Workspace-Einstellungen

Workspace-Einstellungen ermöglichen Administratorinnen, Workspace-weite Präferenzen zu konfigurieren, den Abo-Status zu prüfen und Sicherheitsrichtlinien, Darstellungsstandards sowie Systemverhalten zu verwalten. In der Seitenleiste liegen sie unter Einstellungen -> Workspace. Diese Einstellungen betreffen alle Benutzerinnen des Workspace und sollten sorgfältig verwaltet werden.

Allgemeine Einstellungen

Workspace-Namen festlegen, der in Navigation und Workspace-Auswahl angezeigt wird. Eine Umbenennung aktualisiert auch den Namen des Cloud-Root-Ordners des Workspace.
Den eindeutigen Workspace-Handle für die verwaltete Fallback-Absenderadresse festlegen. Er muss 3–48 Zeichen lang sein, mit einem Buchstaben oder einer Zahl beginnen und enden und darf sonst Kleinbuchstaben, Zahlen und Bindestriche enthalten. Einblick zeigt den normalisierten Wert als Vorschau und prüft vor dem Speichern die Verfügbarkeit. Eine Änderung gilt für künftige E-Mails; bereits gesendete Nachrichten behalten ihre ursprüngliche Von-Adresse, Antworten folgen weiterhin dem Reply-To.
Standardland und Standardwährung für Workspace-Abläufe festlegen.
Die Standard-Inhaltssprache als Ausgangssprache für neue redaktionelle Inhalte festlegen. Sie ist unabhängig von der persönlichen Oberflächensprache; bleibt das Feld leer, leitet Einblick sie aus dem Workspace-Land ab.
Wenn Invoicing aktiviert ist, den Standardverrechnungssatz als letzten Fallback für verrechnete Arbeitszeiten wählen.
Die Standardrolle festlegen, die beim Einladen neuer Workspace-Mitglieder vorausgewählt ist.
Die Karte Inventar enthält Negativen Materialbestand zulassen – standardmäßig aktiv. Ist die Option deaktiviert, lehnt Einblick jede Ausgangsbuchung ab, die den Materialbestand unter null ziehen würde – auch das Abschließen eines Produktionslaufs. Produktionsreservierungen bleiben in beiden Modi reine Warnhinweise.

Datenmodell und benutzerdefinierte Felder

Öffnen Sie Workspace-Einstellungen → Datenmodell, um benutzerdefinierte Felder für Gebäude, Events, Event-Slots und Festivals zu verwalten, sofern die Features aktiv sind.
Felder können Kurztext, Langtext, Rich Text, Zahl, Boolean, Datum oder Auswahl sein. Konfigurieren Sie stabilen Slug, Bezeichnung, Beschreibung, Pflichtstatus, Gruppe und Anzeigereihenfolge; Slug und Typ lassen sich nach dem Anlegen nicht mehr ändern.
Kurztext-, Langtext- und Rich-Text-Felder können als Übersetzbar markiert werden. Die Datensatzformulare speichern dann einen Ausgangswert und Werte für weitere Sprachen. Bearbeiter*innen können Sprachvarianten hinzufügen oder entfernen und bei passender Berechtigung und Workspace-KI-Richtlinie eine KI-Übersetzung erzeugen.
Das Archivieren einer Definition entfernt sie aus aktiven Formularen, ohne das native Schema umzuschreiben. Extern verwaltete Felder sind gekennzeichnet und behalten ihre externe Zuständigkeit.

