Workspace-Einstellungen

Workspace-Einstellungen ermöglichen Administratorinnen, Workspace-weite Präferenzen zu konfigurieren, den Abo-Status zu prüfen und Sicherheitsrichtlinien, Darstellungsstandards sowie Systemverhalten zu verwalten. In der Seitenleiste liegen sie unter Einstellungen -> Workspace. Diese Einstellungen betreffen alle Benutzerinnen des Workspace und sollten sorgfältig verwaltet werden.

Einstellungsseiten mit Karten führen pro Karte einen eigenen Entwurf. Speichere oder verwirf die geänderte Karte; beim Speichern bleiben ungespeicherte Änderungen auf anderen Karten erhalten.

Allgemeine Einstellungen

Workspace-Namen festlegen, der in Navigation und Workspace-Auswahl angezeigt wird. Eine Umbenennung aktualisiert auch den Namen des Cloud-Root-Ordners des Workspace.
Den eindeutigen Workspace-Handle für die verwaltete Fallback-Absenderadresse festlegen. Er muss 3–48 Zeichen lang sein, mit einem Buchstaben oder einer Zahl beginnen und enden und darf sonst Kleinbuchstaben, Zahlen und Bindestriche enthalten. Einblick zeigt den normalisierten Wert als Vorschau und prüft vor dem Speichern die Verfügbarkeit. Eine Änderung gilt für künftige E-Mails; bereits gesendete Nachrichten behalten ihre ursprüngliche Von-Adresse, Antworten folgen weiterhin dem Reply-To.
Standardland und Standardwährung für Workspace-Abläufe festlegen.
Die Standard-Inhaltssprache als Ausgangssprache für neue redaktionelle Inhalte festlegen. Sie ist unabhängig von der persönlichen Oberflächensprache; bleibt das Feld leer, leitet Einblick sie aus dem Workspace-Land ab.
Die Standardrolle festlegen, die beim Einladen neuer Workspace-Mitglieder vorausgewählt ist.

Öffne Workspace-Einstellungen → Teilen, um zu steuern, wie andere Workspaces deinen Workspace finden und sich mit ihm verbinden. Die Seite ist mit Workspace-Freigabe verfügbar und zeigt nur die Bereiche, die die aktuelle Rolle verwenden darf.
Im Workspace-Verzeichnis listen macht deinen Workspace beim Teilen von Datensätzen und Verbinden von Chat-Kanälen nach Namen auffindbar. Nach dem Ausschalten entfällt diese Namenssuche; eine Person mit passendem Prüfzugriff kann weiterhin eine direkt an eine verifizierte E-Mail-Adresse gesendete Kanal-Einladung erhalten.
Prüfe ausstehende und aktive Datensätze, die mit deinem Workspace geteilt wurden, von deinem Workspace geteilte Datensätze sowie eingehende oder aktive Kanalverbindungen. Aktionen für Datensatzfreigaben folgen den Freigaben-Berechtigungen; Kanalverbindungen zu prüfen verlangt uneingeschränkten Prüfen-Zugriff für Chats.
Eine angenommene Kanalverbindung gibt dem anderen Workspace berechtigungsabhängigen Zugriff auf den Kanal. Öffentliche Kanäle können dort gefunden und betreten werden, private Kanäle verlangen weiterhin ausdrücklich hinzugefügte Personen. Der vollständige Ablauf steht unter Chats.

Inventar

Öffne Workspace-Einstellungen → Inventar, um das Verhalten des Materialbestands zu konfigurieren. Die Seite ist verfügbar, wenn Materialien aktiv ist und du Material-Lesezugriff sowie Zugriff auf die Verwaltung der Workspace-Einstellungen hast.
Negativen Materialbestand zulassen ist standardmäßig aktiv. Ist die Option deaktiviert, lehnt Einblick jede Ausgangsbuchung ab, die den Materialbestand unter null ziehen würde – auch das Abschließen eines Produktionslaufs. Produktionsreservierungen bleiben in beiden Modi reine Warnhinweise.

Datenmodell und benutzerdefinierte Felder

Öffnen Sie Workspace-Einstellungen → Datenmodell, um benutzerdefinierte Felder für Gebäude, Events, Event-Slots und Festivals zu verwalten, sofern die Features aktiv sind.
Felder können Kurztext, Langtext, Rich Text, Zahl, Boolean, Datum oder Auswahl sein. Konfigurieren Sie stabilen Slug, Bezeichnung, Beschreibung, Pflichtstatus, Gruppe und Anzeigereihenfolge; Slug und Typ lassen sich nach dem Anlegen nicht mehr ändern.
Kurztext-, Langtext- und Rich-Text-Felder können als Übersetzbar markiert werden. Die Datensatzformulare speichern dann einen Ausgangswert und Werte für weitere Sprachen. Bearbeiter*innen können Sprachvarianten hinzufügen oder entfernen und bei passender Berechtigung und Workspace-KI-Richtlinie eine KI-Übersetzung erzeugen.
Das Archivieren einer Definition entfernt sie aus aktiven Formularen, ohne das native Schema umzuschreiben. Extern verwaltete Felder sind gekennzeichnet und behalten ihre externe Zuständigkeit.

