Finanzen

Rechnungen

Ausgangsrechnungen erstellen, versenden, abgleichen und verfolgen – mit organisationsspezifischer Nummerierung, PDF-Ausgabe und Zahlungszuordnung.

Rechnungen

Rechnungen sind ausgehende Rechnungen an Kund*innen. Jede Rechnung gehört zu einer Ausstellerorganisation, kann mit einer Kundenorganisation, Anfrage, einem Projekt, Angebot und Auftrag verknüpft werden und speichert eigene Positionen, Summen, PDF-Texte und Statuswerte.

Nutze diese Seite zusammen mit Organisationen, Workspace-Einstellungen, Kontakte, Arbeitszeiten, Aufträge, Angebote, Projekte und Abgleich von Banktransaktionen.

Vor dem Start

  • Lege mindestens eine Ausstellerorganisation in Organisationen an. Die Ausstellerorganisation liefert Logo, UID, Adresse, Kontakte, Bankdaten und optional eigene Rechnungsnummernlogik für das PDF.
  • Pflege Workspace-Standards unter Workspace-Einstellungen -> Allgemein und Workspace-Einstellungen -> Benennung. Neue Rechnungen übernehmen, falls vorhanden, Standardwährung und Standard-Ausstellerorganisation.
  • Lege Kontakte in Kontakte an und verknüpfe sie mit der Kundenorganisation. Kontakte mit receiveInvoice werden als E-Mail-Empfänger verwendet. Der Hauptkontakt wird auf PDFs bevorzugt angezeigt.
  • Wenn du nach Zeit abrechnest, müssen die relevanten Arbeitszeiten in Arbeitszeiten vorhanden sein. Im Rechnungsformular werden nur Arbeitszeiten angeboten, die draft oder approved sind, noch keiner anderen Rechnung zugeordnet sind und zum gewählten Projekt oder Auftrag passen.

Rechnung erstellen

  • Über Rechnungen mit Rechnung hinzufügen.
  • Aus der Projektansicht unter Projekte. Dabei werden das Projekt und, sofern sich genau eine Kundenorganisation eindeutig auflösen lässt, auch die Kundenorganisation vorausgefüllt.
  • Aus einer Anfrage, einem Angebot oder einem Auftrag. Einblick erstellt eine draft-Rechnung, kopiert nicht archivierte Quellpositionen, übernimmt die Quellverknüpfungen zur Nachverfolgung, verwendet die Quell- oder Workspace-Währung und öffnet die neue Rechnung zur Prüfung.
  • Anfragepositionen, die nicht angeboten werden sollen, werden übersprungen. Angebots- und Auftragspositionen behalten ihre Herkunftslinks, damit die Rechnung mit Vertriebs- und Ausführungskette verbunden bleibt.

Rechnungen duplizieren

  • Nutze Duplizieren in der Liste oder auf der Detailseite, um eine neue draft-Rechnung mit frischer Rechnungsnummer anzulegen.
  • Das Duplikat setzt date auf heute und dueDate auf heute plus 14 Tage zurück.
  • Außerdem werden Positionen, Aussteller- und Kundenorganisation, Anfrage-, Projekt-, Angebots- und Auftragsverknüpfungen, Abrechnungszeiträume, Reverse Charge und PDF-Texte übernommen.

Neue Rechnungen starten standardmäßig mit:

  • date: heute
  • dueDate: heute plus 14 Tage
  • status: draft
  • reverseCharge: aus
  • issuerOrganization: Standard-Ausstellerorganisation des Workspaces, falls gesetzt
  • currency: Standardwährung des Workspaces, falls gesetzt
  • pdfTitle, pdfTextTop und pdfTextBottom: workspace-weite Rechnungs-PDF-Defaults, falls gesetzt

Tab Allgemein

  • Ausstellerorganisation: Beim Anlegen Pflichtfeld. Die Vorschau der nächsten Rechnungsnummer wird zuerst aus den Einstellungen der Organisation, danach aus den Workspace-Standards berechnet.
  • Kundenorganisation: Optional, aber nötig für Kundendaten im PDF und für E-Mail-Empfänger.
  • Status: draft, sent, paid, overdue, cancelled.
  • Währung: Wird standardmäßig aus den Workspace-Einstellungen übernommen.
  • Rechnungsdatum und Fälligkeitsdatum: Werden direkt auf der Rechnung gespeichert.
  • Reverse Charge: Bei Aktivierung wird Steuer als 0 ausgewiesen und brutto entspricht netto.
  • Anfrage, Projekt, Angebot, Auftrag: Optionale Verknüpfungen für Nachvollziehbarkeit.
  • Abrechnungszeitraum von/bis: Wird gespeichert, auch wenn die aktuelle Detailansicht vor allem Rechnungs- und Fälligkeitsdatum zeigt.