Dashboards

Öffne Workspace-Einstellungen -> Dashboards, um geteilte Dashboard-Layouts Mitgliedern zuzuweisen.
Erstelle oder teile das Layout zuerst im normalen Dashboard. Geteilte Layouts erscheinen auch, wenn sie inaktiv sind; beim Zuweisen oder Setzen als Standard werden sie aktiviert.
Wende ein geteiltes Layout auf alle aktiven Mitglieder mit Konto, Mitglieder mit ausgewählten Rollen oder einzeln ausgewählte Mitglieder an. Mitglieder ohne Konto erscheinen nicht, weil ein Dashboard eine kontoeigene App-Einstellung ist. Die Seite zeigt pro gelistetem Mitglied das aktuelle Dashboard und gespeicherte persönliche Dashboards; aus einer Mitgliederzeile kannst du direkt ein geteiltes Layout zuweisen.
Als Standard macht ein geteiltes Layout zum Workspace-Fallback für Mitglieder ohne anderes aktives Dashboard.
Persönliche Dashboards löschen entfernt persönliche Layouts der Zielmitglieder, nachdem das geteilte Layout zugewiesen wurde. Benutzer*innen mit Zugriff auf die Verwaltung der Workspace-Einstellungen können außerdem einzelne gespeicherte Dashboards aus der Mitgliedertabelle löschen.
Die Dashboard-Verwaltung arbeitet in Vorgängen mit bis zu 250 aktiven Mitgliedern mit Konto.

Rollen

Öffne Workspace-Einstellungen -> Rollen, um Workspace-Rollen zu prüfen und benutzerdefinierte Rollen für Einladungen und Mitgliedschaften anzulegen.
Die geschützte Rolle Admin wird vom System angelegt und kann nicht bearbeitet oder gelöscht werden.
Benutzerdefinierte Rollen können leer starten oder die Berechtigungen einer bestehenden Rolle kopieren. Beim Kopieren werden die aktuellen Berechtigungen übernommen.
Die Detailansicht gruppiert aktive Berechtigungen nach Ressource und Aktion. Alle erlaubt die Aktion breit; bedingt wird pro Datensatz über die gespeicherte Bedingung ausgewertet.
Bedingte Regeln bieten nur Akteurwerte an, die zum gewählten Feldtyp passen. Kontoreferenzen lassen sich mit Aktueller Benutzer vergleichen, Workspace-Mitgliedsreferenzen mit Aktuelles Mitglied oder Mitgliedern in geleiteten Gruppen und Gruppenreferenzen mit geleiteten Gruppen oder eigenen Mitgliedsgruppen.
Bedingter Zugriff wird als eine oder mehrere Regelgruppen bearbeitet. Mehrere Regelgruppen werden in der Autorisierung mit ODER verknüpft, und fortgeschrittene Admins können das rohe Filter-AST-JSON einer Regelgruppe bearbeiten; das Backend validiert es vor dem Speichern erneut.
Aktionen in der Rollenverwaltung folgen der Berechtigung roles: Lesen steuert den Zugriff auf die Seite, Erstellen, Aktualisieren und Löschen steuern die passenden Änderungen. Berechtigungsressourcen folgen den aktivierten Workspace-Features; roles und workspace sind immer verfügbar.
Wenn Aufgaben aktiviert sind, bietet die Ressource automations getrennte Aktionen für Anzeigen, Entwürfe, Veröffentlichen, Ein-/Ausschalten, Vorschau, Laufverwaltung, Archivieren und Übertragen der Verantwortung.
Der gemeinsame Automations-Builder braucht das Automations-Feature und uneingeschränkten Lesezugriff auf Automationen zusätzlich zur passenden automations-Aktion. Beim Veröffentlichen prüft Einblick außerdem den uneingeschränkten Lesezugriff der verantwortlichen Person auf die Quell-Collection und die Berechtigung der Aktion, etwa Datensätze löschen oder Aufgaben erstellen. Vor der Ausführung werden diese Berechtigungen erneut geprüft.
Die Berechtigung salary bietet aktuell nur Lesezugriff. Sie steuert die Gehaltskosten-Diagramme auf Gruppendetailseiten.
Bedingte Benutzer*innen- und Rollenberechtigungen können Zielrollen zusätzlich auf die eigene Rolle, Rollen unterhalb der eigenen Rolle oder eine explizite Rollenliste begrenzen.
Berechtigungen löschen entfernt nach Bestätigung alle gespeicherten Berechtigungen einer nicht geschützten benutzerdefinierten Rolle, zum Beispiel bevor eine Rolle neu aufgebaut wird.
Benutzerdefinierte Rollen können umbenannt und beschrieben werden. Beim Löschen werden auch ihre Berechtigungen entfernt, aber das Löschen ist blockiert, solange die Rolle einem Mitglied zugewiesen ist.