Dashboards

Öffne Workspace-Einstellungen -> Dashboards, um geteilte Layouts, einen eigenen Standard pro Rolle und den Workspace-weiten Fallback zu verwalten.
Die Seite zeigt Rollenabdeckung, Quelle jedes Rollenstandards und die Zahl der sichtbaren Widgets. Aus den automatisch erzeugten Widgets einer Rolle kannst du direkt ein bearbeitbares geteiltes Layout anlegen.
Ohne angeheftete Auswahl prüft Einblick zuerst den Rollenstandard, dann den Workspace-Standard und erzeugt zuletzt ein Layout aus Rolle, Berechtigungen und aktivierten Features. Ein Standard ohne sichtbare Widgets wird übersprungen; spätere Änderungen an Rolle, Features oder Standards gelten automatisch.
Hefte allen aktiven Mitgliedern mit Konto, ausgewählten Rollen oder einzelnen Mitgliedern ein geteiltes Layout an oder setze sie auf die automatische Auflösung zurück. Mitglieder ohne Konto erscheinen nicht, weil sie kein Dashboard haben.
Die Mitgliedertabelle zeigt die aktuelle Quelle und persönliche Layouts. Administrator*innen können beim Aufräumen einzelne persönliche Dashboards entfernen.
Die Dashboard-Verwaltung arbeitet in Vorgängen mit bis zu 250 aktiven Mitgliedern mit Konto.

Rollen

Öffne Workspace-Einstellungen -> Rollen, um Workspace-Rollen zu prüfen und benutzerdefinierte Rollen für Einladungen und Mitgliedschaften anzulegen.
Die geschützte Rolle Admin wird vom System angelegt und kann nicht bearbeitet oder gelöscht werden.
Benutzerdefinierte Rollen können leer starten oder die Berechtigungen einer bestehenden Rolle kopieren. Beim Kopieren werden die aktuellen Berechtigungen übernommen.
Die Detailansicht gruppiert aktive Berechtigungen nach Ressource und Aktion. Alle erlaubt die Aktion breit; bedingt wird pro Datensatz über die gespeicherte Bedingung ausgewertet.
Bedingte Regeln bieten nur Akteurwerte an, die zum gewählten Feldtyp passen. Kontoreferenzen lassen sich mit Aktueller Benutzer vergleichen, Workspace-Mitgliedsreferenzen mit Aktuelles Mitglied oder Mitgliedern in geleiteten Gruppen und Gruppenreferenzen mit geleiteten Gruppen oder eigenen Mitgliedsgruppen.
Bedingter Zugriff wird als eine oder mehrere Regelgruppen bearbeitet. Mehrere Regelgruppen werden in der Autorisierung mit ODER verknüpft, und fortgeschrittene Admins können das rohe Filter-AST-JSON einer Regelgruppe bearbeiten; das Backend validiert es vor dem Speichern erneut.
Aktionen in der Rollenverwaltung folgen der Berechtigung roles: Lesen steuert den Zugriff auf die Seite, Erstellen, Aktualisieren und Löschen steuern die passenden Änderungen. Die meisten Berechtigungsressourcen folgen den aktivierten Workspace-Features. Rollen, Workspace, Admission, Ticket Fulfillment, Ticket Refunds und Ticket Seating bleiben unabhängig von der Feature-Auswahl verfügbar.
Wenn Aufgaben aktiviert sind, bietet die Ressource automations getrennte Aktionen für Anzeigen, Entwürfe, Veröffentlichen, Ein-/Ausschalten, Vorschau, Laufverwaltung, Archivieren und Übertragen der Verantwortung.
Der gemeinsame Automations-Builder braucht das Automations-Feature und uneingeschränkten Lesezugriff auf Automationen zusätzlich zur passenden automations-Aktion. Beim Veröffentlichen prüft Einblick außerdem den uneingeschränkten Lesezugriff der verantwortlichen Person auf die Quell-Collection und die Berechtigung der Aktion, etwa Datensätze löschen oder Aufgaben erstellen. Vor der Ausführung werden diese Berechtigungen erneut geprüft.
Die Berechtigung salary bietet aktuell nur Lesezugriff. Sie steuert die Gehaltskosten-Diagramme auf Gruppendetailseiten.
Bedingte Benutzer*innen- und Rollenberechtigungen können Zielrollen zusätzlich auf die eigene Rolle, Rollen unterhalb der eigenen Rolle oder eine explizite Rollenliste begrenzen.
Berechtigungen löschen entfernt nach Bestätigung alle gespeicherten Berechtigungen einer nicht geschützten benutzerdefinierten Rolle, zum Beispiel bevor eine Rolle neu aufgebaut wird.
Benutzerdefinierte Rollen können umbenannt und beschrieben werden. Beim Löschen werden auch ihre Berechtigungen entfernt, aber das Löschen ist blockiert, solange die Rolle einem Mitglied zugewiesen ist.

