Arbeitszeiten

Erfasse Arbeitsstunden über manuelle Einträge, den eingebauten Timer, geplante Dienstplan-Einträge und Importe — und führe sie durch Bestätigung und monatliche Stundenzettel.

Jeder Eintrag durchläuft einen einfachen Lebenszyklus:

Entwurf

läuft · unvollständig

Zur Bestätigung

wartet auf Freigabe

Bestätigt

vollständig freigegeben

Gesperrt

Stundenzettel zu

Abgelehnt

zurück zur Korrektur

gestrichelt: ohne Bestätigungsregel — gespeicherte Einträge sind sofort bestätigt

Arbeitszeiten erfassen

Erstelle Einträge manuell oder über den laufenden Timer; auf der Detailseite korrigierst du Einträge, wenn du darfst. Ein Eintrag ohne Endzeit bleibt Entwurf, bis die Endzeit ergänzt oder der Timer gestoppt wird.
Standardmäßig dürfen sich Einträge derselben Person nicht mit anderen nicht archivierten Einträgen überschneiden. Admins können Überschneidungen in Workspace-Einstellungen → Arbeitszeiten erlauben.
Einträge verknüpfen sich mit der aktiven Beschäftigung des Mitglieds. Bei genau einer aktiven Beschäftigung am Datum passiert das automatisch; bei mehreren wählst du, wobei der Standard-Arbeitgeber der Gruppe bevorzugt wird. Eine Beschäftigungsspalte in der Liste hilft, nicht zugeordnete Einträge zu finden.
Die Detailseite hat einen Kommentarverlauf mit Dateianhängen; Listen zeigen einen Indikator, sobald ein Eintrag Kommentare hat.

Abwesenheitszeit in der Desktop-App

Während ein Timer läuft, erkennt die Desktop-App fünf Minuten ohne Tastatur- oder Mausaktivität, einen gesperrten Bildschirm oder einen Computer im Ruhezustand. Kehrst du nach einem erkannten Zeitraum von mindestens einer Minute zurück, öffnet Einblick einen Entscheidungsdialog. Am Arbeitszeiteintrag ändert sich nichts, bis du eine Auswahl anwendest.

Behalte den gesamten Zeitraum als Arbeitszeit, erfasse ihn vollständig als Pause oder grenze den auszuschließenden Teil exakt ein.
Entscheide unabhängig davon, ob der Timer weiterlaufen, jetzt pausieren oder jetzt stoppen soll.
Der Dialog gilt nur für den Timer, der bei der Erkennung lief. Wurde er inzwischen an anderer Stelle pausiert oder gestoppt, wird die offene Abfrage verworfen.

Standards, Regeln und Validierung

All das konfigurierst du in Workspace-Einstellungen → Arbeitszeiten:

Vorbelegte Zeiten für neue Einträge: entweder aktuelle Zeit plus Dauer (auf den konfigurierten Zeitschritt aufgerundet) oder fixe Zeiten. Gruppen können eigene Standards darüberlegen. Beim Erstellen aus einem Stundenzettel-Tag gelten die Zeiten für diesen Tag.
Pausen: Eine neue Pause schlägt 30 Minuten vor, beginnend zwei Stunden nach dem Eintragsbeginn. Leere Pausenzeilen werden ignoriert; sobald ein Pausenfeld gefüllt ist, sind beide Pflicht. Beim Verschieben bleibt die Pausendauer erhalten.
Langarbeitszeit-Regel: warnt oder blockiert, wenn die gearbeitete Dauer den Schwellenwert überschreitet.
Pausenregel: warnt oder blockiert bei zu wenig erfasster Pause — standardmäßig werden 30 Minuten nach mehr als 6 Stunden Arbeit erwartet. Regeln rechnen mit der Arbeitszeit abzüglich Pausen; Warnen erlaubt das Speichern trotzdem, Blockieren nicht.

Bestätigung

Die Bestätigungsregel legt fest, wer gespeicherte Einträge freigibt: niemand (sofort bestätigt), die Leitungsseite, die Mitarbeitenden-Seite oder beide.
Leitungen bestätigen die Einträge der Personen, die sie betreuen, in Ausstehende Bestätigungen; Admins sehen alle offenen Leitungs-Bestätigungen, Nicht-Admin-Leitungen sehen dort die eigenen Einträge nicht. Mitarbeitende bestätigen oder lehnen eigene Einträge ab, wenn die Mitarbeitenden-Bestätigung aktiv ist.
Ein Mitglied ohne Konto kann die Mitarbeitenden-Bestätigung nicht durchführen. Verwende für seine Einträge keine Bestätigung oder nur die Leitungs-Bestätigung; andernfalls bleiben sie offen.
Das Dashboard-Widget Arbeitszeitbestätigungen zeigt dieselbe Warteschlange, bestätigt oder lehnt direkt ab und springt bei Bedarf zum Eintrag im Dienstplan.
Änderst du relevante Felder eines bestätigten Eintrags, werden die nötigen Bestätigungen zurückgesetzt.
Gesperrte Einträge — eingefroren durch einen geschlossenen Stundenzettel oder eine finalisierte Rechnung — lassen sich nicht bearbeiten oder löschen. Massenlöschen überspringt sie und sagt dir das.

