Workspace-Einstellungen

Workspace-Einstellungen ermöglichen Administratorinnen, workspace-weite Präferenzen zu konfigurieren, den Abo-Status zu prüfen und Sicherheitsrichtlinien, Darstellungsstandards sowie Systemverhalten zu verwalten. In der Seitenleiste liegen sie unter Einstellungen -> Workspace. Diese Einstellungen betreffen alle Benutzerinnen des Workspace und sollten sorgfältig verwaltet werden.

Allgemeine Einstellungen

• Standardland und Standardwährung für Workspace-Abläufe festlegen.
• Wenn Invoicing aktiviert ist, den Standardverrechnungssatz als letzten Fallback für verrechnete Arbeitszeiten wählen.
• Die Standardrolle festlegen, die beim Einladen neuer Workspace-Mitglieder vorausgewählt ist.

Dashboards

• Öffne Workspace-Einstellungen -> Dashboards, um geteilte Dashboard-Layouts Mitgliedern zuzuweisen.
• Nur aktive Layouts, die mit dem Workspace geteilt wurden, können zugewiesen werden. Erstelle oder teile das Layout zuerst im normalen Dashboard.
• Wende ein geteiltes Layout auf alle aktiven Mitglieder, Mitglieder mit ausgewählten Rollen oder einzeln ausgewählte Mitglieder an. Die Seite zeigt pro Mitglied das aktuelle Dashboard und gespeicherte persönliche Dashboards.
• Als Standard macht ein geteiltes Layout zum Workspace-Fallback für Mitglieder ohne anderes aktives Dashboard.
• Persönliche Dashboards löschen entfernt persönliche Layouts der Zielmitglieder, nachdem das geteilte Layout zugewiesen wurde. Benutzer*innen mit Zugriff auf die Verwaltung der Workspace-Einstellungen können außerdem einzelne gespeicherte Dashboards aus der Mitgliedertabelle löschen.
• Die Dashboard-Verwaltung arbeitet in Vorgängen mit bis zu 250 aktiven Mitgliedern.

Rollen

• Öffne Workspace-Einstellungen -> Rollen, um Workspace-Rollen zu prüfen und benutzerdefinierte Rollen für Einladungen und Mitgliedschaften anzulegen.
• Die geschützte Rolle Admin wird vom System angelegt und kann nicht bearbeitet oder gelöscht werden.
• Benutzerdefinierte Rollen können leer starten oder die Berechtigungen einer bestehenden Rolle kopieren. Beim Kopieren werden die aktuellen Berechtigungen übernommen.
• Die Detailansicht gruppiert aktive Berechtigungen nach Ressource und Aktion. Alle erlaubt die Aktion breit; bedingt wird pro Datensatz über die gespeicherte Bedingung ausgewertet.
• Bedingte Regeln können Felder mit der aktuellen Person, Benutzer*innen in von ihr geleiteten Gruppen, von ihr geleiteten Gruppen oder Gruppen vergleichen, in denen sie Mitglied ist, sofern diese Akteurwerte zum gewählten Feldtyp passen.
• Bedingter Zugriff wird als eine oder mehrere Regelgruppen bearbeitet. Mehrere Regelgruppen werden in der Autorisierung mit ODER verknüpft, und fortgeschrittene Admins können das rohe Filter-AST-JSON einer Regelgruppe bearbeiten; das Backend validiert es vor dem Speichern erneut.
• Aktionen in der Rollenverwaltung folgen der Berechtigung roles: Lesen steuert den Zugriff auf die Seite, Erstellen, Aktualisieren und Löschen steuern die passenden Änderungen. Berechtigungsressourcen folgen den aktivierten Workspace-Features; roles und workspace sind immer verfügbar.
• Bedingte Benutzer*innen- und Rollenberechtigungen können Zielrollen zusätzlich auf die eigene Rolle, Rollen unterhalb der eigenen Rolle oder eine explizite Rollenliste begrenzen.
• Benutzerdefinierte Rollen können umbenannt und beschrieben werden. Beim Löschen werden auch ihre Berechtigungen entfernt, aber das Löschen ist blockiert, solange die Rolle einem Mitglied zugewiesen ist.