Abonnement

Öffnen Sie Workspace-Einstellungen → Subscription, um die aktuellen Abo-Daten des Workspaces zu prüfen.
Die Seite zeigt Abo-Status, Billing-Status, Monatspreis, nächste Verlängerung, Steuerstatus, die erfasste Steuer-ID sowie die aktuell aktivierten Feature-Keys.
Die effektive Feature-Liste enthält Abhängigkeiten. Wenn CMS aktiviert wird, ist zum Beispiel auch Dateien aktiv, weil CMS-Medienfelder Uploads dort speichern.
Wenn bereits ein neuer Monatspreis geplant ist, sehen Sie zusätzlich den ausstehenden Betrag für den nächsten Abrechnungszyklus.
Abrechnung abschließen öffnet Stripe Checkout für kostenpflichtige Workspaces, die bereits einen Preis haben, aber noch kein aktives Stripe-Abonnement.
Abonnement verwalten öffnet das Live-Stripe-Kundenportal für Workspaces mit verknüpftem Stripe-Kunden.
Die Seite enthält außerdem aktuelle Stripe-Abonnementrechnungen, die Sie direkt aus der Liste öffnen können.
Admins sehen zusätzlich ein Banner im Workspace, wenn der Checkout noch aussteht oder Stripe ein Zahlungsproblem meldet.

Nutzung

Öffnen Sie Workspace-Einstellungen -> Nutzung, um die aktuelle Nutzung mit den Tarifkontingenten für aktive Mitglieder mit Konto, Speicher, KI-Credits, Empfänger*innen über den verwalteten Newsletter-Versand und verkaufte bezahlte Tickets zu vergleichen.
Jede Karte zeigt verbrauchte und enthaltene Menge, den laufenden Zeitraum, Kalendermonat oder das Vertragsjahr, Warnstatus und das Verhalten über dem Kontingent. Je nach Tarif zählt Einblick nur, warnt, blockiert weitere Nutzung oder erlaubt kostenpflichtige Mehrnutzung bis zu einer optionalen Obergrenze. Mitgliederplätze blockieren über dem Kontingent; Speicher läuft mit Warnung weiter.
Speicher und KI lassen sich nach Bereich, Funktion und, soweit verfügbar, verantwortlichem Mitglied aufschlüsseln. Ticket-Nutzung im Testmodus wird getrennt gezeigt und nie verrechnet.
Zusatzkosten listet Mehrnutzung nach Monat, Kontingent, Menge, Einzelpreis, Nettobetrag und Status. Die Abrechnung erfolgt monatlich im Nachhinein als eigene Positionen auf der nächsten Einblick-Rechnung; verrechnete Einträge verlinken zur Rechnungsliste unter Subscription.

Accounting

Öffnen Sie Workspace-Einstellungen → Accounting, wenn Invoicing aktiviert ist und Sie Standards für Buchhaltungsübergaben konfigurieren möchten.
Hinterlegen Sie Workspace-weite Exportstandards wie Provider, BMD-Mandantennummer, Kontenrahmen, Empfängeradressen der Buchhaltung, Standardkonten für Erlöse und Aufwände, Dokumentbeilagen, Exportsperre sowie Steuercode-Mappings nach Quelltyp und Steuersatz.
Der Kontenrahmen steuert, welche vorbefüllten Konten und Kategoriezuordnungen verwendet werden. Österreichische Workspaces nutzen standardmäßig Austria EKR, sofern kein anderer Kontenrahmen gesetzt ist.
In der Tabelle für Partnernummern pflegen Sie pro Organisation Kunden- und Lieferantennummern, VAT-ID, Steuernummer, Standardkonten, Kostenstellen, Zahlungsbedingungen und den Exportstatus.
Buchhaltungs-Lernregeln zeigen, welche Kontenzuordnungen Einblick aus Eingangsrechnungen, Finanzbuchungen und Banktransaktionen gelernt hat. Admins können das Konto ändern oder veraltete Regeln archivieren.
Verbundene Stripe-Konten können Balance-Transaktionen und Payouts ins Journal synchronisieren. Diese Buchungen nutzen das Stripe-Verrechnungskonto, das Zahlungsanbieter-Gebührenkonto, das Bankkonto und das Standard-Erlöskonto des Kontenrahmens.
Den Übergabeablauf führen Sie unter Accounting Exports aus. Diese Seite zeigt eine Monatsvorschau mit blockierenden Problemen und Warnungen, erzeugt unveränderliche Export-Snapshots, erstellt BMD-ZIP-Pakete, speichert das Manifest und protokolliert Übergaben mit Mark sent.
Vorschau und Einstellungen unterstützen mehrere Provider, die ZIP-Paketgenerierung ist derzeit jedoch nur für BMD verdrahtet.