Abonnement

Öffnen Sie Workspace-Einstellungen → Subscription, um die aktuellen Abo-Daten des Workspaces zu prüfen.
Die Seite zeigt Abo-Status, Billing-Status, Monatspreis, nächste Verlängerung, Steuerstatus, die erfasste Steuer-ID sowie die aktuell aktivierten Feature-Keys.
Die effektive Feature-Liste enthält Abhängigkeiten. Wenn CMS aktiviert wird, ist zum Beispiel auch Dateien aktiv, weil CMS-Medienfelder Uploads dort speichern.
Wenn bereits ein neuer Monatspreis geplant ist, sehen Sie zusätzlich den ausstehenden Betrag für den nächsten Abrechnungszyklus.
Abrechnung abschließen öffnet Stripe Checkout für kostenpflichtige Workspaces, die bereits einen Preis haben, aber noch kein aktives Stripe-Abonnement.
Abonnement verwalten öffnet das Live-Stripe-Kundenportal für Workspaces mit verknüpftem Stripe-Kunden.
Die Seite enthält außerdem aktuelle Stripe-Abonnementrechnungen, die Sie direkt aus der Liste öffnen können.
Admins sehen zusätzlich ein Banner im Workspace, wenn der Checkout noch aussteht oder Stripe ein Zahlungsproblem meldet.

Accounting

Öffnen Sie Workspace-Einstellungen → Accounting, wenn Invoicing aktiviert ist und Sie Standards für Buchhaltungsübergaben konfigurieren möchten.
Hinterlegen Sie Workspace-weite Exportstandards wie Provider, BMD-Mandantennummer, Kontenrahmen, Empfängeradressen der Buchhaltung, Standardkonten für Erlöse und Aufwände, Dokumentbeilagen, Exportsperre sowie Steuercode-Mappings nach Quelltyp und Steuersatz.
Der Kontenrahmen steuert, welche vorbefüllten Konten und Kategoriezuordnungen verwendet werden. Österreichische Workspaces nutzen standardmäßig Austria EKR, sofern kein anderer Kontenrahmen gesetzt ist.
In der Tabelle für Partnernummern pflegen Sie pro Organisation Kunden- und Lieferantennummern, VAT-ID, Steuernummer, Standardkonten, Kostenstellen, Zahlungsbedingungen und den Exportstatus.
Buchhaltungs-Lernregeln zeigen, welche Kontenzuordnungen Einblick aus Eingangsrechnungen, Finanzbuchungen und Banktransaktionen gelernt hat. Admins können das Konto ändern oder veraltete Regeln archivieren.
Verbundene Stripe-Konten können Balance-Transaktionen und Payouts ins Journal synchronisieren. Diese Buchungen nutzen das Stripe-Verrechnungskonto, das Zahlungsanbieter-Gebührenkonto, das Bankkonto und das Standard-Erlöskonto des Kontenrahmens.
Den Übergabeablauf führen Sie unter Accounting Exports aus. Diese Seite zeigt eine Monatsvorschau mit blockierenden Problemen und Warnungen, erzeugt unveränderliche Export-Snapshots, erstellt BMD-ZIP-Pakete, speichert das Manifest und protokolliert Übergaben mit Mark sent.
Vorschau und Einstellungen unterstützen mehrere Provider, die ZIP-Paketgenerierung ist derzeit jedoch nur für BMD verdrahtet.