Dienstplan

Ist die Dienstplan-Funktion aktiviert, planen Mitglieder mit Erstellen-Zugriff zukünftige Einträge im Dienstplan in einer Monatsansicht:

Zoome zwischen detaillierter Stundenplanung und breiter Monatsübersicht. Rollenregeln entscheiden, welche Mitglieder und Gruppen erscheinen.
Der Gruppenfilter kann mehrere Gruppen kombinieren; Alle Mitarbeitenden bleibt Rollen mit Zugriff auf alle Mitglieder vorbehalten. Mitglieder mehrerer ausgewählter Gruppen erscheinen einmal.
Kopiere einen Tag oder eine Woche in die aktuelle Ansicht, eine Gruppe oder zu einer Person — Kopien entstehen nur für Personen, für die du Arbeitszeiten erstellen darfst, und geteilte Gruppenmitglieder werden nicht doppelt kopiert.
Geplante Einträge sind sofort normale Arbeitszeiten — es gibt keinen eigenen Veröffentlichungs-Schritt; die Bestätigung folgt der Workspace-Regel.
Zukünftige Einträge lösen für Mitglieder mit Konto 30 Minuten vor Beginn eine Schichterinnerung gemäß ihren Benachrichtigungseinstellungen aus. Sie enthält Zeitraum und verknüpften Auftrag, Projekt, Gruppe oder Gebäude. Mitglieder ohne Konto erhalten keine Erinnerung. Verschieben oder Entfernen plant sie um oder storniert sie.

Monatliche Stundenzettel

Mit aktivierter Stundenzettel-Funktion macht Stundenzettel aus bestätigten Stunden Monatsblätter pro Mitglied und Beschäftigung:

Schließen sperrt die bestätigten Arbeitszeiten und Abwesenheiten des Blatts und erzeugt ein PDF. Nur Admins können ein geschlossenes Blatt wieder öffnen — das entsperrt den Monat wieder. Einträge ohne Beschäftigung sammeln sich in einem eigenen Blatt.
Die Seite zeigt den Monatsfortschritt — geschlossene, schließbare und blockierte Blätter, fertige PDFs und eine Überfälligkeits-Warnung bei konfigurierter Frist. Alle schließbaren schließen verarbeitet alle passenden Blätter im aktuellen Bereich; der Gruppenwähler grenzt alles auf eine, mehrere oder alle Gruppen ein.
Summen sind Arbeitszeit plus angerechnete Abwesenheitszeit minus Sollzeit. Angerechnet werden bestätigte oder gesperrte Abwesenheiten, deren Grund als Arbeitszeit zählt; überlappende erfasste Arbeit wird abgezogen, damit Stunden nicht doppelt zählen. Die Sollstunden kommen aus dem Wochenplan der Beschäftigung.
Beschäftigungen pflegen Admins auf der Mitglieder-Detailseite — jede gehört zu einer ausstellenden Organisation und kann internen Stundensatz und Abrechnungslohn tragen. Parallele Beschäftigungen bekommen eigene Zeilen und PDFs. Beschäftigungen und Löhne, die von gesperrten Daten genutzt werden, werden schreibgeschützt; lege für Änderungen eine neue Beschäftigungsperiode an.
Monat exportieren lädt den aktuellen Monat im Gruppenbereich als CSV oder XLSX — eine Datei pro Arbeitgeber-Organisation, bei mehreren als ZIP gebündelt. Gehaltsspalten erfordern volle Mitglieder-Leserechte und nutzen den Abrechnungslohn der Beschäftigung, ersatzweise den internen Stundensatz.
Die Detailseite zeigt den Lebenszyklus, PDF-Download samt Versionshistorie und Urlaubs-/Überstundensalden vor und nach dem Schließen. PDFs können optional Kategorie- und Tätigkeitsspalten enthalten.
PDF-E-Mails konfigurierst du in Workspace-Einstellungen → Arbeitszeiten: Absenderidentität wählen, Zustellung aus / sofort beim Schließen / monatliche Sammlung, Empfängerkreis festlegen (Mitarbeitende, Gruppenleitungen, zusätzliche Adressen). Mitglieder mit Konto empfangen sie an ihrer verifizierten Workspace- oder primären Adresse; Mitglieder ohne Konto verwenden ihre Workspace-Kontaktadresse und werden ohne Adresse übersprungen. E-Mail-Texte sind pro Sprache anpassbar, mit den Variablen {{timesheetDate}}, {{user}} und {{tenantName}}. Sammlungen bündeln PDFs pro Empfänger und teilen sich vor 25 Anhängen oder 25 MB automatisch auf.
Schließen, Wiedereröffnen, Sammel-Versand, Zustellstatus-Änderungen, Saldo-Korrekturen, Urlaubsgutschriften und Übertrags-Verfall werden in der Workspace-Aktivität protokolliert.
Nutze die Jahresauswertung für Jahressummen über Arbeitszeiten, angerechnete Abwesenheiten, Monate und Mitarbeitende.

WakaTime-Importe

Verbinde WakaTime in Einstellungen → Verbindungen, um Programmierzeit zu importieren; nur abgeschlossene Tage werden übernommen.
Eine Dauer wird nur importiert, wenn ihr Projektname zu einem GitHub-Repository passt, das mit einem Einblick-Projekt verknüpft ist.
Importierte Zeiten werden Entwurfs-Arbeitszeiten am passenden Projekt — Prüfung und Abrechnung laufen im normalen Ablauf.