Abrechnung

Öffnen Sie Workspace-Einstellungen → Abrechnung, wenn Invoicing aktiviert ist und Workspace-weite Abrechnungsstandards gepflegt werden sollen.
Wählen oder entfernen Sie den Standardverrechnungssatz, der als letzter Fallback für verrechnete Arbeitszeiten dient.
Pflegen Sie Löhne, Beschäftigungen von Mitgliedern, die Standardvorlage für Rechnungs-PDFs, PDF-Defaults für Titel/Text oben/Text unten/Reverse Charge, E-Mail-Signaturen und Zahlungserinnerungen.
Pflegen Sie Rechnungs-E-Mail-Texte getrennt für Englisch, Deutsch und Tschechisch. Der Versanddialog startet mit der Vorlage der aktuellen Oberflächensprache; ein leeres Sprachfeld verwendet die lokalisierte Standardvorlage.
Zahlungserinnerungen haben drei geordnete Stufen. Pro Stufe lassen sich Zeitpunkt, Mahngebühr, Verschiebung der Fälligkeit, Nachrichtenvorlage, Anhangsstandard, BCC, Benachrichtigung und automatischer Versand festlegen.
Löhne definieren Stundensatz, Währung, Abrechnungskategorie, Erlöskonto, Gültigkeit und Notizen. Sie werden für Arbeitszeitabrechnung, Rechnungspositionen und Gehaltskosten-Snapshots genutzt. Ein Lohn mit abgeschlossenen Lohnunterlagen ist schreibgeschützt. Für künftige Änderungen an Satz, Kategorie, Konto oder Gültigkeit duplizieren Sie ihn.
Anlegen, Aktualisieren, Duplizieren und Archivieren eines Verrechnungssatzes wird in der Workspace-Aktivität protokolliert und führt zurück in die Abrechnungseinstellungen.
Beschäftigungen können auch auf Mitglied-Detailseiten gepflegt werden. Jede Beschäftigung benötigt eine aktive Ausstellerorganisation und einen Zeitraum und kann Arbeitszeit-, Urlaubs- und Vergütungseinstellungen enthalten. Eine Beschäftigung, die von einem abgeschlossenen Stundenzettel oder einer gesperrten Arbeitszeit genutzt wird, ist schreibgeschützt; beenden Sie sie und legen Sie für künftige Änderungen eine neue Beschäftigung an.
Wiederverwendbare Produktdatensätze werden unter Produkte gepflegt, nicht in den Abrechnungseinstellungen.
Rechnungs-PDF-Defaults unterstützen Platzhalter für Kund*in, Rechnungsnummer, Daten, Beträge, Aussteller, Projekt und Leistungsbeschreibung. Der Reverse-Charge-Text erscheint nur auf Reverse-Charge-Rechnungen; ist sein Workspace-Default leer, verwendet das PDF den eingebauten Text in der Rechnungssprache. Neue Rechnungen verwenden die übrigen Defaults, sofern die Rechnung keinen eigenen PDF-Text vorgibt.

API

Öffnen Sie Workspace-Einstellungen → API, wenn das API-Feature im Workspace aktiviert ist.
Der Zugriff folgt der Rollenberechtigung api. read steuert das Anzeigen von Schlüsseln und External Sites, use erlaubt kurzlebige Zugangsdaten für interaktive Anfragen in der API-Referenz und Erstellen, Aktualisieren oder Löschen steuern die passenden Änderungen.
Erstellen Sie API-Schlüssel für CMS-Collections, unterstützte native Endpunkte, Standard-Resource-Writes und Public Commands.
Begrenzen Sie pro Endpunkt lesbare Felder, hinterlegen Sie serverseitige Filter, konfigurieren Sie schreibbare Felder separat und geben Sie nur die Resource-Write-Actions oder Commands frei, die externe Verbraucher aufrufen dürfen.
Die Seite enthält außerdem Installationsbefehle für das offizielle @einblick/sdk sowie Links zum schlüsselspezifischen Schema und zu den OpenAPI-Dokumenten. Die interaktive API-Referenz verwendet nach der Anmeldung kurzlebige Zugangsdaten, ohne den permanenten Schlüssel offenzulegen; bei schreibfähigen Schlüsseln ist vor der Freigabe von Anfragen eine Bestätigung nötig.
External Sites auf derselben Seite lassen Sie Live-Origins registrieren und den publishable site key für In-Page-Editing kopieren.
Siehe Einblick SDK In-Page-Editing für Framework-Support und Hinweise zur Cache-Invalidierung.

