Organisationen

Organisationen sind Firmen, Kundinnen und Kunden, Lieferantinnen und Lieferanten, Partnerinnen und Partner oder andere externe Einheiten. Eine Organisation kann mehrere Rollen haben: Aussteller, Kunde, Lieferant oder Kontakt.

Organisation erstellen

Öffne Organisationen und klicke auf Organisation hinzufügen.
Fülle das Formular in den Tabs aus:

Tab Allgemein

Name: Firmenname oder Anzeigename.
Avatar: Logo oder Profilbild hochladen.
Logo (dunkel/hell): Logos für dunkle und helle Themes hochladen – diese erscheinen auf PDFs.
UID-Nummer: Steuernummer für die Rechnungsstellung.
Ist Aussteller: Aktivieren, um dies als eine der eigenen ausstellenden Organisationen des Workspaces zu markieren (siehe unten). Dadurch erhält die Organisation die Rolle Aussteller.
Das Markieren als Aussteller macht die Organisation nicht automatisch zur Standard-Auswahl. Die Standard-Ausstellerorganisation für neue Angebote, Rechnungen und Aufträge wird separat unter System Settings -> Naming festgelegt.

Tab Adresse

Vollständige Adressangaben: Straße, Hausnummer, PLZ, Stadt, Land.
Zusätzliche Felder für europäische Adressen (Stiege, Stock, Tür).
Geokoordinaten für Kartenintegration.

Tab Kontakte

Kontakte verknüpfen, die für diese Organisation arbeiten.
Aus bestehenden Kontakten auswählen oder neue erstellen.
Einen Kontakt als Hauptkontakt für Rechnungsdokumente festlegen.

Tab Bankverbindung

Eine oder mehrere Bankverbindungen für die Organisation hinzufügen.
Felder: Kontoinhaber, Bankname, IBAN, BIC/SWIFT.
Die erste Bankverbindung gilt als primär und erscheint auf PDFs.
Wichtig für Ausstellerorganisationen, die Zahlungsdaten auf Rechnungen benötigen.

Tab Benennung (nur Aussteller)

Automatische Nummerierung für Dokumente dieser Organisation konfigurieren:

Rechnungs-Namensvorlage: Muster für Rechnungsnummern (z. B. RE-{YYYY}-{####}).
Angebots-Namensvorlage: Muster für Angebotsnummern.
Auftrags-Namensvorlage: Muster für Auftragsnummern.
Anfrage-Namensvorlage: Muster für Anfragenummern.

Vorlagen unterstützen Platzhalter wie {YYYY} (Jahr), {MM} (Monat), {####} (laufende Nummer).

Organisationsrollen

Rolle	Wie sie entsteht
Aussteller	Wird manuell über Ist Aussteller gesetzt. Für eigene Firmen/Marken, die Rechnungen, Angebote und Aufträge ausstellen.
Kunde	Wird vergeben, wenn die Organisation als Kundin oder Kunde auf Ausgangsrechnungen verwendet wird.
Lieferant	Wird vergeben, wenn die Organisation als Lieferantin oder Lieferant auf Eingangsrechnungen verwendet wird.
Kontakt	Fallback für Organisationen ohne Aussteller-, Kunden- oder Lieferantenrolle.

Du kannst mehrere Ausstellerorganisationen haben, wenn du verschiedene Firmen oder Geschäftsbereiche betreibst. Beim Erstellen einer Rechnung wählst du aus, welcher Aussteller auf dem Dokument erscheinen soll. Neue Angebote, Rechnungen und Aufträge können zusätzlich eine Workspace-weite Standard-Ausstellerorganisation aus System Settings -> Naming vorbelegen.

Die Organisationsliste zeigt diese Rollen als Badges und kann danach filtern. Eine Organisation kann gleichzeitig Kunde und Lieferant sein, wenn sie sowohl Ausgangsrechnungs- als auch Eingangsrechnungsbezüge hat.