Tab Positionen

Hier kombinierst du eigene Positionen, Produktpositionen und aus Arbeitszeiten erzeugte Positionen.

  • Eigene Position hinzufügen erstellt eine manuelle Zeile.
  • Produkt hinzufügen fügt ein veröffentlichtes Produkt ein, wenn das Produkte-Feature aktiv ist. Die Produktauswahl füllt Titel, Beschreibung, Einheit, Einzelpreis und Standard-Steuersatz vor.
  • Arbeitszeiten öffnet die Arbeitszeit-Auswahl im Tab Positionen. Verfügbare Aggregationen:
    • individual
    • per_user
    • per_day
    • per_project
    • combined
  • Der vorgeschlagene Stundensatz kommt aus defaultHourlyRate der Workspace-Einstellungen und fällt aktuell auf 75 zurück, wenn kein Workspace-Wert gesetzt ist.
  • Generierte Arbeitszeitpositionen verwenden die Stundeneinheit, gerundete Stunden und einen Titel passend zur gewählten Aggregation.
  • Erneutes Generieren ersetzt frühere aus Arbeitszeiten erzeugte Positionen und behält manuelle oder produktbasierte Positionen.

Positionen und Summen

  • Positionen speichern Titel, Beschreibung, Menge, Einheit, Einzelpreis, Steuersatz, Nettobetrag, Steuerbetrag und Gesamtbetrag.
  • Wenn das Produkte-Feature aktiviert ist, können Rechnungspositionen ein veröffentlichtes Produkt als Katalogquelle nutzen. Einzelstücke erlauben keine Menge über 1.
  • Positionen können ein Erlöskonto für die Buchhaltung tragen. Die Auswahl eines Produkts oder Verrechnungssatzes kann dieses Konto aus dem Katalogdatensatz vorbelegen.
  • Solange Reverse Charge nicht aktiv ist, wird der Standard-Steuersatz in dieser Reihenfolge aufgelöst:
    1. defaultTaxRate der Kundenorganisation
    2. defaultTaxRate des Workspaces
    3. 0
  • Rechnungssummen werden bei jeder Positionsänderung neu berechnet.
  • Reverse-Charge-Rechnungen setzen die Steuersätze der Positionen beim Bearbeiten auf 0 und erzwingen auch in der Rechnungssumme Steuer 0.
  • In der Detailansicht können Positionen hinzugefügt, bearbeitet und gelöscht werden, solange die Rechnung noch draft ist.
  • Sobald eine Rechnung draft verlassen hat, sind Positionen gesperrt. Wenn die Rechnung Teil einer Kette Anfrage -> Angebot -> Auftrag -> Rechnung ist, kann die Detailansicht Angebots- und Rechnungspositionen weiterhin als Referenz nebeneinander anzeigen.
  • Lagergeführte Produktpositionen erzeugen sale-Lagerbewegungen, wenn eine Rechnung erstmals sent, paid oder overdue erreicht. Wird eine finalisierte Rechnung storniert, entstehen passende return-Bewegungen.
  • Wenn eine bezahlte Rechnung Journalbuchungen erzeugt, nutzt Einblick zuerst das Erlöskonto der Position. Bei Positionen aus zugeordneten Arbeitszeiten kann der Erlös nach zugeordneten Stunden auf Arbeitszeit-, Auftrags-, Projekt- oder Verrechnungssatzkonten verteilt werden, bevor Einblick auf das Workspace-Erlöskonto zurückfällt.

PDF- und E-Mail-Einstellungen

  • PDF-Titel, Text über den Positionen und Text unter den Positionen werden pro Rechnung gespeichert. Neue Rechnungen werden aus den workspace-weiten PDF-Defaults vorbelegt, wenn kein expliziter Wert übergeben wird.
  • Im PDF-Tab lassen sich Rechnungstexte auf die aktuellen Workspace-Defaults zurücksetzen und ausstellerspezifische PDF-Overrides öffnen, wenn die Ausstellerorganisation welche hat.
  • Jede Rechnung kann entweder die Workspace-Standardvorlage verwenden oder im PDF-Tab eine eigene PDF-Vorlage wählen.
  • Workspace-weite Defaults für PDF-Titel, Text oben, Text unten und PDF-Vorlage werden unter Workspace-Einstellungen -> Abrechnung gepflegt.
  • PDF-Text-Defaults unterstützen Platzhalter für Kund*in, Rechnungsnummer, Rechnungs- und Fälligkeitsdatum, Netto-/Steuer-/Bruttobetrag, Aussteller, Projekt und Leistungsbeschreibung.
  • Workspace-weite Vorlagen für Rechnungs-E-Mail-Texte liegen unter Workspace-Einstellungen -> Benennung.
  • Das generierte PDF verwendet:
    • Daten der Ausstellerorganisation
    • Bankdaten der Ausstellerorganisation, primäre zuerst
    • Kontakte der Ausstellerorganisation, Hauptkontakt zuerst
    • Daten und Kontakte der Kundenorganisation
    • Rechnungspositionen und Summen
    • Projekttitel, falls verknüpft
    • Logo der Ausstellerorganisation, sonst Workspace-Logo als Fallback
  • Wenn die Ausstellerorganisation eine IBAN hat, enthält das PDF zusätzlich einen EPC-/SEPA-Zahlungs-QR-Code.

