht werden. Annahme unklar blockiert die nächste Stufe, bis du unter E-Mail → Gesendet den Versand bestätigst, die exakte unveränderliche E-Mail erneut sendest oder die Zustellung verwirfst.
Die Provider-Annahme protokolliert die Erinnerung und lässt die Rechnung overdue. Eine manuell gesendete oder protokollierte Stufe wird nicht nochmals automatisch verschickt.

Gesendete Rechnung korrigieren

Gesendete, bezahlte und überfällige Rechnungen können von der Detailseite aus korrigiert werden. Entwürfe brauchen keinen Korrekturablauf; stornierte Rechnungen können nicht korrigiert werden.
Eine Korrektur braucht eine Notiz. Solange sie offen ist, gibt das Bearbeitungsformular kundensichtbare Felder wieder frei, darunter Kund*in, Projekt, Angebot, Auftrag, Datum, Fälligkeit, Status, Reverse Charge, Positionen, Abrechnungszeitraum sowie PDF-Text und Vorlage. Aussteller und Währung bleiben gesperrt.
Nach der Bearbeitung erzeugt Korrigiertes PDF erstellen einen eigenen Korrektur-Snapshot mit Versionsnummer und Kennzeichnung als korrigierte Rechnung.
Eine bereite Korrektur kann per E-Mail versendet oder manuell behandelt werden, indem du das PDF herunterlädst und die Korrektur als gesendet markierst. Die Lifecycle-Karte zeigt Start, Bereitstellung und Versand der Korrektur.
Schließe die offene Korrektur ab, bevor du die Rechnung stornierst.

Detailseite und Status

Wichtige Aktionen:
- Rechnung bearbeiten
- Rechnung duplizieren
- PDF herunterladen
- Rechnung senden
- Korrektur starten oder abschließen
- Rechnung löschen
Löschen ist nur für Entwürfe möglich und erfordert Admin-Rechte.
Das Bearbeitungsformular bleibt nach draft verfügbar, aber kundensichtbare Felder, Positionen, PDF-Text/Vorlage, Datum, Währung, Aussteller, Kunde und Reverse-Charge-Einstellungen sind gesperrt.
Interne Verknüpfungen zu Anfrage, Projekt, Angebot und Auftrag sowie der Rechnungsstatus können weiter aktualisiert werden. Nicht-Entwurfsrechnungen können nicht zurück auf draft gesetzt werden.
Die Detailseite zeigt außerdem:
- Karten für Aussteller- und Kundenorganisation
- eine Prozess-Timeline mit verknüpfter Anfrage, Angebot, Auftrag und Rechnung
- eine Karte für verknüpfte Bankzahlungen
- den gespeicherten PDF-Snapshot für Nicht-Entwurfsrechnungen oder einen Hinweis, solange der Hintergrund-Snapshot noch erstellt wird
Wenn eine Rechnung sent ist, erscheint direkt eine Aktion zum Markieren als bezahlt.
Beim Download einer Entwurfsrechnung wird das aktuelle PDF neu gerendert. Bei gesendeten, bezahlten oder überfälligen Rechnungen wird der gespeicherte PDF-Snapshot wiederverwendet, sobald er existiert.
Die Rechnungsübersicht unterstützt Tabellen- und Grid-Ansicht, Volltextsuche sowie Filter nach Rechnungsdatum, Fälligkeitsdatum, Status, Kunde, Aussteller, Anfrage, Projekt, Angebot und Auftrag.
Nutze Dateien exportieren in der Rechnungsübersicht, um Rechnungs-PDFs als ZIP-Archiv herunterzuladen. Das Export-Sheet kann das Archiv auf Jahr, Quartal oder einen eigenen Datumsbereich begrenzen, jede Rechnung optional in einen eigenen Ordner legen und Entwurfs-PDFs vor dem ZIP-Erstellen rendern.

Zahlungsabgleich

Auf der Rechnungsdetailseite kann eine eingehende Banktransaktion mit der Rechnung verknüpft werden.
Vorschläge basieren auf noch nicht verknüpften Transaktionen mit ähnlichem Betrag.
Nach der Verknüpfung zeigt die Rechnungsliste diese Zahlung an und die Detailseite zeigt die zugeordnete Transaktion.
Den vollständigen Ablauf beschreibt Abgleich von Banktransaktionen.