Abrechnung

Öffnen Sie Workspace-Einstellungen → Abrechnung, wenn Invoicing aktiviert ist und Workspace-weite Abrechnungsstandards gepflegt werden sollen.
Pflegen Sie Löhne, Beschäftigungen von Mitgliedern, die Standardvorlage für Rechnungs-PDFs, PDF-Defaults für Titel/Text oben/Text unten/Reverse Charge, E-Mail-Signaturen und Zahlungserinnerungen.
Pflegen Sie Rechnungs-E-Mail-Texte getrennt für Englisch, Deutsch und Tschechisch. Der Versanddialog startet mit der Vorlage der aktuellen Oberflächensprache; ein leeres Sprachfeld verwendet die lokalisierte Standardvorlage.
Zahlungserinnerungen haben drei geordnete Stufen. Pro Stufe lassen sich Zeitpunkt, Mahngebühr, Verschiebung der Fälligkeit, Nachrichtenvorlage, Anhangsstandard, BCC, Benachrichtigung und automatischer Versand festlegen.
Löhne definieren Stundensatz, Währung, Abrechnungskategorie, Erlöskonto, Gültigkeit und Notizen. Sie werden für Arbeitszeitabrechnung, Rechnungspositionen und Gehaltskosten-Snapshots genutzt. Ein Lohn mit abgeschlossenen Lohnunterlagen ist schreibgeschützt. Für künftige Änderungen an Satz, Kategorie, Konto oder Gültigkeit duplizieren Sie ihn.
Anlegen, Aktualisieren, Duplizieren und Archivieren eines Verrechnungssatzes wird in der Workspace-Aktivität protokolliert und führt zurück in die Abrechnungseinstellungen.
Beschäftigungen können auch auf Mitglied-Detailseiten gepflegt werden. Jede Beschäftigung benötigt eine aktive Ausstellerorganisation und einen Zeitraum und kann Arbeitszeit-, Urlaubs- und Vergütungseinstellungen enthalten. Eine Beschäftigung, die von einem abgeschlossenen Stundenzettel oder einer gesperrten Arbeitszeit genutzt wird, ist schreibgeschützt; beenden Sie sie und legen Sie für künftige Änderungen eine neue Beschäftigung an.
Wiederverwendbare Produktdatensätze werden unter Produkte gepflegt, nicht in den Abrechnungseinstellungen.
Rechnungs-PDF-Defaults unterstützen Platzhalter für Kund*in, Rechnungsnummer, Daten, Beträge, Aussteller, Projekt und Leistungsbeschreibung. Der Reverse-Charge-Text erscheint nur auf Reverse-Charge-Rechnungen; ist sein Workspace-Default leer, verwendet das PDF den eingebauten Text in der Rechnungssprache. Neue Rechnungen verwenden die übrigen Defaults, sofern die Rechnung keinen eigenen PDF-Text vorgibt.

API

Öffnen Sie Workspace-Einstellungen → API, wenn das API-Feature im Workspace aktiviert ist.
Der Zugriff folgt der Rollenberechtigung api. read steuert das Anzeigen von Schlüsseln und External Sites, use erlaubt kurzlebige Zugangsdaten für interaktive Anfragen in der API-Referenz und Erstellen, Aktualisieren oder Löschen steuern die passenden Änderungen.
Erstellen Sie API-Schlüssel für CMS-Collections, unterstützte native Endpunkte, Standard-Resource-Writes und Public Commands.
Begrenzen Sie pro Endpunkt lesbare Felder, hinterlegen Sie serverseitige Filter, konfigurieren Sie schreibbare Felder separat und geben Sie nur die Resource-Write-Actions oder Commands frei, die externe Verbraucher aufrufen dürfen.
Die Seite enthält außerdem Installationsbefehle für das offizielle @einblick/sdk sowie Links zum schlüsselspezifischen Schema und zu den OpenAPI-Dokumenten. Die interaktive API-Referenz verwendet nach der Anmeldung kurzlebige Zugangsdaten, ohne den permanenten Schlüssel offenzulegen; bei schreibfähigen Schlüsseln ist vor der Freigabe von Anfragen eine Bestätigung nötig.
External Sites auf derselben Seite lassen Sie Live-Origins registrieren und den publishable site key für In-Page-Editing kopieren.
Siehe Einblick SDK In-Page-Editing für Framework-Support und Hinweise zur Cache-Invalidierung.