Ausstellerorganisation einrichten

Organisation erstellen oder bearbeiten.
Ist Aussteller im Tab Allgemein aktivieren.
Bankverbindung im Tab Bankverbindung ausfüllen.
Logos (dunkel und hell) für PDF-Header hochladen.
Namensvorlagen im Tab Benennung konfigurieren.

Kontakte mit Organisationen verknüpfen

Jede Organisation kann mehrere Kontakte haben.
Ein Kontakt kann als Hauptkontakt markiert werden – diese Person erscheint auf Rechnungs-PDFs.
Kontakte können auch markiert werden, um Rechnungskopien zu erhalten.

Hauptkontakt festlegen

Zum Tab Kontakte der Organisation gehen.
Kontakt finden und Hauptkontakt aktivieren.
Nur ein Hauptkontakt pro Organisation möglich.

Organisationen durchsuchen und prüfen

Zwischen Tabellen- und Rasteransicht wechseln, je nachdem ob du kompakte Zeilen oder Karten bevorzugst.
Organisationskarten zeigen Rollen, Anzahl Kontakte, Hauptkontakt oder E-Mail, Telefon, Website und Stadt direkt an.
Die Organisationsdetailseite enthält einen Projekte-Tab. Er listet Projekte, die über die Organisationsverknüpfung verbunden sind, und kann ein neues Projekt mit dieser Organisation als vorausgefüllte Kundenorganisation anlegen.
Bei einem Materiallieferanten zeigt die Karte Gelieferte Materialien dessen Materialzeilen, Packungspreise, bevorzugte Zeilen und effektive Kosten je Basiseinheit. Organisationsweite Einkaufsrabatte dienen als Standard; eigene Rabattregeln einer Lieferantenzeile ersetzen sie.

Doppelte Organisationen zusammenführen

Wähle mindestens zwei Organisationszeilen aus und nutze Organisationen zusammenführen in den Auswahlaktionen.
Wähle die Organisation, die bestehen bleiben soll; der Vergleichsdialog zeigt zentrale Felder und verknüpfte Daten vor der Bestätigung.
Verknüpfte Daten wie Kontakte, Finanzdokumente, Kaufverfolgungsdatensätze mit dieser Organisation als Anbieter, Projektverknüpfungen, Beschäftigungen mit dieser Organisation als Arbeitgeber, Gehaltskosten-Snapshots, Gruppen mit dieser Organisation als Standard-Arbeitgeber, Freigaben, Aktivitäts- und Automationshistorie, Verzeichnisimport-Sitzungen und -Zeilen, Newsletter-Ziele und -Empfänger*innen, Seiten- und E-Mail-Verknüpfungen sowie Assistent-Ausführungen werden auf die behaltene Organisation verschoben. Die anderen Organisationsdatensätze werden gelöscht.

Integration mit anderen Funktionen

Rechnungen: Ausstellerorganisation (wer sendet) und Kundenorganisation (wer empfängt) auswählen. Hauptkontakt erscheint auf PDF.
Angebote: Gleiche Aussteller/Kunden-Struktur.
Beschäftigungen: Aktive Ausstellerorganisationen können als rechtlicher Arbeitgeber in Beschäftigungseinträgen ausgewählt werden.
Aufträge: Mit Kundenorganisation für Kontext verknüpfen.
Projekte: Projekte mit Kundenorganisationen verbinden und diese Projektverknüpfungen auf der Organisationsdetailseite prüfen.
Anfragen: Erfassen, welche Organisation die Anfrage gestellt hat.

Finanzübersicht der Organisation

Von der Detailseite einer Organisation:

Alle Rechnungen einsehen, die an oder von dieser Organisation ausgestellt wurden.
Verknüpfte Angebote und Aufträge ansehen.
Gesamtumsatz und offene Beträge verfolgen.

Best Practices

Ausstellerorganisationen mit vollständigen Bankdaten und Logos einrichten, bevor Rechnungen erstellt werden.
Namensvorlagen nutzen, um konsistente Dokumentnummerierung zu gewährleisten.
Für jede Kundenorganisation einen Hauptkontakt festlegen.
UID-Nummern und Adressen aktuell halten für Compliance.
Organisationsdaten regelmäßig prüfen und aktualisieren.