Materialverwaltung

Der Bereich Materialien bündelt alle Verbrauchs- und Ersatzteile, damit dein Team jederzeit auf aktuelle Informationen zugreifen kann. Pflege einen durchsuchbaren Katalog, hinterlege Lieferantenstammdaten und erkenne frühzeitig, wann Bestände aufgefüllt werden müssen.

Katalog strukturieren

Arbeite mit einer flexibel filterbaren Tabelle. Suche nach Titeln, grenze nach Kategorie ein und blende Spalten nach Bedarf ein oder aus – deine Ansicht bleibt dank persistentem Tabellenzustand erhalten.
Jedes Material hat eine verpflichtende Basiseinheit aus einem festen globalen Satz: Stück (Stk), Masse (kg, g, t), Länge (m, mm, cm), Fläche (m², cm²) und Volumen (m³, l, ml). Bestand, Meldebestände und Bewertung werden immer in der Basiseinheit geführt; Mengen kannst du in jeder Einheit derselben Größenart eingeben, sie werden automatisch umgerechnet. Sobald ein Material Transaktionen hat, lässt sich die Basiseinheit nicht mehr ändern.
Liegen Materialien am oder unter ihrem Meldebestand, erscheint über der Tabelle ein Hinweis wie 3 Materialien unter Meldebestand. Ein Klick filtert die Liste auf genau diese Materialien; die Spalte Bestellvorschlag zeigt dann, was zu bestellen ist – zum Beispiel „1× Palette · HouseWorks“. Der Vorschlag bevorzugt die bevorzugte Lieferantenzeile, deckt den größeren Wert aus Fehlmenge und Bestellmenge und berücksichtigt die Mindestbestellung der Zeile.

Materialien anlegen oder bearbeiten

Klicke auf Material hinzufügen oder öffne ein bestehendes Material und wähle Material bearbeiten, um den Formular-Dialog zu öffnen.
Durchlaufe die Tabs Allgemein und Bestand. Pflichtfelder wie Status, Basiseinheit und Kategorie werden validiert, optionale Notizen oder Nachbestellhinweise sind möglich.
Lade ein Referenzfoto hoch, damit dein Team den Artikel vor Ort sicher identifizieren kann.
Speichere, um einen neuen Datensatz anzulegen oder den bestehenden zu aktualisieren. Erfolgs- und Fehlermeldungen bestätigen das Ergebnis unmittelbar.

Lieferfirmen, Packungen und Rabatte

Hinterlege Lieferantenzeilen mit Packungsgröße als Menge plus Einheit, Preis pro Packung, Währung, Mindestbestellung, Lieferzeit, Gültigkeit und bevorzugter Lieferfirma. Eine Packung derselben Größenart wie die Basiseinheit wird automatisch umgerechnet; bei einer abweichenden Größenart, etwa einem gewogenen Beutel für stückgeführte Schrauben, gibst du zusätzlich das Äquivalent in der Basiseinheit an (zum Beispiel 2 kg = 120 Stk).
Ergänze pro Zeile Rabatte: prozentual oder als Fixbetrag, immer gültig, ab einer Mindestmenge in Basiseinheiten oder ab einem Bestellwert. Treffen mehrere Regeln zu, gilt nur die günstigste – Rabatte werden nie kombiniert. Eine Lieferantenorganisation kann Standardregeln hinterlegen, die für alle ihre Zeilen ohne eigene Regeln gelten; solche Zeilen sind mit Org-Standard gekennzeichnet.
Die Lieferfirmen-Karte auf der Materialdetailseite macht Zeilen vergleichbar: Packungspreis plus effektiver Stückpreis bei Mindestbestellung, etwa „≈ € 5,00/Stk“, mit Sternchen, wenn ein Rabatt einfließt. Ein Stern markiert die bevorzugte Lieferfirma.

Bestandsbewegungen erfassen

Mit der Aktion Materialentnahme in der Kopfzeile – oder über die Befehlspalette – öffnest du direkt eine Ausgangstransaktion. Alle Bewegungen verwaltest du in den Materialtransaktionen.
Erzeuge auf der Materialdetailseite einen QR-Code, um Regale oder Behälter zu kennzeichnen. Ein Scan öffnet das Transaktionsformular mit vorausgewähltem Material; lege vorher fest, ob der Code einen Eingang, Ausgang oder eine Anpassung erfasst, und lade ihn als SVG oder PNG herunter. Dieselben Direktlinks kannst du auch aus der Kopfzeile kopieren.
Die Detailseite zeigt den aktuellen Bestand und einen aus nicht archivierten Transaktionen rekonstruierten Bestandsverlauf. Transaktionen mit demselben Datum werden zu einem Tagesbestand zusammengefasst.
Außerdem siehst du die durchschnittlichen Stückkosten, den aktuellen Lagerwert und die gewählte Bewertungsrichtlinie. Eingänge mit Kosten aktualisieren den Durchschnitt; Ausgänge reduzieren den Bestand mit diesem Durchschnittswert.

Verknüpfung mit anderen Abläufen

Nutze Einzelteile auf der Detailseite für eindeutig identifizierte Einzelstücke. Jedes Einzelteil kann Bezeichnung, Seriennummer, Zustand, Foto, Anschaffungskosten und Quellbeleg speichern und einzeln reserviert oder verbraucht werden.
Referenziere Materialien in Projekten, Aufgaben oder Aufträgen, um Planung und reale Bestände in Einklang zu halten.
Produktionsläufe können sowohl Mengenmaterial als auch einzelne Einzelteile verbrauchen und halten den Materialbestand im selben Bewegungsjournal aktuell – siehe Produktion.
Belege können aus ihren Positionen Materialeingänge vorschlagen – siehe Belege.

Prüfsicher bleiben

Vollziehe über die Tabellenspalten nach, wer ein Material erstellt oder zuletzt bearbeitet hat.
Speichere Ansichten, um aktive Bestände von archivierten Artikeln zu trennen, und exportiere Daten bei Bedarf für Finanz- oder Beschaffungspartner.
Bei der Bewertungsrichtlinie Lagervermögen können Lagerbewegungen Journalbuchungen erzeugen, damit Materialwert bis zum Verbrauch in der Bilanz bleibt.
Kombiniere den Katalog mit Reports, um Verbrauchstrends zu analysieren und Nachbestellzyklen zu prognostizieren.