Finanzen

Finanzbuchungen

Manuelle Einnahmen- und Ausgabenbuchungen wie Steuern, Versicherungen oder Gehalt erfassen und ihre Buchungswirkung nachvollziehbar halten.

Finanzbuchungen

Finanzbuchungen sind manuelle Finanzdatensätze für Vorgänge, die nicht aus Ausgangsrechnungen, Eingangsrechnungen von Lieferanten oder direktem Bankabgleich entstehen. Nutze sie für Steuern, Sozialversicherung, gehaltsnahe Buchungen, Versicherungen, Umbuchungen, private Vorgänge und ähnliche Geschäftsfälle. Wenn sich ein Eingangsbeleg als kein Lieferantenbeleg herausstellt, kannst du ihn auf der Belegdetailseite in eine Finanzbuchung umwandeln.

Buchung erstellen

  • Öffne Finanzbuchungen und nutze Finanzbuchung erstellen für manuelle Einträge.
  • Nutze Dokumente hochladen, wenn du PDFs oder Bilder wie Steuerbescheide, Lohnunterlagen, Schreiben der Sozialversicherung oder ähnliche Nicht-Lieferanten-Dokumente hast.
  • Wenn KI aktiviert ist, können klar erkannte Uploads direkt als Finanzbuchung angelegt werden. Einblick kann dabei auch ein gelerntes oder kategoriebasiertes Buchhaltungskonto setzen. Andernfalls bleibt das Dokument in der Prüfung, bis du die Finanzbuchung manuell erzeugst.
  • Jede Buchung speichert Beschreibung, Datum, Richtung, Betrag, Kategorie, optionales Buchhaltungskonto, optionale Währung, Notizen und optionale Anhänge.
  • Neue Buchungen starten standardmäßig mit heutigem Datum, Ausgabe, Geschäftsausgabe und der Workspace-Standardwährung, falls diese konfiguriert ist.

Wiederkehrende Buchungen und Verträge

  • Nutze Wiederkehrende Buchungen für monatliche Verträge oder feste Buchungen wie Büromiete, laufende Versicherungen, wiederkehrende Steuervorauszahlungen oder ähnliche Vorgänge, für die nicht jeden Monat eine neue Lieferantenrechnung entstehen soll.
  • Jede wiederkehrende Buchung speichert Beschreibung, Richtung, Monatsbetrag, Kategorie, Startdatum, Buchungstag, optionales Enddatum, Notizen und optionale Vertragsdateien.
  • Die erste Buchung entsteht noch im Startmonat, wenn der gewählte Tag noch nicht vorbei ist. Bei späten Monatstagen wie dem 31. verwendet Einblick in kürzeren Monaten automatisch den letzten Kalendertag.
  • Aktive wiederkehrende Buchungen erzeugen am konfigurierten Tag automatisch monatliche Finanzbuchungen. Pausierte Vorlagen erzeugen bis zur Fortsetzung keine neuen Buchungen, und beendete Vorlagen stoppen die zukünftige Erzeugung dauerhaft, ohne bereits erstellte Buchungen zu verändern.
  • Vertrags-PDFs oder Bilder können an der Vorlage bleiben; neu erzeugte Monatsbuchungen übernehmen diese Dateien für eine saubere Nachvollziehbarkeit.

Nicht-Lieferantenbelege umwandeln

  • Wenn die KI erkennt, dass ein Eingangsbeleg eigentlich kein Lieferantenbeleg ist, bietet die Belegdetailseite In Buchung umwandeln an.
  • Dabei entsteht aus Betrag, Notizen und Anhängen des Belegs eine Ausgabenbuchung, und der ursprüngliche Beleg wird auf Abgelehnt gesetzt, damit er nicht weiter als Eingangsrechnung läuft.

Richtung, Kategorien und Filter

  • Nutze Einnahme, wenn die Buchung den Unternehmensbestand erhöht, und Ausgabe, wenn Geld das Unternehmen verlässt.
  • Kategorien ordnen die Buchung dem passenden Buchhaltungsbereich zu, etwa Geschäftseinnahmen/-ausgaben, Miete und Betriebskosten, Steuerarten, Sozialversicherung, Versicherungen, Umbuchungen, private Vorgänge oder nicht kategorisierte Einträge.
  • Wähle ein Buchhaltungskonto, wenn die Kategoriezuordnung nicht spezifisch genug ist. Eine manuelle Kontoauswahl überschreibt die Kategoriezuordnung für die erzeugte Journalbuchung.
  • Wenn du eine Buchung mit manuellem Konto speicherst, lernt Einblick aus Beschreibung und Kategorie, damit ähnliche Finanzbuchungen künftig dieses Konto auflösen können.
  • Die Liste unterstützt die Suche nach Beschreibung sowie Filter nach Datum, Richtung, Kategorie und Status.

Status und Buchungslogik

  • Aktive Buchungen lassen sich direkt aus der Liste bearbeiten.
  • Buchung stornieren entfernt den Datensatz nicht, sondern setzt den Status auf voided, damit die Historie sichtbar bleibt.
  • Beim Speichern oder Bearbeiten einer aktiven Buchung wird die zugehörige Journalbuchung automatisch neu angelegt oder aktualisiert. Prüfen kannst du sie in Journal.
  • Auch eine Änderung des Buchhaltungskontos aktualisiert die Journalbuchung, damit die Exportvorschau das gewählte Konto verwendet.
  • Ist eine aktive Finanzbuchung mit einem bezahlten Beleg verknüpft, der bereits seine eigene Journalbuchung erzeugt, unterdrückt Einblick die Journalbuchung der Finanzbuchung, damit keine Doppelbuchung entsteht.
  • Das Stornieren einer Buchung kehrt diese Journalbuchung automatisch um, sodass Berichte und Diagramme sie nicht mehr als aktiv zählen.

Dashboard und Reporting

  • Das Dashboard kann aktuelle aktive Finanzbuchungen mit getrennten Summen für Einnahmen und Ausgaben anzeigen.
  • In der Finanz-Kategorie der Widget-Bibliothek stehen außerdem Ausgabenverteilung und Einnahmen vs Ausgaben für den breiteren Finanzüberblick bereit.

Best Practices

  • Verwende Beschreibungen, die auch beim Monatsabschluss noch eindeutig sind.
  • Wähle möglichst die spezifischste Kategorie, damit Widgets und Berichte aussagekräftig bleiben.
  • Storniere fehlerhafte Buchungen, statt die Historie zu löschen.
  • Halte Perioden, Payroll-Kontext oder andere spätere Hinweise in den Notizen fest.

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