Abonnement

• Öffnen Sie Workspace-Einstellungen → Subscription, um die aktuellen Abo-Daten des Workspaces zu prüfen.
• Die Seite zeigt Abo-Status, Billing-Status, Monatspreis, nächste Verlängerung, Steuerstatus, die erfasste Steuer-ID sowie die aktuell aktivierten Feature-Keys.
• Wenn bereits ein neuer Monatspreis geplant ist, sehen Sie zusätzlich den ausstehenden Betrag für den nächsten Abrechnungszyklus.
• Abrechnung abschließen öffnet Stripe Checkout für kostenpflichtige Workspaces, die bereits einen Preis haben, aber noch kein aktives Stripe-Abonnement.
• Abonnement verwalten öffnet das Live-Stripe-Kundenportal für Workspaces mit verknüpftem Stripe-Kunden.
• Die Seite enthält außerdem aktuelle Stripe-Abonnementrechnungen, die Sie direkt aus der Liste öffnen können.
• Admins sehen zusätzlich ein Banner im Workspace, wenn der Checkout noch aussteht oder Stripe ein Zahlungsproblem meldet.

Accounting

• Öffnen Sie Workspace-Einstellungen → Accounting, wenn Invoicing aktiviert ist und Sie Standards für Buchhaltungsübergaben konfigurieren möchten.
• Hinterlegen Sie workspace-weite Exportstandards wie Provider, BMD-Mandantennummer, Kontenrahmen, Empfängeradressen der Buchhaltung, Standardkonten für Erlöse und Aufwände, Dokumentbeilagen, Exportsperre sowie Steuercode-Mappings nach Quelltyp und Steuersatz.
• Der Kontenrahmen steuert, welche vorbefüllten Konten und Kategoriezuordnungen verwendet werden. Österreichische Workspaces nutzen standardmäßig Austria EKR, sofern kein anderer Kontenrahmen gesetzt ist.
• In der Tabelle für Partnernummern pflegen Sie pro Organisation Kunden- und Lieferantennummern, VAT-ID, Steuernummer, Standardkonten, Kostenstellen, Zahlungsbedingungen und den Exportstatus.
• Buchhaltungs-Lernregeln zeigen, welche Kontenzuordnungen Einblick aus Eingangsrechnungen, Finanzbuchungen und Banktransaktionen gelernt hat. Admins können das Konto ändern oder veraltete Regeln archivieren.
• Verbundene Stripe-Konten können Balance-Transaktionen und Payouts ins Journal synchronisieren. Diese Buchungen nutzen das Stripe-Verrechnungskonto, das Zahlungsanbieter-Gebührenkonto, das Bankkonto und das Standard-Erlöskonto des Kontenrahmens.
• Den Übergabeablauf führen Sie unter Accounting Exports aus. Diese Seite zeigt eine Monatsvorschau mit blockierenden Problemen und Warnungen, erzeugt unveränderliche Export-Snapshots, erstellt BMD-ZIP-Pakete, speichert das Manifest und protokolliert Übergaben mit Mark sent.
• Vorschau und Einstellungen unterstützen mehrere Provider, die ZIP-Paketgenerierung ist derzeit jedoch nur für BMD verdrahtet.

Abrechnung

• Öffnen Sie Workspace-Einstellungen → Abrechnung, wenn Invoicing aktiviert ist und workspace-weite Abrechnungsstandards gepflegt werden sollen.
• Pflegen Sie Löhne, Dienstverhältnisse, die Standardvorlage für Rechnungs-PDFs, PDF-Defaults für Titel/Text oben/Text unten, E-Mail-Signaturen und Zahlungserinnerungen.
• Verrechnungssätze können eine Abrechnungskategorie und ein Erlöskonto tragen. Rechnungspositionen aus diesen Sätzen übernehmen die Buchhaltungsdefaults, solange die Position nicht überschrieben wird.
• Wiederverwendbare Produktdatensätze werden unter Produkte gepflegt, nicht in den Abrechnungseinstellungen.
• Rechnungs-PDF-Defaults unterstützen Platzhalter für Kund*in, Rechnungsnummer, Daten, Beträge, Aussteller, Projekt und Leistungsbeschreibung. Neue Rechnungen verwenden diese Defaults, sofern die Rechnung keinen eigenen PDF-Text vorgibt.