Öffnen Sie Workspace-Einstellungen -> Newsletter, wenn das Newsletter-Feature im Workspace aktiviert ist.
Legen Sie optionale Abo-Listen für Interessen wie Festival- oder Band-News an. Pflegen Sie den für Empfänger*innen sichtbaren Namen und die Beschreibung, prüfen Sie Abonnentenzahlen oder archivieren Sie eine Liste, ohne Mitgliedschaften zu entfernen. Jede Liste erhält einen generierten Slug. Kampagnen ohne Liste verwenden das globale Newsletter-Opt-in; Kampagnen mit Liste verlangen zusätzlich die Mitgliedschaft in dieser Liste.
Legen Sie fest, ob Newsletter-Anmeldungen über die Public API sofort abonnieren oder zuerst per E-Mail bestätigt werden müssen.
Die Seite zeigt außerdem, ob aktive SMTP- oder Google-Workspace-Absender verfügbar sind. Konten, verifizierte Versanddomains, DNS-Prüfung und Domain-Absenderidentitäten verwalten Sie unter Workspace -> E-Mail.
Zielgruppen pflegen Sie unter Kontaktgruppen. Sie wählen die zu berücksichtigenden Personen und bleiben getrennt von Abo-Listen, die Newsletter-Interessen speichern. Kampagnenzielgruppen können einzelne Kontakte, Kontaktgruppen, Benutzer*innen, Benutzergruppen und Organisationen enthalten.
Empfängerkontingent, Durchsetzung und Zusatzkosten prüfen Sie unter Workspace-Einstellungen -> Nutzung.

Jobs

Öffnen Sie Workspace-Einstellungen -> Jobs, um Workspace-weite Recruiting-Standards zu konfigurieren.
Legen Sie die Standardsprache für neue Ausschreibungen fest und begrenzen Sie optional die unterstützten Sprachen für Job-Inhalte.
Steuern Sie, ob öffentliche Bewerbungen erst nach E-Mail-Bestätigung als eingereicht gelten.
Hinterlegen Sie die Datenschutz-URL, die im öffentlichen Bewerbungsformular verwendet werden soll.
Siehe Jobs für den internen Review-Ablauf und die öffentlichen Jobseiten.