Rechnung versenden

  • Die Detailseite zeigt Rechnung per E-Mail senden nur dann, wenn die Rechnung noch draft ist und die Kundenorganisation mindestens einen verknüpften Kontakt mit receiveInvoice = true hat.
  • Verfügbare Absender sind:
    • aktive Workspace-SMTP-Konten mit aktiviertem SMTP
    • der Einblick-Absenderdienst als Fallback
  • Der Betreff startet mit dem Rechnungsnamen, kann vor dem Versand aber angepasst werden.
  • Der E-Mail-Text startet mit der Workspace-Vorlage und kann vor dem Versand bearbeitet werden. Die Absender-Signatur lässt sich im selben Dialog ebenfalls prüfen und anpassen.
  • Der Versand speichert das exakt gesendete PDF als Rechnungssnapshot, setzt die Rechnung auf sent und protokolliert die ausgehende E-Mail.
  • Wenn du nicht direkt senden willst, bietet der Dialog auch den manuellen Fallback: PDF herunterladen und einen mailto:-Entwurf mit dem aktuellen Betreff öffnen.

Detailseite und Status

  • Wichtige Aktionen:
    • Rechnung bearbeiten
    • Rechnung duplizieren
    • PDF herunterladen
    • Rechnung senden
    • Rechnung löschen
  • Löschen ist nur für Entwürfe möglich und erfordert Admin-Rechte.
  • Das Bearbeitungsformular bleibt nach draft verfügbar, aber kundensichtbare Felder, Positionen, PDF-Text/Vorlage, Datum, Währung, Aussteller, Kunde und Reverse-Charge-Einstellungen sind gesperrt.
  • Interne Verknüpfungen zu Anfrage, Projekt, Angebot und Auftrag sowie der Rechnungsstatus können weiter aktualisiert werden. Nicht-Entwurfsrechnungen können nicht zurück auf draft gesetzt werden.
  • Die Detailseite zeigt außerdem:
    • Karten für Aussteller- und Kundenorganisation
    • eine Prozess-Timeline mit verknüpfter Anfrage, Angebot, Auftrag und Rechnung
    • eine Karte für verknüpfte Bankzahlungen
    • den gespeicherten PDF-Snapshot für Nicht-Entwurfsrechnungen oder einen Hinweis, solange der Hintergrund-Snapshot noch erstellt wird
  • Wenn eine Rechnung sent ist, erscheint direkt eine Aktion zum Markieren als bezahlt.
  • Beim Download einer Entwurfsrechnung wird das aktuelle PDF neu gerendert. Bei gesendeten, bezahlten oder überfälligen Rechnungen wird der gespeicherte PDF-Snapshot wiederverwendet, sobald er existiert.
  • Die Rechnungsübersicht unterstützt Tabellen- und Grid-Ansicht, Volltextsuche sowie Filter nach Rechnungsdatum, Fälligkeitsdatum, Status, Kunde, Aussteller, Anfrage, Projekt, Angebot und Auftrag.
  • Nutze Dateien exportieren in der Rechnungsübersicht, um Rechnungs-PDFs als ZIP-Archiv herunterzuladen. Das Export-Sheet kann das Archiv auf Jahr, Quartal oder einen eigenen Datumsbereich begrenzen, jede Rechnung optional in einen eigenen Ordner legen und Entwurfs-PDFs vor dem ZIP-Erstellen rendern.

Zahlungsabgleich

  • Auf der Rechnungsdetailseite kann eine eingehende Banktransaktion mit der Rechnung verknüpft werden.
  • Vorschläge basieren auf noch nicht verknüpften Transaktionen mit ähnlichem Betrag.
  • Nach der Verknüpfung zeigt die Rechnungsliste diese Zahlung an und die Detailseite zeigt die zugeordnete Transaktion.
  • Den vollständigen Ablauf beschreibt Abgleich von Banktransaktionen.

Verwandte Dokumentation