Freigaben

Freigaben erzeugen öffentliche Links für Dateien und unterstützte Datensätze. Nutze sie, wenn jemand ohne normales Konto Daten ansehen, Änderungen vorschlagen, Dateien hochladen oder neue Informationen einreichen soll.

Wo Freigaben verwendet werden

Öffne Freigaben, um alle Links des aktuellen Workspaces zu prüfen.
Neue Freigaben entstehen in den jeweiligen Modulen, zum Beispiel in Dateien, Gebäuden, Geräten und Werkzeugen.
Das Modul hängt von der Capability shares ab. Feature-Sichtbarkeit und Sidebar-Konfiguration werden in Systemeinstellungen verwaltet.

Modell einer Freigabe

Eine Freigabe gehört zu genau einem Workspace und genau einer Ziel-Collection wie files, buildings, equipment, tools oder organizations.
Gespeichert werden Berechtigung (read, edit oder create), optionaler Titel und Nachricht, Ablaufdatum, Widerruf, Passwort-Hash, Pflicht für persönliche Angaben, Maximalnutzungen und aktueller Nutzungszähler.
read- und edit-Freigaben verweisen über shareItems auf bestehende Datensätze.
create-Freigaben brauchen keine bestehenden Datensätze. Sie öffnen ein öffentliches Formular für die Ziel-Collection.
Öffentlicher Zugriff nutzt kurzlebige shareAccessSessions. Interaktionen landen in shareAccessLogs und shareSubmissions.
Bearbeitungs-Einsendungen erzeugen zusätzlich Einträge im Versions-System.

Berechtigungsmodi

Read

Empfänger öffnen die öffentliche Seite und sehen freigegebene Felder.
Angezeigt werden nur Felder, die in den Backend-Felddefinitionen öffentlich erlaubt sind.
Read-Freigaben nehmen keine Einsendungen an.
Das Öffnen einer öffentlichen Freigabe benachrichtigt die Besitzerin oder den Besitzer, höchstens einmal pro Freigabe und Tag.

Edit

Empfänger sehen ein öffentliches Formular mit Daten des freigegebenen Datensatzes.
Eine Einsendung erzeugt shareSubmission und eine ausstehende Version zur internen Prüfung.
Der Ersteller der Freigabe bekommt Benachrichtigungen über Einsendung und Version.

Create

Empfänger sehen ein leeres öffentliches Formular für die Ziel-Collection.
Bei Nicht-Datei-Collections speichert die aktuelle Implementierung die Einsendung zur internen Prüfung. Der finale Datensatz wird beim ersten Submit nicht direkt angelegt.
Für die Collection files arbeitet create als Upload-Link. Hochgeladene Dateien werden in Dateien mit pendingReview und Referenz auf die Freigabe angelegt.

Öffentlicher Ablauf

Ein Empfänger öffnet /s/:shareId.
Einblick prüft, ob der Link veröffentlicht, nicht abgelaufen, nicht widerrufen und noch innerhalb der Maximalnutzungen ist.
Wenn ein Passwort gesetzt ist, muss die Freigabe zuerst entsperrt werden. Erfolgreiches Entsperren oder ein passwortloser Aufruf erzeugt eine zweistündige Zugriffssitzung und erhöht den Nutzungszähler einmal.
Wenn persönliche Angaben Pflicht sind, werden Name und E-Mail abgefragt. Firma ist optional.
Danach rendert die öffentliche Seite genau eine von drei Ansichten:
- read: reine Detailansicht
- edit: vorausgefülltes Formular für Änderungsvorschläge
- create: leeres Formular oder Upload-Zone bei Datei-Freigaben
Die Zugriffssitzung wird für Feldoptionen, Datensatzdaten, Ansichten, Einsendungen und Datei-Uploads verwendet, bis sie abläuft. Ansichten können die Besitzerin oder den Besitzer benachrichtigen; Einsendungen verwenden eigene Einsendungs- und Versionsbenachrichtigungen.

Feldsichtbarkeit und Formularumfang

Die öffentliche Sichtbarkeit wird pro Feld in den Backend-Metadaten gesteuert, nicht frei im UI.
Felder mit never sind für öffentliche Ansicht und öffentliche Einsendungen gesperrt.
Felder mit opt-in werden nur freigegeben, wenn der Ersteller sie im Freigabe-Dialog aktiviert.
Die Opt-in-Auswahl gibt es für edit- und create-Freigaben.
Relationsfelder in öffentlichen Formularen nutzen freigabebezogene Optionenabfragen, damit nur die minimal nötigen Labels sichtbar sind.

Freigaben verwalten

Die Liste unter Freigaben zeigt Titel, Collection, Berechtigung, Anzahl der Elemente, Nutzungen, Status, Erstellungsdatum und Ablauf.
In den Zeilenaktionen kannst du die öffentliche URL kopieren, die Freigabe bearbeiten, widerrufen oder löschen.
Ein Widerruf setzt revokedAt und archiviert den Link.
Beim Löschen werden Freigabe, zugehörige Elemente, Einsendungen und Zugriffslogs entfernt.
Die Standardbearbeitung ändert Metadaten und Sicherheitsoptionen. Die verknüpften Elemente werden dabei aktuell nicht ersetzt.

Wichtiges aktuelles Verhalten

Datei-Freigaben sind der eigentliche Multi-Item-Fall. Sie rendern alle verknüpften Dateien mit Download- oder Upload-Verhalten.
Datei-Uploads über Freigaben nutzen kurzlebige Einmal-Upload-Tickets, bevor Einblick den ausstehenden Dateidatensatz anlegt.
Nicht-Datei-Freigaben können technisch mehrere verknüpfte Elemente speichern, aber der aktuelle öffentliche Viewer lädt für read und edit nur das erste verknüpfte Element.
maxUses zählt keine eindeutigen Besucher. Der Zähler steigt bei erfolgreichen öffentlichen Zugriffssitzungen; spätere Aktionen in derselben Sitzung verbrauchen keine weitere Nutzung.
Passwörter werden nur gehasht gespeichert. Eine Passwortänderung widerruft bestehende öffentliche Zugriffssitzungen. Öffentliche Endpunkte sind rate-limitiert.
Zugriffslogs existieren im Backend für Audits, aber die normale Freigabenliste zeigt aktuell Zusammenfassungen statt eines vollständigen Log-Viewers.