Events

Öffne Workspace-Einstellungen → Events, um den Event-Katalog, Standards für öffentliche Anmeldungen und Reservierungs-E-Mails zu verwalten. Die Katalogverwaltung erfordert uneingeschränkten Zugriff auf die Verwaltung der Workspace-Einstellungen.
Das Anlegen eines Typs ist ein geführter Ablauf. Beginne leer oder mit einer neutralen Startvorlage und lege danach Name und dauerhaften Key, Beziehungsanforderungen, Zeitplanung und Feldplatzierung fest. Die Vorlage wird in den neuen Typ kopiert und kann verändert werden; sie bleibt keine gemeinsame Verhaltensquelle. Optionen für ein nicht verfügbares Workspace-Feature sind mit Erklärung deaktiviert.
Beziehungen zu Gebäuden, Künstler*innen, Festivals, Festivaltagen und Adressen können ausgeblendet, optional oder vor der Veröffentlichung verpflichtend sein.
Wähle Titel- und Bildquelle unabhängig voneinander aus Event, Gebäude oder Künstler*in. Ein Gebäude oder eine Künstler*in als Quelle wird vor der Veröffentlichung verpflichtend. Jeder übernommene Wert kann Event-spezifische Abweichungen erlauben oder strikt gelten; strikte Felder sind im Event-Formular ausgeblendet.
Die Adresse kann zum Event gehören oder strikt vom Gebäude kommen. Bei Gebäudeadressen wird das Gebäude verpflichtend, die Event-Adressbeziehung samt Formularfeldern ausgeblendet und keine Event-spezifische Abweichung erlaubt.
Die Zeitplanung unterstützt einen Slot, feste benannte Slots oder freie Slots. Feste Slots werden im selben Editor angelegt, können eine bestehende Rolle wiederverwenden, verpflichtend oder mehrfach möglich sein, intern bleiben, Admission-Verhalten festlegen und zusätzliche Slots erlauben. Jede benannte Rolle wählt eine Zeitspanne mit Start und Ende oder einen Zeitpunkt mit einer Uhrzeit, etwa den letzten Einlass. Eine Slot-Regel kann außerdem Staffing verlangen, die benötigte Personenzahl vorbelegen und die Volunteer-Anmelderichtlinie des Typs überschreiben.
Konfiguriere Admission für das ganze Event getrennt von jeder Slot-Rolle. Anmeldung oder Ticketing für das ganze Event funktioniert, ohne einen Slot buchbar zu machen; pro öffentlicher Programmrolle kann Slot-Admission Anmeldung, Tickets, beides oder keine Buchung erlauben.
Volunteers aktivieren gibt Events dieses Typs einen eigenen Staffing-Bereich mit Zuteilungssteuerung. Wähle einen gemeinsamen Pool für das ganze Event oder getrennte Zuteilungen pro zu besetzendem Slot und lege danach nur durch Organisator*innen, offen oder freigabepflichtig als Standard-Anmeldung fest. Das Feld Benötigte Volunteers kann beim Staffing für das ganze Event weiterhin separat platziert oder ausgeblendet werden.
Felder können sichtbar, unter Weitere Angaben oder ausgeblendet sein. Der Editor gruppiert allgemeine, Anmelde-, Ticket- und Volunteer-Felder und bietet eine Buchungsgruppe nur an, wenn die Admission des ganzen Events oder eines Slots sie verwendet. Beim Ausblenden eines bisher verfügbaren Felds prüft Einblick, wie viele Events Inhalte darin haben, verlangt eine ausdrückliche Bestätigung, löscht den Wert danach aus allen Events dieses Typs und protokolliert die Aktion. Bei mehr als 500 Events prüft die Vorschau die ersten 500 und kennzeichnet ihre Zahlen als Untergrenzen.
Neue Typen sind sofort aktiv. Stilllegen entfernt einen Typ aus der Auswahl für neue Events, bestehende Events bleiben verknüpft; nur ein unbenutzter Typ kann gelöscht werden. Änderungen an Typen und Slot-Rollen werden in der Workspace-Aktivität protokolliert.
Beim Bearbeiten steuerst du zusätzlich Wartelistenreihenfolge und die Bestätigung für Kalenderverschiebungen. Bestehende Events verwenden die aktuelle Typ-Konfiguration; Slot-Regeln, die vorhandene Slots bereits verwenden, lassen sich nicht entfernen.
Die Standards für öffentliche Anmeldungen steuern, ob Besucher*innen eine Telefonnummer angeben müssen, ob ein Notizfeld erscheint und welcher Datenschutz-Link unter dem Anmelde-Button steht.
Vorlagen für Anmeldebestätigungen, Wartelistenhinweise, E-Mail-Verifizierungen, Event-Einladungen, den Pass nach Annahme, Freikarten und Partner-Portal-Links lassen sich pro verfügbarer Sprache anpassen. Event-Vorlagen teilen Name, Event, Datum und Workspace; Freikarten ergänzen {{reference}}, {{partnerName}} und {{qrImage}}. Die Partner-Portal-Mail bietet Variablen für Budgetname, Budgetsumme und Portal-Link. Mit {{ctaButton}} platzierst du den Aktionsbutton in unterstützten Vorlagen; fehlt der Platzhalter, hängt Einblick den Button automatisch an. Standard laden übernimmt den lokalisierten Standard in den Editor; Auf Standard zurücksetzen entfernt eine gespeicherte Abweichung.
Ticket nach der Zusage steuert, was eine eingeladene Person nach dem Annehmen erhält. Standardmäßig sendet Einblick eine eigene E-Mail mit QR-Ticket und einseitigem PDF. Die E-Mail lässt sich deaktivieren; ihr PDF kann bei aktiver E-Mail separat ausgeschaltet werden. PDF an Freikarten anhängen steuert unabhängig davon die druckbare Beilage für Gästelisten- und Partner-Freikarten. Erzeugte QR-Bilder und PDFs liegen im geschützten Systemordner Event-Tickets unter Dateien.
Titelbild anzeigen ist standardmäßig aktiv und verwendet das effektive Event-Titelbild als breiten Kopf in Einladungs-E-Mail, Zusage-E-Mail mit Ticket, Freikarten-E-Mail und RSVP-Seite. Events ohne Titelbild bleiben textbasiert.
Reservierungs- und Einladungs-E-Mails verwenden ein gemeinsames Workspace-gebrandetes Layout. Es zeigt ein geeignetes Workspace-Logo oder ersatzweise den Workspace-Namen und folgt der Workspace-Einstellung für das einblick-Logo im Footer.
Siehe Events für die Auswirkungen auf Erstellung, Event-Formular, Programm und öffentliche Darstellung.

Kalender

Öffne Workspace-Einstellungen → Kalender, um offizielle gesetzliche Feiertage zu verwalten. Sie sind standardmäßig aktiviert.
Verwende das Workspace-Land oder überschreibe es und wähle danach landesweite Abdeckung oder eine genaue unterstützte Region. Einblick erweitert eine gewählte lokale Region nicht auf benachbarte Regionen.
Die Seite zeigt OpenHolidays als Datenanbieter und den Sync-Status. Feiertage erscheinen schreibgeschützt in Kalender, Dienstplan und Stundenzetteln und ändern weder Sollstunden noch Salden. Für Dienstplan und Stundenzettel überschreibt die Feiertagsregion einer Beschäftigung die Workspace-Region.