Öffnen Sie Workspace-Einstellungen -> Newsletter, wenn das Newsletter-Feature im Workspace aktiviert ist.
Prüfen Sie die aktuelle Monatsnutzung für Einblick-gehosteten Versand, inklusive gesendeter, reservierter, fehlgeschlagener, blockierter, verbleibender und erlaubter Empfängerzahlen.
Legen Sie fest, ob Newsletter-Anmeldungen über die Public API sofort abonnieren oder zuerst per E-Mail bestätigt werden müssen.
Die Seite zeigt außerdem, ob aktive SMTP- oder Google-Workspace-Absender verfügbar sind. Konten, verifizierte Versanddomains, DNS-Prüfung und Domain-Absenderidentitäten verwalten Sie unter Workspace -> E-Mail.
Zielgruppenlisten pflegen Sie unter Kontaktgruppen. Kampagnenzielgruppen können einzelne Kontakte, Kontaktgruppen, Benutzer*innen, Benutzergruppen und Organisationen enthalten.

Jobs

Öffnen Sie Workspace-Einstellungen -> Jobs, um Workspace-weite Recruiting-Standards zu konfigurieren.
Legen Sie die Standardsprache für neue Ausschreibungen fest und begrenzen Sie optional die unterstützten Sprachen für Job-Inhalte.
Steuern Sie, ob öffentliche Bewerbungen erst nach E-Mail-Bestätigung als eingereicht gelten.
Hinterlegen Sie die Datenschutz-URL, die im öffentlichen Bewerbungsformular verwendet werden soll.
Siehe Jobs für den internen Review-Ablauf und die öffentlichen Jobseiten.

Events

Öffne Workspace-Einstellungen → Events, um Event-Typen, Slot- und Zulassungsverträge, Standards für öffentliche Anmeldungen und Reservierungs-E-Mails zu konfigurieren. Die Katalogverwaltung erfordert uneingeschränkten Zugriff auf die Verwaltung der Workspace-Einstellungen.
Jeder Event-Typ startet mit einer wiederverwendbaren Vorlage. Die Vorlage legt das gespeicherte Layout für Event- und Slot-Formular fest; der Typ ergänzt stabilen Key, sichtbaren Namen, Beschreibung, Beziehungen, Darstellungsquelle, Reservierungsstandard und Richtlinie für eigene Slots. Nicht verfügbare Vorlagen zeigen das fehlende Workspace-Feature.
Neue Typen beginnen als Entwurf. Aktiviere einen Typ für neue Events oder lege ihn still, um ihn aus der Auswahl zu entfernen, ohne bestehende Events zu trennen. Ein Typ ohne Events lässt sich löschen.
Slot-Rollen geben Programmeinträgen einen stabilen Key und eine sichtbare Bezeichnung. Der getrennte Kategorievertrag weist diese Rollen allen Typen mit derselben Basis-Kategorie zu.
Pro Basis-Kategorie kann es einen Arbeitsentwurf und einen aktiven Vertrag geben. Regeln bestimmen Mindest- und Höchstmengen je Rolle, standardmäßig erzeugte Slots, Pflichtangaben für Start und Ende vor der Veröffentlichung, Zulassungsmodus, Kapazitätsbereich, Buchungsregel, öffentliche Sichtbarkeit und ob eigene Slots erlaubt sind.
Das Speichern eines Vertragsentwurfs ändert die Event-Erstellung nicht. Beim Aktivieren wird die bisherige aktive Version stillgelegt; neue Events speichern die neue Version, bestehende Events behalten ihre bereits gespeicherte Vertragsversion.
Die Standards für öffentliche Anmeldungen steuern, ob Besucher*innen eine Telefonnummer angeben müssen, ob ein Notizfeld erscheint und welcher Datenschutz-Link unter dem Anmelde-Button steht.
Vorlagen für Anmeldebestätigungen, Wartelistenhinweise und E-Mail-Verifizierungen lassen sich pro verfügbarer Sprache anpassen. Bearbeite Betreff und formatierten Text und füge {{name}}, {{eventTitle}}, {{eventDateTime}}, {{tenantName}} oder {{confirmationUrl}} über die Variablenauswahl ein. Standard laden übernimmt den lokalisierten Standard in den Editor; Auf Standard zurücksetzen entfernt eine gespeicherte Abweichung.
Siehe Events für die Auswirkungen auf Erstellung, Event-Formular, Programm und öffentliche Darstellung.