API

• Öffnen Sie Workspace-Einstellungen → API, wenn das API-Feature im Workspace aktiviert ist.
• Der Zugriff auf diese Seite folgt der Rollenberechtigung api. Rollenrechte für Lesen, Erstellen, Aktualisieren und Löschen steuern das Anzeigen von Schlüsseln und External Sites, deren Anlage, Änderungen an API-Schlüssel-Freigaben oder Origins sowie Widerruf oder Entfernen.
• Erstellen Sie API-Schlüssel für CMS-Collections, unterstützte native Endpunkte, Standard-Resource-Writes und Public Commands.
• Begrenzen Sie pro Endpunkt lesbare Felder, hinterlegen Sie serverseitige Filter, konfigurieren Sie schreibbare Felder separat und geben Sie nur die Resource-Write-Actions oder Commands frei, die externe Verbraucher aufrufen dürfen.
• Die Seite enthält außerdem Installationsbefehle für das offizielle @einblick/sdk sowie Links zum schlüsselspezifischen Schema und zu den OpenAPI-Dokumenten.
• External Sites auf derselben Seite lassen Sie Live-Origins registrieren und den publishable site key für In-Page-Editing kopieren.
• Siehe Einblick SDK In-Page-Editing für Framework-Support und Hinweise zur Cache-Invalidierung.

Newsletter

• Öffnen Sie Workspace-Einstellungen -> Newsletter, wenn das Newsletter-Feature im Workspace aktiviert ist.
• Prüfen Sie die aktuelle Monatsnutzung für Einblick-gehosteten Versand, inklusive gesendeter, reservierter, fehlgeschlagener, blockierter, verbleibender und erlaubter Empfängerzahlen.
• Legen Sie fest, ob Newsletter-Anmeldungen über die Public API sofort abonnieren oder zuerst per E-Mail bestätigt werden müssen.
• Fügen Sie Versanddomains hinzu und kopieren Sie die DNS-Einträge für die Verifizierung. Ein benutzerdefinierter Einblick-gehosteter Absender kann nur eine verifizierte Domain nutzen, sonst wird die konfigurierte Einblick-Absenderadresse verwendet.
• Die Seite zeigt außerdem, ob aktive SMTP-Absender oder Google-Workspace-Absenderverbindungen verfügbar sind. Diese Absenderkonten verwalten Sie unter Workspace-Integrationen.
• Zielgruppenlisten pflegen Sie unter Kontaktgruppen. Kampagnenzielgruppen können einzelne Kontakte, Kontaktgruppen, Benutzer*innen, Benutzergruppen und Organisationen enthalten.

Jobs

• Öffnen Sie Workspace-Einstellungen -> Jobs, um workspace-weite Recruiting-Standards zu konfigurieren.
• Legen Sie die Standardsprache für neue Ausschreibungen fest und begrenzen Sie optional die unterstützten Sprachen für Job-Inhalte.
• Steuern Sie, ob öffentliche Bewerbungen erst nach E-Mail-Bestätigung als eingereicht gelten.
• Hinterlegen Sie die Datenschutz-URL, die im öffentlichen Bewerbungsformular verwendet werden soll.
• Siehe Jobs für den internen Review-Ablauf und die öffentlichen Jobseiten.

Darstellung

• Standard-Theme (hell oder dunkel) für alle Benutzer*innen setzen.
• Organisations-Branding und visuelle Identität konfigurieren.
• Standard-Oberflächenelemente anpassen.
• Festlegen, wie das System standardmäßig für alle aussieht.

Sicherheit

• Öffne Workspace-Einstellungen -> Sicherheit, um workspace-weite Sicherheitsregeln zu verwalten.
• Workspace-Admins können MFA für aktive Workspace-Mitglieder verpflichtend machen. Benutzer*innen ohne 2FA sehen die Einrichtung, bevor sie in den Workspace weiterkommen.
• MFA ist kontoübergreifend: Nach der Einrichtung schützt dieselbe MFA alle Workspaces, zu denen das Konto gehört.
• Benutzer*innen können 2FA nicht deaktivieren, solange ein Workspace oder die System-Admin-Richtlinie sie noch verlangt.
• Geschützter System-Admin-Zugriff erfordert zusätzlich zur konfigurierten System-Admin-E-Mail-Allowlist kontoübergreifende MFA.