Darstellung

Öffne Workspace-Einstellungen → Darstellung, um Standard-Theme und Markenfarbe festzulegen. Mitglieder können das Theme weiterhin in ihren persönlichen Einstellungen überschreiben.
Pflege Icon und vollständiges Logo getrennt. Das Icon ist eine kompakte 1:1-Marke für Workspace-Umschalter und Avatare; das vollständige Logo ein horizontaler Schriftzug für Kopfzeilen. Für jede Form gibt es die Plätze Hell, Dunkel und Farbig: Hell bedeutet weiße Grafik für dunkle Hintergründe, Dunkel eine schwarze oder dunkle Grafik für helle Hintergründe. Transparente Dateien werden empfohlen.
Jeder Platz lässt sich manuell befüllen. Enthält der Platz Dunkel ein SVG, kann Varianten erzeugen daraus ausgewählte helle, dunkle und farbige Varianten dieser Form erstellen. Mehrfarbige Grafiken werden für die einfarbigen Varianten auf eine Farbe reduziert; die farbige Variante kann das Original behalten oder eine einzige Farbe verwenden.
Eine Änderung der Markenfarbe färbt ein bestehendes Logo nicht automatisch um. Einblick kennzeichnet eine erzeugte Farbvariante aus der vorherigen Markenfarbe, damit du sie prüfen und neu erzeugen kannst.
Die Karten Dokumente, E-Mail und Öffentliche Seiten wählen unabhängig voneinander kein Logo, Icon oder vollständiges Logo sowie Farbig mit einfarbigem Fallback oder nur einfarbig. Dokumente und E-Mails können zusätzlich einen Namen neben der Grafik zeigen. Ist keine passende Grafik verfügbar, erscheint stattdessen der Name. Standard sind vollständiges Logo, Farbig mit Fallback und kein zusätzlicher Name.
Die Karte Dokumente steuert die Kopfzeilen von Rechnungen und Angeboten. Das Logo der Ausstellerorganisation hat Vorrang, die Workspace-Grafik dient als Fallback. Stundenzettel-PDFs verwenden unabhängig davon das vollständige Workspace-Logo für ihre helle Seite.
Öffentliche Event- und Jobseiten verwenden die zur hellen oder dunklen Darstellung der besuchenden Person passende Variante. Ein Formular zeigt diese Grafik nur, wenn dort Workspace-Logo anzeigen aktiv ist. Der gehostete Ticketshop verwendet immer das zur aktuellen Darstellung passende vollständige Logo.
E-Mails werden auf hellem Hintergrund dargestellt und verwenden eine E-Mail-taugliche Rasterversion der gewählten Grafik. einblick-Branding ausblenden entfernt das einblick-Logo auf öffentlichen Seiten und aus Workspace-E-Mails; ein Formular kann es zusätzlich in seinen eigenen Einstellungen ausblenden.

Sicherheit

Öffne Workspace-Einstellungen -> Sicherheit, um Workspace-weite Sicherheitsregeln zu verwalten.
Workspace-Admins können MFA für aktive Workspace-Mitglieder mit Konto verpflichtend machen. Benutzer*innen ohne 2FA sehen die Einrichtung, bevor sie in den Workspace weiterkommen; Mitglieder ohne Konto sind nicht betroffen, weil sie sich nicht anmelden können.
MFA ist kontoübergreifend: Nach der Einrichtung schützt dieselbe MFA alle Workspaces, zu denen das Konto gehört.
Benutzer*innen können 2FA nicht deaktivieren, solange ein Workspace oder die System-Admin-Richtlinie sie noch verlangt.
Geschützter System-Admin-Zugriff erfordert zusätzlich zur konfigurierten System-Admin-E-Mail-Allowlist kontoübergreifende MFA.

Benachrichtigungen

Standard-Benachrichtigungspräferenzen für die Organisation konfigurieren.
Benachrichtigungsvorlagen und Nachrichtenstandards einrichten.
Systemweite Benachrichtigungskanäle verwalten.
Festlegen, welche Ereignisse standardmäßig Benachrichtigungen auslösen.
Workspace-Benachrichtigungsstandards gelten für Workspace-Ereignisse. Kontoübergreifende Ereignisse wie Chat-Nachrichten, eingehende Anrufe, Daily Digest, Anmeldehinweise und Workspace-Einladungen werden in den persönlichen Benachrichtigungseinstellungen gesteuert.