Kalender

Öffne Workspace-Einstellungen → Kalender, um offizielle gesetzliche Feiertage zu verwalten. Sie sind standardmäßig aktiviert.
Verwende das Workspace-Land oder überschreibe es und wähle danach landesweite Abdeckung oder eine genaue unterstützte Region. Einblick erweitert eine gewählte lokale Region nicht auf benachbarte Regionen.
Die Seite zeigt OpenHolidays als Datenanbieter und den Sync-Status. Feiertage erscheinen schreibgeschützt in Kalender, Dienstplan und Stundenzetteln und ändern weder Sollstunden noch Salden. Für Dienstplan und Stundenzettel überschreibt die Feiertagsregion einer Beschäftigung die Workspace-Region.

Darstellung

Standard-Theme (hell oder dunkel) für alle Benutzer*innen setzen.
Organisations-Branding und visuelle Identität konfigurieren.
Standard-Oberflächenelemente anpassen.
Festlegen, wie das System standardmäßig für alle aussieht.

Sicherheit

Öffne Workspace-Einstellungen -> Sicherheit, um Workspace-weite Sicherheitsregeln zu verwalten.
Workspace-Admins können MFA für aktive Workspace-Mitglieder mit Konto verpflichtend machen. Benutzer*innen ohne 2FA sehen die Einrichtung, bevor sie in den Workspace weiterkommen; Mitglieder ohne Konto sind nicht betroffen, weil sie sich nicht anmelden können.
MFA ist kontoübergreifend: Nach der Einrichtung schützt dieselbe MFA alle Workspaces, zu denen das Konto gehört.
Benutzer*innen können 2FA nicht deaktivieren, solange ein Workspace oder die System-Admin-Richtlinie sie noch verlangt.
Geschützter System-Admin-Zugriff erfordert zusätzlich zur konfigurierten System-Admin-E-Mail-Allowlist kontoübergreifende MFA.

Benachrichtigungen

Standard-Benachrichtigungspräferenzen für die Organisation konfigurieren.
Benachrichtigungsvorlagen und Nachrichtenstandards einrichten.
Systemweite Benachrichtigungskanäle verwalten.
Festlegen, welche Ereignisse standardmäßig Benachrichtigungen auslösen.
Workspace-Benachrichtigungsstandards gelten für Workspace-Ereignisse. Kontoübergreifende Ereignisse wie Chat-Nachrichten, eingehende Anrufe, Daily Digest, Anmeldehinweise und Workspace-Einladungen werden in den persönlichen Benachrichtigungseinstellungen gesteuert.

