Anfragen

Anfragen sind der Einstieg in deinen Vertriebsprozess. Du kannst Kundenanliegen erfassen, Anforderungen strukturieren und erfolgreiche Anfragen in Angebote, Aufträge oder Rechnungsentwürfe überführen.

Anfragen anlegen und verwalten

Öffne Anfragen und klicke auf Anfrage hinzufügen, um eine neue Anfrage manuell anzulegen.
Anfragen können auch aus eingehenden E-Mails entstehen, wenn in Workspace → E-Mail ein gemeinsames E-Mail-Konto eingerichtet ist.
Erfasse Kundendaten, Projektumfang sowie erste Anforderungen oder Anhänge.
Weise Anfragen Teammitgliedern zur weiteren Bearbeitung zu und lege Prioritäten fest, damit wichtige Verkaufschancen zuerst bearbeitet werden.
Erkannte E-Mails erzeugen eine Anfrage mit Nummerierung, verknüpfter Quell-E-Mail und wenn möglich einer Zuordnung zur Kundenorganisation anhand des Absenders.
Die optionale KI-Anfragenanalyse kann die Anfrage zusammenfassen, einen klareren Titel vorschlagen und die Kundenorganisation besser zuordnen.
Automatisch erzeugte Anfragen brauchen Workspace-Defaults für ausstellende Organisation und Währung. Fehlen diese, bleibt die E-Mail in E-Mail sichtbar, ohne eine Anfrage anzulegen.

Positionen verwalten

Eine Anfrage kann mehrere Positionen enthalten, die einzelne Produkte, Leistungen oder Arbeitspakete beschreiben.

Öffne eine Anfrage und wechsle zum Tab Positionen, um Einträge hinzuzufügen, zu bearbeiten oder zu entfernen.
Lege für jede Position Menge, Einzelpreis und Beschreibung fest.
Hänge technische Zeichnungen, Spezifikationen oder Referenzunterlagen direkt an Positionen an.
Die Summen werden automatisch neu berechnet, wenn du Mengen oder Preise änderst.
Die Detailseite zeigt die Währung der Anfrage, den Gesamtwert der Positionen und bei ONLV-Anfragen den Fortschritt anhand der Positionen, die bereits bepreist oder als nicht angeboten markiert sind.

In Angebote umwandeln

Wenn aus einer Anfrage ein formelles Angebot werden soll:

Ändere den Status der Anfrage, sobald sie für die Umwandlung bereit ist.
Erstelle direkt aus der Anfrage ein Angebot, um alle Positionsdaten zu übernehmen.
Das Angebot bleibt mit der ursprünglichen Anfrage verknüpft, damit der Verlauf vollständig nachvollziehbar ist.
Wenn direkt abgerechnet werden soll, nutze Rechnung aus Anfrage erstellen für einen draft-Rechnungsentwurf aus den angebotenen Anfragepositionen. Als nicht angeboten markierte Positionen werden übersprungen.

Mit Projekten verknüpfen

Verknüpfe Anfragen mit Projekten, um den gesamten Kundenverlauf nachzuvollziehen.
Auf der Projektdetailseite siehst du alle Anfragen, die mit dem Projekt verknüpft sind.
Nutze den Projektkontext, um die bisherige Kundenbeziehung und Anforderungen bei neuen Anfragen zu berücksichtigen.
Die Timeline auf der Anfragendetailseite führt bei gesetztem Projekt direkt zu den zugehörigen Angeboten, Aufträgen und Rechnungen.

Detailansicht

Auf der Detailseite prüfst du Status, Kennungen, Fristen, Währung sowie Aussteller-, Kunden-, Auftraggeber- und LV-Erstellerorganisationen.
Kommentare und Ressourcenlinks bleiben direkt an der Anfrage hängen.

Fortschritt verfolgen

Nutze die Statusfelder, um die Phasen einer Anfrage abzubilden: neu, qualifiziert, umgewandelt oder abgelehnt.
Filtere Anfragen nach Status, Typ, Fälligkeit oder Projekt, um konkrete Segmente zu prüfen.
Beobachte die Umwandlungsrate und erkenne Engpässe im Vertriebsprozess.

Bewährte Vorgehensweisen

Erfasse Anfragen möglichst früh beim ersten Kundenkontakt. Unvollständige Angaben kannst du später ergänzen.
Verwende einheitliche Namen und Kategorien für Positionen, damit Auswertungen und Analysen übersichtlich bleiben.
Verknüpfe Anfragen mit den Organisationen deiner Kund*innen, um einen vollständigen Beziehungsverlauf aufzubauen.
Richte Benachrichtigungen ein, damit Teammitglieder über neu zugewiesene Anfragen und Statusänderungen informiert werden.