Workspace-weite Datums- und Dauerformate festlegen.
Unter Workspace-Einstellungen -> Arbeitszeiten konfigurierst du Bestätigungsregel, Projektzuordnung, Gruppen-/Standort-Tags, Überschneidungen, Dienstplan, Langarbeitszeit-Schwellen, Pausenregeln, PDF-Spalten für Stundenzettel, Abschlussfristen, PDF-E-Mail-Versand und automatische E-Mail-Texte.
Jede Einstellungskarte für Arbeitszeiten speichert und validiert nur ihre eigenen Felder. Änderungen verwerfen setzt diese Karte zurück; beim Speichern bleiben ungespeicherte Änderungen auf allen anderen Karten erhalten.
Die Bestätigungsregel steuert, ob gespeicherte Arbeitszeiten sofort bestätigt sind oder Bestätigung durch Leitung/Admin, Mitarbeiter*in oder beide Seiten brauchen. Bestätigung durch Leitung/Admin blendet außerdem ausstehende Bestätigungen und Abwesenheitsfreigaben für betreute Personen ein.
Die Überschneidungs-Einstellung steuert, ob eine Person Arbeitszeiten speichern darf, die sich mit einem anderen nicht archivierten Eintrag im selben Workspace überschneiden.
Aktiviere den Dienstplan, damit Benutzer*innen mit Erstellen-Zugriff für Arbeitszeiten zukünftige Einträge in Tages-, Wochen- oder Monatsansicht planen können. Die Zielregeln ihrer Rolle entscheiden, welche aktiven Mitglieder und Gruppen erscheinen.
Langarbeitszeit- und Pausenregeln können warnen oder das Speichern blockieren. Die Pausenregel erwartet standardmäßig 30 Minuten Pause nach mehr als 6 gearbeiteten Stunden, wenn sie aktiv ist.
Monatliche Stundenzettel erscheinen, wenn das Timesheets-Feature für den Workspace aktiv ist. Beim Abschließen werden genehmigte Arbeitszeiten und Abwesenheiten gesperrt und PDF-Stundenzettel erzeugt.
Abschlussfristen für Stundenzettel können aus sein, am Ende des Periodenmonats liegen oder als eigener Tag mit Uhrzeit im Folgemonat gesetzt werden. Je nach Verhalten markiert die Frist die Periode nur als überfällig oder benachrichtigt zusätzlich zuständige Personen.
Die PDF-Zustellung kann aus sein, direkt beim Schließen erfolgen oder in einem Monatsbatch gesammelt werden. Wähle die exakte aktive Identität aus einer verifizierten Versanddomain, Google Workspace oder SMTP oder nutze den verwalteten Einblick-Fallback; der Fallback braucht eine nutzbare Reply-To-Adresse. Empfänger können Mitarbeitende, Gruppenleitungen der Mitarbeitenden und feste zusätzliche E-Mail-Adressen sein. Mitarbeitende ohne Konto verwenden ihre Workspace-Kontaktadresse und werden ohne Adresse übersprungen.
Erzeugte Stundenzettel-PDFs können optional Spalten für Kategorie und Tätigkeit zeigen. Eigene E-Mail-Texte lassen sich getrennt für Englisch, Deutsch und Tschechisch pflegen; ein leeres Sprachfeld verwendet die lokalisierte Standardvorlage. Die Standard-E-Mail-Signatur wird angehängt.
Monatsbatches können manuell bleiben, automatisch laufen, sobald alle erforderlichen Zettel geschlossen sind, oder automatisch nach der Abschlussfrist laufen, wenn die Periode vollständig ist.

Abwesenheitsgründe

Unter Workspace-Einstellungen -> Abwesenheitsgründe verwaltest du den Abwesenheitskatalog des Workspace. Die Katalogverwaltung erfordert uneingeschränkten Aktualisieren-Zugriff für Abwesenheiten.
Lege eigene Gründe an oder starte mit dem DACH-Starterset für typische Abwesenheiten.
Pro Grund lässt sich festlegen, ob er bezahlt ist, genehmigt werden muss, ein Attest verlangt, standardmäßig ganztägig oder mehrtägig ist, als Arbeitszeit zählt und das Urlaubskonto beeinflusst.

Namenskonventionen

Konfigurieren, wie Entitäten im System benannt werden.
Namensmuster für Projekte, Aufgaben, Aufträge etc. einrichten.
Terminologie an die Sprache der Organisation anpassen.
Festlegen, wie Elemente identifiziert und angezeigt werden.

Best Practices

Workspace-Einstellungen regelmäßig prüfen.
Individuelle Konfigurationen für zukünftige Administrator*innen dokumentieren.
Änderungen wenn möglich in Nicht-Produktionsumgebung testen.
Wesentliche Änderungen vor der Umsetzung kommunizieren.
Sicherheitseinstellungen aktuell halten.
Namenskonventionen konsistent und klar gestalten.