Workspace-weite Datums- und Dauerformate festlegen.
Unter Workspace-Einstellungen -> Arbeitszeiten konfigurierst du Bestätigungsregel, Projektzuordnung, Gruppen-/Standort-Tags, Überschneidungen, Dienstplan, Langarbeitszeit-Schwellen, Pausenregeln, PDF-Spalten für Stundenzettel, Abschlussfristen, PDF-E-Mail-Versand und automatische E-Mail-Texte.
Jede Einstellungskarte für Arbeitszeiten speichert und validiert nur ihre eigenen Felder. Änderungen verwerfen setzt diese Karte zurück; beim Speichern bleiben ungespeicherte Änderungen auf allen anderen Karten erhalten.
Die Bestätigungsregel steuert, ob gespeicherte Arbeitszeiten sofort bestätigt sind oder Bestätigung durch Leitung/Admin, Mitarbeiter*in oder beide Seiten brauchen. Bestätigung durch Leitung/Admin blendet außerdem ausstehende Bestätigungen und Abwesenheitsfreigaben für betreute Personen ein.
Die Überschneidungs-Einstellung steuert, ob eine Person Arbeitszeiten speichern darf, die sich mit einem anderen nicht archivierten Eintrag im selben Workspace überschneiden.
Aktiviere den Dienstplan, damit Benutzer*innen mit Erstellen-Zugriff für Arbeitszeiten zukünftige Einträge in Tages-, Wochen- oder Monatsansicht planen können. Die Zielregeln ihrer Rolle entscheiden, welche aktiven Mitglieder und Gruppen erscheinen.
Langarbeitszeit- und Pausenregeln können warnen oder das Speichern blockieren. Die Pausenregel erwartet standardmäßig 30 Minuten Pause nach mehr als 6 gearbeiteten Stunden, wenn sie aktiv ist.
Monatliche Stundenzettel erscheinen, wenn das Timesheets-Feature für den Workspace aktiv ist. Beim Abschließen werden genehmigte Arbeitszeiten und Abwesenheiten gesperrt und PDF-Stundenzettel erzeugt.
Abschlussfristen für Stundenzettel können aus sein, am Ende des Periodenmonats liegen oder als eigener Tag mit Uhrzeit im Folgemonat gesetzt werden. Je nach Verhalten markiert die Frist die Periode nur als überfällig oder benachrichtigt zusätzlich zuständige Personen.
Die PDF-Zustellung kann aus sein, direkt beim Schließen erfolgen oder in einem Monatsbatch gesammelt werden. Wähle die exakte aktive Identität aus einer verifizierten Versanddomain, Google Workspace oder SMTP oder nutze den verwalteten Einblick-Fallback; der Fallback braucht eine nutzbare Reply-To-Adresse. Empfänger können Mitarbeitende, Gruppenleitungen der Mitarbeitenden und feste zusätzliche E-Mail-Adressen sein. Mitarbeitende ohne Konto verwenden ihre Workspace-Kontaktadresse und werden ohne Adresse übersprungen.
Erzeugte Stundenzettel-PDFs können optional Spalten für Kategorie und Tätigkeit zeigen. Eigene E-Mail-Texte lassen sich getrennt für Englisch, Deutsch und Tschechisch pflegen; ein leeres Sprachfeld verwendet die lokalisierte Standardvorlage. Die Standard-E-Mail-Signatur wird angehängt.
Monatsbatches können manuell bleiben, automatisch laufen, sobald alle erforderlichen Zettel geschlossen sind, oder automatisch nach der Abschlussfrist laufen, wenn die Periode vollständig ist.

Abwesenheitsgründe

Unter Workspace-Einstellungen -> Abwesenheitsgründe verwaltest du den Abwesenheitskatalog des Workspace. Die Katalogverwaltung erfordert uneingeschränkten Aktualisieren-Zugriff für Abwesenheiten.
Lege eigene Gründe an oder starte mit dem DACH-Starterset für typische Abwesenheiten.
Pro Grund lässt sich festlegen, ob er bezahlt ist, genehmigt werden muss, ein Attest verlangt, standardmäßig ganztägig oder mehrtägig ist, als Arbeitszeit zählt und das Urlaubskonto beeinflusst.

Namenskonventionen

Konfigurieren, wie Entitäten im System benannt werden.
Namensmuster für Projekte, Aufgaben, Aufträge etc. einrichten.
Terminologie an die Sprache der Organisation anpassen.
Festlegen, wie Elemente identifiziert und angezeigt werden.

Best Practices

Workspace-Einstellungen regelmäßig prüfen.
Individuelle Konfigurationen für zukünftige Administrator*innen dokumentieren.
Änderungen wenn möglich in Nicht-Produktionsumgebung testen.
Wesentliche Änderungen vor der Umsetzung kommunizieren.
Sicherheitseinstellungen aktuell halten.
Namenskonventionen konsistent und klar gestalten.