Benachrichtigungen

• Standard-Benachrichtigungspräferenzen für die Organisation konfigurieren.
• Benachrichtigungsvorlagen und Nachrichtenstandards einrichten.
• Systemweite Benachrichtigungskanäle verwalten.
• Festlegen, welche Ereignisse standardmäßig Benachrichtigungen auslösen.
• Workspace-Benachrichtigungsstandards gelten für Workspace-Ereignisse. Kontoübergreifende Ereignisse wie Chat-Nachrichten, eingehende Anrufe, Daily Digest, Anmeldehinweise und Workspace-Einladungen werden in den persönlichen Benachrichtigungseinstellungen gesteuert.

Anzeige

• Workspace-weite Datums- und Dauerformate festlegen.
• Unter Workspace-Einstellungen -> Arbeitszeiten konfigurierst du Bestätigungsregel, Projektzuordnung, Gruppen-/Standort-Tags, Überschneidungen, Dienstplan, Langarbeitszeit-Schwellen und Pausenregeln.
• Die Bestätigungsregel steuert, ob gespeicherte Arbeitszeiten sofort bestätigt sind oder Bestätigung durch Leitung/Admin, Mitarbeiter*in oder beide Seiten brauchen. Bestätigung durch Leitung/Admin blendet außerdem ausstehende Bestätigungen und Abwesenheitsfreigaben für betreute Personen ein.
• Die Überschneidungs-Einstellung steuert, ob eine Person Arbeitszeiten speichern darf, die sich mit einem anderen nicht archivierten Eintrag im selben Workspace überschneiden.
• Aktiviere den Dienstplan, damit Benutzer*innen mit Erstellen-Zugriff für Arbeitszeiten zukünftige Einträge in Tages-, Wochen- oder Monatsansicht planen können. Die Zielregeln ihrer Rolle entscheiden, welche aktiven Mitglieder und Gruppen erscheinen.
• Langarbeitszeit- und Pausenregeln können warnen oder das Speichern blockieren. Die Pausenregel erwartet standardmäßig 30 Minuten Pause nach mehr als 6 gearbeiteten Stunden, wenn sie aktiv ist.
• Monatliche Stundenzettel erscheinen, wenn das Timesheets-Feature für den Workspace aktiv ist. Beim Abschließen werden genehmigte Arbeitszeiten und Abwesenheiten gesperrt und PDF-Stundenzettel erzeugt.

Abwesenheitsgründe

• Unter Workspace-Einstellungen -> Abwesenheitsgründe verwaltest du den Abwesenheitskatalog des Workspace. Die Katalogverwaltung erfordert uneingeschränkten Aktualisieren-Zugriff für Abwesenheiten.
• Lege eigene Gründe an oder starte mit dem DACH-Starterset für typische Abwesenheiten.
• Pro Grund lässt sich festlegen, ob er bezahlt ist, genehmigt werden muss, ein Attest verlangt, standardmäßig ganztägig oder mehrtägig ist, als Arbeitszeit zählt und das Urlaubskonto beeinflusst.

Namenskonventionen

• Konfigurieren, wie Entitäten im System benannt werden.
• Namensmuster für Projekte, Aufgaben, Aufträge etc. einrichten.
• Terminologie an die Sprache der Organisation anpassen.
• Festlegen, wie Elemente identifiziert und angezeigt werden.

Best Practices

• Workspace-Einstellungen regelmäßig prüfen.
• Individuelle Konfigurationen für zukünftige Administrator*innen dokumentieren.
• Änderungen wenn möglich in Nicht-Produktionsumgebung testen.
• Wesentliche Änderungen vor der Umsetzung kommunizieren.
• Sicherheitseinstellungen aktuell halten.
• Namenskonventionen konsistent und klar gestalten.